Unten rechts in jeder Ansicht steht ein Rettungsring. Er führt zu zwei Dingen: Ticket anlegen, wenn etwas nicht funktioniert — die Stelle, an der Sie gerade stehen, geht dabei mit —, und Help Center, wenn Sie etwas nachschlagen wollen. Kundenzugänge finden dort als Drittes Rundgang starten: die kurze Führung über die Oberfläche, die beim ersten Anmelden von selbst lief.

Das Help Center öffnet sich als Fenster über Ihrer Arbeit, nicht als neue Seite. Sie verlieren die Stelle nicht, an der Sie gerade waren. Ganz oben steht der Weg zu einem Menschen, darunter die Suche, darunter die Bereiche als Kacheln mit der Anzahl der Fragen darin.

Woran Sie erkennen, dass Sie die neue Fassung haben: Nach dem Klick auf Help Center bleibt die Anwendung im Hintergrund sichtbar. Wechselt stattdessen die ganze Seite auf eine lange Liste, arbeiten Sie noch mit dem Stand vor dem 26.08.2026.

Zur Suche: Es muss jedes eingegebene Wort irgendwo in der Frage oder der Antwort vorkommen — in beliebiger Reihenfolge und nicht nebeneinander. „telefon verloren“ findet also auch eine Antwort, in der von einem verlorenen Telefon die Rede ist, ohne dass die beiden Wörter direkt hintereinander stehen.

Drei Dinge, die Ihnen in den Antworten begegnen:

Diese lange Seite gibt es weiterhin. Sie ist der bessere Weg, wenn Sie alles am Stück lesen, ausdrucken oder mit der Suche des Browsers durchgehen wollen. Im Fenster steht unten der Knopf dorthin, und in den Einstellungen unter Support stehen beide Wege nebeneinander.

Über den Rettungsring unten rechts, dritter Punkt: Rundgang starten. Er läuft dann genauso wie beim ersten Mal — über Ihrer echten Oberfläche, mit einem hellen Ausschnitt auf der Stelle, um die es gerade geht, und einer kurzen Erklärung daneben. So oft Sie wollen. Auch am Telefon: Für die Schritte in der Seitenleiste öffnet der Rundgang sie selbst und schließt sie danach wieder.

Was er zeigt, in dieser Reihenfolge: Ihr Unternehmen in der Seitenleiste, Ihre Stellen als Kampagnen (die Zahl dahinter sind alle Bewerbungen; sie wird orange, sobald neue dabei sind), was die Zahlen auf einer Kampagnenkachel bedeuten (neu heißt in den letzten 24 Stunden eingegangen und noch unbearbeitet, überfällig heißt: wir haben Ihnen jemanden empfohlen, und er wartet seit mehr als drei Tagen auf Ihre Rückmeldung), dann einmal selbst eine Kampagne öffnen, darin ein Bewerber, die Suche oben rechts, die Glocke daneben (was Sie angeht: Erwähnungen und Antworten auf Ihr Ticket — neue Bewerbungen stehen nicht dort, sondern als orange Zahl an der Kampagne) und zuletzt der Rettungsring selbst.

Auch in einer Kampagne ohne Bewerbungen. Beim Schritt „Ein Bewerber" steht dann eine Beispielkarte da — als solche gekennzeichnet, mit einem erfundenen Namen. Sie gehört zum Rundgang und verschwindet mit ihm; sobald die erste echte Bewerbung eingeht, zeigt der Rundgang stattdessen die.

Weiter, zurück, weg: Weiter und Zurück stehen unten in der Sprechblase; die Pfeiltasten und die Eingabetaste tun dasselbe. Escape beendet den Rundgang sofort, ebenso das Kreuz oben rechts in der Sprechblase. Beim Schritt „Öffnen Sie eine Kampagne“ wartet er, bis Sie eine Kachel anklicken — wer nicht möchte, drückt Überspringen.

Von selbst kommt er nur ein einziges Mal, beim ersten Anmelden — und auch das erst, wenn Ihre Übersicht mit mindestens einer Kampagne dasteht. Ob Sie ihn zu Ende ansehen oder wegklicken: Danach meldet er sich nicht mehr ungefragt, auch nicht an einem anderen Gerät. Wer ihn schon vor diesem Datum benutzt hat, bekommt ihn ebenfalls nicht aufgedrängt — er steht nur im Rettungsring bereit.

Unter Einstellungen → Branding. Dort hinterlegen Sie Agenturname, Logo und Markenfarbe. Die Farbe wird sofort angewendet, gespeichert wird sie erst oben rechts.

Gefärbt werden Hervorhebungen, aktive Reiter, Häkchen und Schalter. Die schwarzen Hauptknöpfe bleiben bewusst schwarz — sie gehören zur Gestaltung, nicht zur Marke.

Im selben Bereich schalten Sie ab, ob sich Ihre Leute über die Anmeldeseite selbst ein neues Passwort schicken lassen dürfen.

Auf der Kunden-Übersicht, zwischen den Kennzahlen und der Kundenliste. Klappen Sie Bewerbereingang auf und wählen Sie 7, 30 oder 90 Tage.

Das Diagramm startet eingeklappt und merkt sich Ihre Entscheidung. Die Kennzahlen darüber sagen, wie viel es ist, die Kundenliste darunter, wo es liegt — das Diagramm sagt, wohin es sich bewegt.

Die kleine Linie in jeder Kennzahl-Kachel — unten rechts, angeschnitten — zeigt dasselbe im Kleinen: die letzten 30 Tage für Kunden, Kampagnen und Bewerber. Fahren Sie mit der Maus darüber, nennt sie den Tag und den Wert, etwa „Sa., 8. Aug. — Bewerber: 112".

Die Linie ist ein geglätteter Verlauf, kein Balken je Tag. Dreißig Tage auf der Breite eines Daumens: Ein einzelner Tag mit Zulauf zwischen lauter ruhigen Tagen wäre dort ein Strich, und dreißig solcher Striche sind kein Verlauf mehr. Die Linie mittelt deshalb über die Nachbartage — sie sagt, in welcher Gegend es voller wurde. Die genaue Zahl eines Tages steht im Fähnchen, und die wird nicht geglättet.

Geben Sie in der Adresszeile Ihres Browsers app.more-os.com ein. Dort gelangen Sie zur Login-Maske, geben Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und sind im System.

Bookmark-Tipp: Speichern Sie sich die Login-Seite als Lesezeichen, damit Sie nicht jedes Mal die URL eintippen müssen.

Ja. Alle bisherigen Adressen funktionieren unverändert weiter — Sie müssen kein Lesezeichen anfassen und keinen Link neu verschicken.

Neu ist nur, was oben in der Adresszeile steht, wenn Sie sich durch moreOS klicken. Statt englischer Kürzel stehen dort jetzt deutsche:

• Anmeldung: /anmelden
• Startseite mit der Kundenübersicht: /start
• Ein einzelner Kunde: /kunde/mustermann-logistik — mit dem Namen des Kunden statt einer Zeichenkette aus Ziffern und Buchstaben. Ist eine Kampagne geöffnet, steht sie dahinter: /kunde/mustermann-logistik/fahrer-muenchen.
• Einstellungen: /einstellungen
• Administration: /verwaltung
• Passwort vergeben: /passwort-setzen

Die alten englischen Adressen (/login, /company, /client/… und die übrigen) bleiben dauerhaft gültig und öffnen dieselbe Seite. Das gilt ausdrücklich auch für ältere Einladungs- und Passwort-E-Mails: Ein Link, den Sie vor der Umstellung bekommen haben, führt weiterhin ans Ziel.

Dasselbe gilt für Links mit der langen Kundenkennung darin. Sie führen weiterhin zum richtigen Kunden — und sobald die Seite offen ist, schreibt moreOS die Adresszeile still auf die Namensform um. Sie müssen dafür nichts tun; ein altes Lesezeichen wird beim nächsten Öffnen von selbst lesbar.

Zwei Kunden mit gleichem Namen? Dann hängt moreOS eine kurze Kennung an, damit die Adressen eindeutig bleiben. Nicht durchnummeriert — eine Zählung würde sich verschieben, sobald einer der beiden gelöscht wird, und ein gespeichertes Lesezeichen zeigte danach auf den falschen.

Und wenn jemand einen fremden Kundennamen eintippt? Dann sieht er nichts. Ein Kundenzugang kommt ausschließlich an den Kunden, dem er zugeordnet ist; alles andere endet auf einer Seite „nicht gefunden" — und zwar genau so, wie ein Name endet, den es gar nicht gibt. Auch das ist Absicht: Die Antwort soll nicht verraten, welche Kunden es gibt. Geprüft wird das im Server, nicht im Browser.

Sie erhalten von Ihrem Ansprechpartner bei 24MORE eine Einladungs-E-Mail. Diese E-Mail enthält einen Link zu Ihrer persönlichen Account-Erstellung.

1. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
2. Vergeben Sie ein sicheres Passwort.
3. Bestätigen Sie das Passwort, indem Sie es ein zweites Mal eingeben.
4. Der Button „Jetzt loslegen" wird orange — klicken Sie darauf.

Anschließend landen Sie direkt im Dashboard mit Ihren Kontaktdaten, einem Begrüßungsbereich und den wichtigsten Buttons.

Da Sie mit moreOS Bewerberdaten verarbeiten, empfehlen wir ein möglichst sicheres Passwort. Faustregeln:

• Mindestens 12 Zeichen, davon 4 verschiedene – das verlangt moreOS auch; ein kürzeres Passwort nimmt die Passwortseite nicht an
• Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und mindestens ein Sonderzeichen
• Keine Wörter, die direkt mit Ihrem Unternehmen, Ihrem Namen oder dem Login-Datum zusammenhängen
• Niemals dasselbe Passwort wie für E-Mail oder Online-Banking

Sehr gut: ein Passwort-Manager wie 1Password, Bitwarden oder der in macOS bzw. iCloud integrierte Schlüsselbund.

Das hängt von der E-Mail-Adresse ab, mit der registriert wird:

• Adresse bei 24MORE (endet auf @24more.com): Der Zugang ist sofort nutzbar, ohne Wartezeit. Rechte an Kunden oder Kampagnen sind damit noch keine vergeben — die teilt weiterhin ein Administrator zu.
• Adresse Ihres Unternehmens: Nutzt jemand aus Ihrem Haus moreOS bereits und ist dort verantwortlich, kann diese Person den neuen Zugang selbst freigeben. Sie sieht die Anfrage im Bereich Administration. Alternativ gibt 24MORE frei.
• Unbekannte Adresse: Hier entscheidet ausschließlich 24MORE.

Der Grund für diese Aufteilung: Wer in Ihrem Unternehmen arbeitet, weiß besser als wir, ob eine neue Kollegin wirklich Zugriff auf Bewerberdaten haben soll. Gleichzeitig kann niemand von außen einfach durch das Anlegen einer Adresse in Ihr System gelangen.

Bis zur Freigabe ist eine Anmeldung nicht möglich; es erscheint ein Hinweis, dass der Zugang noch nicht freigegeben ist. Sobald er bereitsteht, kommt eine E-Mail.

Öffnen Sie in der linken Leiste den Bereich Administration. Wartende Anfragen stehen dort mit Name und E-Mail-Adresse; Sie können sie freigeben oder ablehnen.

Sie sehen ausschließlich Anfragen mit Ihrer eigenen E-Mail-Domain — Adressen anderer Unternehmen bleiben Ihnen verborgen.

Ein so freigegebener Zugang wird Ihrem Unternehmen zugeordnet und erhält die Rolle Mitarbeiter. Weitergehende Rechte vergibt 24MORE.

Wird eine Anfrage abgelehnt, verschwindet der Zugang vollständig. Die betroffene Person kann sich später erneut registrieren.

Bei der Zwei-Faktor-Anmeldung reicht Ihr Passwort allein nicht mehr aus. Nach der Eingabe von E-Mail und Passwort fragt moreOS zusätzlich einen sechsstelligen Code ab.

Woher dieser Code kommt, entscheiden Sie selbst — es gibt zwei Wege:

Der Nutzen ist in beiden Fällen derselbe: Selbst wenn jemand Ihr Passwort kennt, kommt er ohne Ihr Telefon beziehungsweise ohne Ihr Postfach nicht in den Zugang. Weil in moreOS Bewerberdaten liegen, empfehlen wir die Zwei-Faktor-Anmeldung ausdrücklich — und wo Sie die Wahl haben, die App.

Sie ist freiwillig. Jeder Nutzer entscheidet das für seinen eigenen Zugang; niemand wird dazu gezwungen.

Öffnen Sie Einstellungen → Account und starten Sie dort die Einrichtung. moreOS fragt zuerst, womit Sie bestätigen möchten — Authenticator-App oder E-Mail.

Weg 1: Authenticator-App. Sie brauchen dafür eine App auf dem Telefon. Verbreitet sind Google Authenticator, Microsoft Authenticator und Authy; auf dem iPhone kann auch die eingebaute Passwort-App die Codes erzeugen.

1. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit Ihrer Authenticator-App. Geht die Kamera nicht, steht darunter ein Schlüssel, den Sie von Hand in der App eintragen können.
2. Ihre App zeigt jetzt einen sechsstelligen Code. Tragen Sie diesen Code in moreOS ein und bestätigen Sie.

Weg 2: E-Mail. Hier gibt es nichts zu scannen — moreOS schickt Ihnen sofort einen Code an die Adresse Ihres Zugangs.

1. Sehen Sie in Ihr Postfach. Der Code gilt nur wenige Minuten.
2. Tragen Sie ihn in moreOS ein und bestätigen Sie. Kam nichts an, fordern Sie über „Erneut senden" einen neuen an.

Der letzte Schritt ist in beiden Fällen wichtig: Erst dadurch weiß moreOS, dass die App den Schlüssel wirklich hat beziehungsweise dass die Mail Sie wirklich erreicht. Ohne die Bestätigung bleibt die Zwei-Faktor-Anmeldung aus — so kann sich niemand aus Versehen aussperren.

Nach dem Einschalten sehen Sie einmalig Ihre Wiederherstellungscodes. Bewahren Sie diese auf, bevor Sie das Fenster schließen (mehr dazu in der nächsten Frage). Das gilt auch für den Weg über E-Mail: Wenn Sie einmal nicht an Ihr Postfach kommen, sind sie der Weg zurück.

Umsteigen geht jederzeit: Schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aus und richten Sie sie mit dem anderen Weg neu ein. Wichtig zu wissen — nach dem Wechsel auf E-Mail gelten die Codes aus der alten App nicht mehr. Ein abgeschaltetes Verfahren ist abgeschaltet.

Dafür gibt es die Wiederherstellungscodes, die Sie beim Einschalten der Zwei-Faktor-Anmeldung einmalig angezeigt bekommen haben. Geben Sie bei der Code-Abfrage statt des Codes aus der App einen dieser Wiederherstellungscodes ein.

Bekommen Sie Ihre Codes per E-Mail, brauchen Sie das Telefon dafür gar nicht — nur Ihr Postfach. Kommen Sie an dieses nicht mehr heran, gilt dasselbe wie beim verlorenen Telefon: Die Wiederherstellungscodes sind der Weg zurück.

Sie erhalten zehn Codes. Jeder funktioniert genau einmal — ist er benutzt, ist er verbraucht.

Gehen Ihnen die Codes aus, erzeugen Sie sich rechtzeitig einen neuen Satz (siehe unten). Sind alle verbraucht und das Telefon weg, kann ein Administrator in Ihrem eigenen Haus die Zwei-Faktor-Anmeldung für Sie zurücksetzen — das geht schneller als jede E-Mail an uns. Wie das aussieht, steht im Abschnitt „User, Rollen & Berechtigungen“.

Bewahren Sie die Codes an einem Ort auf, an den Sie auch ohne Ihr Telefon kommen: ausgedruckt im Ordner oder im Passwort-Manager. Nicht als Foto auf demselben Telefon — genau dann fehlt es Ihnen ja.

Unter Einstellungen → Account können Sie sich jederzeit einen neuen Satz Codes erzeugen lassen, etwa wenn Sie die alten aufgebraucht haben oder nicht mehr finden. Die alten verlieren damit ihre Gültigkeit.

Kommen Sie gar nicht mehr hinein, gibt es zwei Wege — in dieser Reihenfolge:

1. Ihr Administrator. Wer in Ihrem Haus Administrator ist, kann die Zwei-Faktor-Anmeldung für Ihren Zugang zurücksetzen (Einstellungen → Mitarbeiter). Danach melden Sie sich wieder mit Ihrem Passwort allein an und richten sie neu ein.
2. 24MORE. Gibt es bei Ihnen niemanden mit Administratorrechten, schreiben Sie an service@24more.com.

Beides bleibt nicht unbemerkt, und das ist Absicht: Sie bekommen darüber eine E-Mail, der Schritt steht im Änderungsprotokoll, und solange die Zwei-Faktor-Anmeldung aus ist, sieht jeder Administrator in der Mitarbeiterliste einen Hinweis an Ihrem Zugang. Wer Ihren Schutz abschaltet, tut das also nicht im Stillen.

Bei der Authenticator-App:

• Der Code ist abgelaufen. Er gilt nur etwa 30 Sekunden. Warten Sie, bis Ihre App den nächsten anzeigt, und nehmen Sie den.
• Die Uhr Ihres Telefons geht falsch. Die Codes werden aus der Uhrzeit berechnet. Stellen Sie in den Telefoneinstellungen die automatische Zeitsynchronisation ein.
• Falscher Eintrag in der App. Haben Sie mehrere Zugänge in der Authenticator-App, achten Sie auf den Eintrag „moreOS" mit Ihrer E-Mail-Adresse.

Beim Code per E-Mail:

• Der Code ist abgelaufen. Er gilt nur wenige Minuten. Fordern Sie über „Erneut senden" einen neuen an.
• Es ist eine ältere Mail. Haben Sie mehrere Codes im Postfach, nehmen Sie den aus der jüngsten.
• Es kommt gar keine Mail. Sehen Sie im Spam-Ordner nach. Kommt auch dort nichts an, melden Sie sich mit einem Wiederherstellungscode an und schreiben Sie uns: service@24more.com.
• „Erneut senden" meldet, Sie sollen warten. Zwischen zwei Mails liegt eine Minute Pause. Das ist kein Fehler, sondern schützt Ihr Postfach — und am Code ändert sich in dieser Zeit ohnehin nichts: Sie bekämen dieselben sechs Ziffern noch einmal.

Nach fünf Fehlversuchen wird die Code-Abfrage für 15 Minuten gesperrt. Das schützt Ihren Zugang davor, dass jemand Codes durchprobiert. Warten Sie die Zeit ab und versuchen Sie es dann erneut — Ihr Passwort und Ihre Daten sind davon nicht betroffen.

Unter Einstellungen → Account. Zum Ausschalten müssen Sie noch einmal einen gültigen Code eingeben — sonst könnte jemand, der kurz an Ihrem offenen Rechner sitzt, den Schutz einfach abschalten. Bekommen Sie Ihre Codes per E-Mail, fordern Sie dafür im selben Fenster einen an.

Danach genügt bei der Anmeldung wieder Ihr Passwort allein. Ihre bisherigen Wiederherstellungscodes verlieren damit ihre Bedeutung; schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung später erneut ein, bekommen Sie einen frischen Satz.

Setzen Sie den Haken, bleibt Ihre Anmeldung bestehen, auch wenn Sie den Browser schließen — bis zu 30 Tage lang. Ohne Haken endet sie, sobald Sie den Browser schließen.

Nutzen Sie den Haken nur auf Ihrem eigenen Gerät. Auf einem geteilten oder öffentlichen Rechner lassen Sie ihn leer, sonst kommt die nächste Person an Ihrem Platz direkt in Ihren Zugang.

Der Haken ersetzt die Zwei-Faktor-Anmeldung nicht: Beim nächsten fälligen Anmelden wird der Code wieder abgefragt.

Keine Sorge — das passiert. Klicken Sie auf der Login-Seite auf „Passwort vergessen". Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen.

Haben Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet, fragt moreOS nach dem neuen Passwort trotzdem noch Ihren Code ab. Ein zurückgesetztes Passwort ist also kein Weg am zweiten Faktor vorbei — das gilt für Sie genauso wie für jemanden, der Ihre Adresse kennt. Kommen Sie an Ihren Code nicht mehr heran, hilft Ihnen ein Wiederherstellungscode oder Ihr Administrator weiter (siehe „Ich habe mein Telefon verloren“).

Falls das nicht funktioniert oder die E-Mail nicht ankommt: service@24more.com schreiben, wir setzen es manuell zurück.

Beim ersten Login sehen Sie das Dashboard mit:

• Ihre Kontaktdaten: oben rechts die Kontaktinformationen Ihres persönlichen Ansprechpartners bei 24MORE
• Schnellzugriff-Buttons: Online-Meeting buchen, Rückruf anfordern, Upload-Link für eigene Dateien
• Infomaterialien: Anleitungen und weiterführende Unterlagen
• Linke Seitenleiste: Hier finden Sie Ihre Kampagnen, das Partnerprogramm und die Leistungsübersicht

In der linken Seitenleiste finden Sie den Menüpunkt „Kampagnen". Klicken Sie darauf — dort sind alle Kampagnen aufgelistet, die Sie bei uns gebucht haben.

Mit einem Klick auf eine Kampagne öffnen Sie die zugehörige Bewerber-Liste.

Im Kontext von moreOS ist „Lead" gleichbedeutend mit „Bewerber". Wenn Sie in einer Kampagne den Eintrag „Leads" sehen, klicken Sie darauf, um die Bewerber-Liste zu öffnen.

Der Begriff stammt aus der Marketing-Welt — wir verwenden ihn, weil moreOS nicht nur für Recruiting, sondern auch für Vertriebs-Leads genutzt werden kann.

In der linken Leiste unter Kampagnen. Diese Ansicht zeigt alle Kampagnen aller Kunden nebeneinander — auf jeder Kachel steht der Kunde, die Zahl der neuen Bewerber, die Gesamtzahl und wann zuletzt jemand hereinkam.

Die Kunden-Übersicht beantwortet die Frage „was macht dieser Kunde?". Die Kampagnen-Übersicht beantwortet die Frage „woran arbeite ich als nächstes?" — dafür muss man nicht mehr jeden Kunden einzeln öffnen.

Ein Klick auf die Kachel öffnet die Kampagne, ein Klick auf den Kundennamen darüber führt zum Kunden.

An drei Stellen, und alle legen dasselbe an — überall am Ende des Kachelrasters, dort, wo die nächste Kampagne hinkäme:

• In der Kampagnen-Übersicht — weil hier die Kampagnen aller Kunden stehen, wählen Sie den Kunden im Dialog aus; das Suchfeld darin findet ihn auch unter hundert anderen.
• Auf der Startseite — im Reiter Kampagnen genauso, und im Reiter Kunden unter einem aufgeklappten Kunden: dort steht der Kunde bereits fest und wird nicht mehr gefragt.
• Beim Kunden — im Reiter Kampagnen oder über den Knopf oben rechts. Auch hier steht der Kunde fest.

Ohne Kunden geht es nicht, und das ist Absicht: eine Kampagne ohne Kunden taucht in keiner Übersicht auf. Solange keiner gewählt ist, bleibt der Knopf Anlegen gesperrt. Fehlt der Kunde noch, legen Administratoren ihn über Neuen Kunden anlegen im selben Fenster an — er wird danach direkt ausgewählt.

Anzugeben sind der Name und wahlweise der Beruf — den Beruf am besten gleich: nachtragen tut ihn hinterher niemand, und ohne ihn fällt die Kampagne aus dem Berufsfilter der Übersicht heraus. Ändern lässt er sich jederzeit unter Kampagnen-Einstellungen → Beruf.

Die Statusspalten bringt die neue Kampagne fertig mit — von „Neu" bis „Absage". Sie können sie in den Kampagnen-Einstellungen umbenennen, ergänzen oder umsortieren.

Nach dem Anlegen springt moreOS direkt in die neue Kampagne. Der nächste Schritt ist die Quelle: erst wenn die Kampagne eine Quelle mit ihrer Webhook-Adresse hat und diese im Bewerbungsformular hinterlegt ist, kommen Bewerbungen an. Wie das geht, steht unter Woher weiß ich, über welchen Kanal ein Bewerber kam?

Im Archiv gibt es das Feld nicht — dort wird nichts angelegt, dort wird zurückgeholt. Und Kundenzugänge legen keine Kampagnen an; das bleibt bei der Agentur.

Über Bewerberpool in der linken Leiste. Dort stehen alle Bewerber der Agentur zusammen — unabhängig davon, bei welchem Kunden oder in welcher Kampagne sie sich ursprünglich beworben haben.

Oben tragen Sie eine Postleitzahl ein und wählen einen Umkreis. Ab dann steht bei jedem Bewerber die Entfernung, und die Liste ordnet sich danach. Links wählen Sie Merkmale: Führerscheinklassen, Code 95, Personenbeförderung, Berufserfahrung. Mehrere Merkmale wirken zusammen — wer Klasse D und Code 95 anklickt, bekommt nur Bewerber mit beidem.

Neben jedem Merkmal steht, wie viele Bewerber es haben. So sehen Sie vor dem Klick, ob sich der Filter lohnt.

Woher die Merkmale kommen: aus den Antworten der Bewerbungsformulare. Dieselbe Frage steht dort in vielen Formulierungen — „Besitzt du einen Führerschein der Klasse D oder höher?", „Welche(n) Führerschein(e) hast du?", und so fort. moreOS führt das zusammen. Wer nur angegeben hat, er wäre bereit, einen Führerschein zu machen, zählt dabei ausdrücklich nicht als Fahrer mit Fahrerlaubnis.

Karte oder Liste. Der Pool öffnet mit der Karte — die erste Frage an ihn ist fast immer die nach dem Ort, und die beantwortet ein Bild schneller als fünfzig Zeilen mit Kilometerangaben. Oben rechts schalten Sie auf Liste um, sobald Sie vergleichen, sortieren oder anrufen wollen; beide Ansichten zeigen dieselbe Auswahl, das Umschalten ändert keinen Filter. Die Karte zeigt einen Kreis je Postleitzahl, dessen Fläche mit der Zahl der Bewerber wächst — keine Nadel je Person. Das ist Absicht: bekannt ist die Postleitzahl, nicht die Straße, und eine Nadel auf einem Hauseingang würde eine Genauigkeit behaupten, die es nicht gibt. Ein Klick auf einen Kreis nennt Ort, Anzahl und Entfernung. Im Dunkelmodus ist auch die Karte dunkel — sie war lange die einzige Fläche, die hell blieb.

Unter der Karte steht, wie viele Bewerber keine auswertbare Postleitzahl haben und deshalb dort fehlen. In der Liste stehen sie trotzdem.

Zwei Filter sind von Anfang an gesetzt. Links oben unter „Grundeinstellung": Eingestellte weglassen — wer schon eine Stelle hat, ist keine Besetzungsmöglichkeit. Und Frische Bewerbungen weglassen — Bewerbungen der letzten zwei Monate stecken noch im Verfahren des Kunden, bei dem sie eingegangen sind. Ausgenommen sind Absagen: wer eine bekommen hat, wird von dem Kunden nicht mehr verfolgt und darf angesprochen werden, auch wenn die Bewerbung von gestern ist. Beide Filter lassen sich abschalten.

Eigene Merkmale. Unter Einstellungen → Merkmale lassen sich weitere Regeln anlegen — etwa „Frage enthält Kranschein, Antwort enthält Ja". Beim Speichern werden alle vorhandenen Bewerber neu ausgewertet, die Regel gilt also rückwirkend.

Jede Regel hat seit dem 23.08.2026 eine Art der Antwort: Bei Text wird nach enthaltenem Text gesucht — wie bisher —, bei Zahl gerechnet. Das ist mehr als Bequemlichkeit: Eine Regel „Berufserfahrung / 5" markierte vorher auch alle mit 15 und 25 Jahren, und weil die Marke dauerhaft am Bewerber steht, fiel das anders als bei einem Filter niemandem auf. Bestehende Regeln stehen auf Text und verhalten sich unverändert.

Serienmail an die Auswahl. Über den Knopf Serienmail lassen sich alle Bewerber anschreiben, die gerade im Filter stehen — nicht nur die sichtbare Seite. Jeder bekommt eine eigene Nachricht; niemand sieht einen Verteiler. In Betreff und Text lassen sich {vorname}, {nachname} und {plz} einsetzen.

Vor dem Absenden steht immer die Zahl: wie viele es bekommen, wie viele keine Mailadresse haben und wie viele übersprungen werden, weil sie kürzlich schon eine Serienmail bekamen. Dazu die fertige Mail, wie sie beim ersten Empfänger ankommt. Erst danach lässt sich der Sendeknopf drücken.

Zwei Grenzen schützen den Versand. Standardmäßig höchstens 500 Empfänger je Versand — liegt die Auswahl darüber, wird nichts verschickt und moreOS bittet, die Suche einzugrenzen. Und wer in den letzten 90 Tagen schon eine Serienmail bekam, fällt heraus. Beides schützt vor demselben: ein falsch gesetzter Filter erreicht sonst mit einem Klick den ganzen Bestand, und Mails lassen sich nicht zurückholen. Beide Zahlen stehen unter Einstellungen → E-Mail und gelten für die ganze Agentur; die Sperrfrist lässt sich im Versanddialog für einen einzelnen Versand noch abweichend wählen.

Ihr Logo steht oben in der Mail — sofern unter Einstellungen → Branding eins hinterlegt ist. Ohne Logo bleibt der Platz nicht leer, sondern fällt ganz weg; die Mail ist dann schlicht und nicht kaputt. Das Bild reist in der Nachricht mit, statt aus dem Netz nachgeladen zu werden: Nur so zeigen Mailprogramme es sofort an, ohne dass der Empfänger erst „Bilder anzeigen" anklicken muss. Die Vorschau vor dem Absenden zeigt es mit — was dort steht, geht auch hinaus.

Auch die Serienmail wartet auf die Freigabe. Solange die Versandfreigabe eingeschaltet ist — und das ist die Voreinstellung —, geht nach dem Klick auf Senden noch nichts hinaus. Die Nachrichten sammeln sich unter Wartet auf Freigabe in der Kopfzeile, wo Empfänger und Text noch einmal durchgesehen und dann bestätigt oder verworfen werden. Der Hinweis nach dem Absenden sagt, welcher der beiden Fälle gerade gilt. Bis zum 19.08.2026 ging die Serienmail als einzige Nachrichtenart daran vorbei und sofort hinaus; das war der Weg, auf dem ein falsch gesetzter Filter ungesehen den Bestand erreichen konnte.

Von Hand aufgenommene Bewerber. Wer nicht über ein Formular kommt, sondern telefonisch oder aus einem zugeschickten Lebenslauf, hat zunächst keine hinterlegte Zustimmung — und erscheint deshalb nicht im Pool. In der Detailansicht des Bewerbers lässt sich unter Nutzerzustimmung ankreuzen, dass sie vorliegt. Das ist eine Aussage der Agentur und landet im Änderungsverlauf.

Wer den Pool sieht: nur Zugänge der Agentur, und davon nur die mit dem Recht „Bewerberpool". Ein Administrator vergibt es unter Einstellungen → Mitarbeiter je Zugang. Ohne das Recht steht der Punkt gar nicht erst in der Seitenleiste — es gibt also keinen Menüpunkt, der beim Anklicken absagt.

Kundenzugänge und Recruiter bekommen es nie, auch nicht durch einen einzeln gesetzten Haken: Der Pool geht über Kundengrenzen hinweg, ein Kunde fände darin die Bewerber seiner Wettbewerber. Und er enthält nur Bewerber, die bei ihrer Bewerbung zugestimmt haben.

Ja — jede Überschrift ist ein Schalter. Ein Klick sortiert danach, ein zweiter dreht die Richtung um. Ein kleiner Pfeil in der Überschrift zeigt, wonach gerade sortiert ist und wohin.

• Name — A bis Z oder Z bis A. Sortiert wird nach dem, was in der Spalte steht: dort beginnt der Vorname.
• Kunde — die Kunden alphabetisch; innerhalb eines Kunden stehen die jüngsten Bewerbungen oben.
• Ort — von der niedrigsten Postleitzahl zur höchsten oder umgekehrt. Österreichische Postleitzahlen stehen dabei zusammen und nicht zwischen den deutschen.
• Merkmale — Bewerber mit demselben Profil stehen beieinander, etwa „Führerschein CE + Code 95" als Block. Wer ein bestimmtes Merkmal sucht, nimmt besser die Schalter links: das ist der genauere Weg.
• Beworben — neueste oder älteste Bewerbung zuerst.
• Entfernung — erscheint, sobald oben eine Postleitzahl steht.

Sortiert wird der ganze Bestand, nicht die Seite. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Würde nur die angezeigte Seite umgeordnet, bliebe der Bewerber, der eigentlich ganz oben stehen müsste, auf Seite 14 liegen. Deshalb sortiert moreOS in der Datenbank und blättert danach.

Die Reihenfolge folgt der deutschen Sortierung und achtet nicht auf Groß- und Kleinschreibung — „Ärztin" steht bei den A und nicht hinter „Zimmermann".

Dafür gibt es die Datenbankanalyse in der linken Leiste, direkt unter dem Bewerberpool. Sie öffnet sich als Vollbild — ohne Seitenleiste, mit einem Weg zurück oben links. Genau dafür ist sie gebaut: Sie wird jemandem gezeigt.

Auf der Karte steht ein Kreis je Postleitzahl, dessen Fläche mit der Zahl der Bewerber wächst. Oben tragen Sie eine Postleitzahl ein und wählen einen Umkreis — die Karte springt in die Gegend, und die Zahlen darüber beziehen sich ab dann auf genau diesen Umkreis.

Ein Klick auf einen Ort öffnet, wer dort im Bestand ist — mit Initialen statt Namen, dazu Berufserfahrung, Führerscheinklassen und ob Unterlagen vorliegen. Keine Namen, keine Anschriften, keine Kontaktdaten. Diese Angaben verlassen den Server erst gar nicht; sie stehen also auch nicht irgendwo im Hintergrund, wo jemand sie aufklappen könnte.

Die Bestandsgüte ist die große Zahl oben links, daneben steht das Urteil in einem Wort — „sehr gut", „solide". Fahren Sie mit der Maus darüber, dann steht dort, was die Zahl bedeutet und woraus sie kommt: die Zahl der Bewerber im Gebiet, wie viele davon aus dem letzten Jahr stammen und wie viele ein auswertbares Profil haben. Gerechnet wird sie aus genau diesen drei Größen:

In Großstädten fällt sie deshalb höher aus als auf dem Land — nicht, weil das so eingestellt wäre, sondern weil dort mehr Bewerber wohnen. Ein dünn besetzter Landkreis liegt bei 7, eine Mittelstadt bei 8 bis 9, ein Ballungsraum bei 10.

Sieben Kernstandorte stehen fest auf 10: München, Hamburg, Berlin, Frankfurt am Main, Köln, Düsseldorf und Bielefeld — samt Umland. Dort ist der Bestand so tief, dass die Nachkommastelle einer Formel darüber nicht entscheiden soll. Liegen in einem dieser Gebiete ausnahmsweise kaum Bewerber, wird trotzdem gerechnet: eine 10 neben „drei Bewerber" wäre eine falsche Angabe.

Gezählt werden nur Bewerber mit Einwilligung — dieselben, die auch im Pool stehen. Nur sie haben zugestimmt, anderen Unternehmen vorgeschlagen zu werden, und nur über sie lässt sich im Gespräch ehrlich reden.

Die Ansicht sehen nur Zugänge der Agentur. Ein Kundenzugang kommt nicht hinein — er sähe sonst, wie viele Bewerber Sie für seine Wettbewerber vorhalten.

Und nur mit einer 24MORE-Adresse. Welche, ist gleichgültig — jede zählt.

Es gibt sie an zwei Adressen, und die unterscheiden sich.

• more-os.com/datenbank — das eigene Fenster. Es bringt seine eigene Anmeldung mit, und die ist bewusst schlicht: Sie tippen Ihre 24MORE-Adresse ein und bekommen einen Code ins Postfach. Ein Konto in moreOS brauchen Sie dafür nicht, ein Passwort auch nicht — es zählt allein, dass die Adresse zu 24MORE gehört und dass Sie in das Postfach hineinkommen. Der Code gilt zehn Minuten, nur in dem Fenster, in dem Sie ihn angefordert haben, und nach fünf Fehlversuchen ist er verbraucht. Danach sehen Sie ausschließlich die Analyse — in moreOS führt von dort kein Weg, auch nicht über eine getippte Adresse. Das ist die Adresse für den Termin: Sie können den Rechner aus der Hand geben, ohne dass jemand in Kunden, Bewerbern oder Einstellungen landet. „Beenden" oben links schließt die Sitzung und führt zurück ins Anmeldefenster. Die Sitzung endet ohnehin nach zwei Stunden und mit dem Fenster.
• Aus moreOS heraus: Bewerberpool → Datenbankanalyse (/pool/datenbank). Dieselbe Ansicht, aber mit dem Weg zurück in den Pool — für die eigene Arbeit.

Wer das eigene Fenster öffnet, während er in einem anderen Tab in moreOS angemeldet ist, meldet sich dort trotzdem eigens an. Das ist Absicht: es sind zwei getrennte Sitzungen, und genau darauf beruht, dass die eine nicht in die andere führt.

Diese Seite ist deshalb auch nichts, was in den Einstellungen eingerichtet wird. Sie ist keine Ansicht von moreOS, sondern eine eigene Seite, die mit den Zahlen aus moreOS arbeitet.

Die Karte ist deutsch beschriftet und kommt für Deutschland von basemap.de, der amtlichen Karte des Bundesamts für Kartographie und Geodäsie. Für Österreich und die Nachbarländer liegt eine schlichte Grundkarte darunter.

In der Bewerberliste steht die Spalte Entfernung. Ein Klick auf die Überschrift sortiert danach — der nächstwohnende Bewerber steht dann oben.

Der Bezugspunkt ist der Standort der Kampagne. Er steht in den Kampagnen-Einstellungen als ein Feld, in das Sie alles schreiben, wie Sie es einem Menschen sagen würden: Betriebshof Hamburg-Harburg, 21079 Hamburg. moreOS liest die Postleitzahl daraus heraus und rechnet die Entfernungen ab dort. Bleibt das Feld leer, gilt die Adresse des Kunden. Eine eigene Angabe braucht nur, wer für denselben Kunden an mehreren Standorten sucht — sonst wäre die Rangliste für den zweiten Standort falsch.

Unter dem Feld steht, was erkannt wurde — „Entfernungen ab 21079 Hamburg". Steht dort stattdessen, dass keine Postleitzahl erkannt wurde, rechnet moreOS weiter ab der Adresse des Kunden: Schreiben Sie die Postleitzahl dazu. Tippen Sie nur einen Ortsnamen, schlägt moreOS die passenden Postleitzahlen vor — bei Rietberg gibt es eine, bei München über achtzig, und dann wählen Sie eine aus. Geraten wird nicht: Ein falscher Bezugspunkt fällt nicht auf, er verschiebt nur alle Entfernungen.

Bis zum 03.09.2026 waren das zwei Felder — „Ort der Stelle" für die Postleitzahl und „Standort" für den lesbaren Namen. Wer nur eines pflegte, hatte entweder keine Entfernungen oder keinen Standort neben dem Kampagnennamen. Jetzt genügt eine Zeile.

Die Spalte erscheint nur, wenn überhaupt jemand einen Ort hat. Fehlt sie, ist entweder in der Kampagne und beim Kunden keine Postleitzahl hinterlegt, oder die Bewerber haben keine angegeben.

Auch als Karte. Über der Bewerberliste steht neben Liste und Board ein drittes Symbol: die Karte. Sie zeigt einen Kreis je Postleitzahl, dessen Fläche mit der Zahl der Bewerber wächst, und darunter die Entfernung zum Ort der Stelle. Ist kein Ort hinterlegt, sagt sie das — dann gibt es Punkte, aber keine Kilometer.

Ihr Ausschnitt bleibt stehen. Sobald Sie selbst zoomen oder die Karte ziehen, gehört der Ausschnitt Ihnen: Die Karte rückt ihn nicht mehr von sich aus zurecht, auch nicht, wenn sich der Filter ändert. Zurück zum Anfangsbild — ganz Deutschland, mittig — kommen Sie mit dem Haus-Knopf unter Plus und Minus. Das Mausrad zoomt erst, nachdem Sie einmal in die Karte geklickt haben; sonst bliebe man beim Scrollen an ihr kleben. Bis zum 27.08.2026 ließ sich die Karte gar nicht zoomen: Sie zeichnete sich mehrmals je Sekunde neu und holte dabei jedes Mal den Ausschnitt zurück.

Warum „ca."? Gerechnet wird Luftlinie zwischen den Mittelpunkten zweier Postleitzahlbereiche. In der Stadt sind das ein paar hundert Meter Unschärfe, auf dem Land bis zu 20 Kilometer. Eine Zahl mit Nachkommastelle wäre eine Genauigkeit, die es nicht gibt — und man würde ihr glauben. Auch die Fahrzeit ist eine andere Größe: ein Fluss ohne Brücke macht 20 km beschwerlicher als 40 km an der Autobahn.

Österreich: dort haben Postleitzahlen vier Stellen. moreOS erkennt das an der Telefonvorwahl des Bewerbers und an der Kampagne — ohne diese Unterscheidung läge ein Tiroler mit „6306" in Sachsen-Anhalt statt in Söll.

moreOS fragt nach. Haben Sie in einer Einstellung etwas geändert und noch nicht gespeichert, kommt beim Wechsel auf eine andere Seite die Rückfrage „Es gibt ungespeicherte Änderungen" — mit der Möglichkeit, hierzubleiben.

Dasselbe beim Schliessen oder Neuladen des Fensters; dort zeigt der Browser seine eigene Nachfrage.

Vorher gingen solche Eingaben kommentarlos verloren. Wichtig bleibt trotzdem: die Rückfrage ersetzt kein Speichern. Wer „trotzdem weiter" wählt, verwirft die Änderung.

Auf schmalen Fenstern klappt die linke Leiste zur Seite und kommt über den Knopf oben links wieder. Ein Tipp daneben schliesst sie.

moreOS bleibt aber ein Werkzeug für den Schreibtisch: Kanban-Board, Bewerberliste und die Einrichtung einer Kampagne brauchen Platz. Für einen Blick zwischendurch reicht das Telefon, für die tägliche Arbeit nicht.

Oben links über der Überschrift steht auf jeder Seite Zurück. Er führt einen Schritt dorthin, wo Sie hergekommen sind — aus einer Kampagne zum Kunden, aus dem Kunden in die Übersicht.

Kommen Sie über einen Link aus einer E-Mail direkt auf eine Kampagne, gibt es keinen eigenen Weg, hinter den man zurückkann. Dann führt der Knopf auf die übergeordnete Seite — die Zurück-Taste des Browsers würde Sie an dieser Stelle aus moreOS hinaus ins Postfach schicken.

Auf der Startseite erscheint der Knopf erst, wenn es etwas gibt, wohin zurück: sie ist die oberste Ebene.

• Aktiv — alles, woran gerade gearbeitet wird. Das ist die Ansicht für den Alltag.
• Archiv — abgeschlossene Kampagnen. Sie bleiben vollständig erhalten: Bewerber, Notizen und Verlauf sind weiterhin da, sie stehen nur nicht mehr im Weg.
• Alle Kampagnen — beides zusammen, für die Suche über den gesamten Bestand.

Die drei Ansichten stehen als Reiter oben auf der Seite; die Zahl daneben sagt, wie viele Kampagnen dahinterstecken. Im Kundenbereich sehen sie genauso aus und bedeuten dasselbe.

Dafür gibt es zwei Wege — einen für die einzelne Korrektur, einen für die ganze Liste.

Die ganze Reihenfolge auf einmal: der Knopf mit den Zahlen (1↓) neben der Sortierung, auf der Startseite im Reiter Kampagnen und über der Kampagnenliste. Er öffnet ein Fenster mit zwei Spalten: links steht die Reihenfolge, rechts alles, was keinen Rang trägt.

• Am Griff links anfassen und ziehen — von rechts nach links in die Reihe, innerhalb der Reihe an den richtigen Platz, oder wieder heraus.
• Wer nicht ziehen mag: der Pfeil am Eintrag sortiert ein, das Kreuz nimmt wieder heraus.
• Das Suchfeld über der rechten Spalte findet Kampagne oder Kunde. Es filtert nur rechts — links würde es Löcher in die Reihenfolge reißen.
• Gespeichert wird erst mit dem Knopf unten, und dann die ganze Reihe in einem Zug. Bis dahin ändert sich für die anderen im Team nichts. Abbrechen verwirft alles.

Eine einzelne Kampagne verschieben: über das Zahnrad auf der Kachel oder einen Rechtsklick darauf — beides öffnet dasselbe Menü:

• Oberste Priorität — die Kampagne springt auf Rang 1, alle anderen rücken nach.
• Eine Priorität hoch / runter — verschiebt um einen Platz.
• Rang festlegen … — Nummer eintippen, wenn Sie genau wissen, wohin.
• Aus der Reihenfolge nehmen — die Kampagne trägt keinen Rang mehr.

Der Rang steht als orange Zahl vor dem Kundennamen — für jeden Zugang der Agentur, auch für Mitarbeiter ohne Verwaltungsrechte. Kundenzugänge sehen ihn nicht: Die Reihenfolge, in der die Agentur arbeitet, geht sie nichts an. Wer die Zahl gerade nicht braucht, blendet sie über Übersicht konfigurieren (Rangnummer anzeigen) für sich aus.

Bei der Sortierung Reihenfolge (Priorität) stehen die priorisierten Kampagnen vorn, dahinter der Rest nach jüngster Bewerbung. Sie ist die Voreinstellung, auf der Startseite wie in der Kampagnen-Übersicht. Wer eine andere Sortierung wählt, bekommt sie beim nächsten Öffnen wieder: moreOS merkt sich Sortierung und Reiter je Zugang in diesem Browser. Zurück zur Reihenfolge geht es über dieselbe Auswahl.

Archivierte Kampagnen tragen keinen Rang: eine Reihenfolge ist eine Arbeitsanweisung, und was im Archiv liegt, wird nicht abgearbeitet. Wird eine Kampagne archiviert, fällt ihr Rang weg und die dahinter rücken auf.

Die Reihenfolge gilt für alle im Team — sie ist eine Absprache der Agentur, kein persönliches Lesezeichen. Festlegen darf sie deshalb jeder Zugang der Agentur, Administratoren wie Mitarbeiter; ein Kundenzugang sieht weder Rang noch Menü. Die Nummern werden nach jeder Änderung automatisch neu durchgezählt, es entstehen also keine Lücken und keine doppelten Ränge.

Hatte eine Kampagne drei Monate lang keine neue Bewerbung, erscheint auf ihrer Kachel dieser Hinweis mit zwei Knöpfen:

• Archivieren — die Kampagne wandert ins Archiv. Nichts geht verloren, und zurückholen können Sie sie jederzeit.
• Aktiv lassen — der Hinweis verschwindet für drei Monate und kommt danach einmal wieder.

Wichtig: moreOS archiviert nichts von allein. Es fragt nur. Eine Automatik würde irgendwann genau die Kampagne wegräumen, für die gerade eine neue Anzeige geschaltet wurde — und niemand würde es merken, bis der Kunde anruft.

Umgekehrt gilt: Kommt in eine archivierte Kampagne doch noch eine Bewerbung herein, holt moreOS sie automatisch zurück. Eine Kampagne, in die Bewerbungen fallen, ist nicht abgeschlossen.

Aus dem Archiv heraus. Eine laufende Kampagne lässt sich nicht direkt löschen — sie wandert erst ins Archiv. Dieser Zwischenschritt ist Absicht: er trennt das „brauche ich gerade nicht" vom „soll weg".

Im Archiv gibt es drei Wege, alle mit derselben Rückfrage:

• Kampagnen-Übersicht → Archiv — Zahnrad oder Rechtsklick auf der Kachel, dann Endgültig löschen.
• Beim Kunden — auf der archivierten Kachel unter Aus dem Archiv nehmen.
• In der Kampagne — unter Einstellungen, wie bisher.

Gefragt wird zweimal: erst, was verschwindet, dann tippen Sie den Kampagnennamen ab. Warum das so ist, steht unter Warum muss ich beim Löschen einen Namen abtippen?

Danach ist die Kampagne sofort aus allen Übersichten weg — beim Kunden, im Kampagnen-Bereich und auf der Startseite. Ihre Bewerber und Automatisierungen gehen mit; die Bewerber verschwinden damit auch aus dem Bewerberpool.

Verloren ist nichts: Alles liegt im Papierkorb unter Einstellungen → Papierkorb und lässt sich dort 90 Tage lang zurückholen — die Kampagne kommt mit ihren Bewerbern zurück. Den Papierkorb sehen nur Administratoren.

Eine Kampagne kann sich auch selbst aufräumen, wenn Sie es einschalten. Unter Kampagnen-Einstellungen → Kampagne nach einer Weile löschen lässt sich je Kampagne eine Frist setzen: 3, 6, 12, 24 oder 36 Monate. Läuft sie ab, wandert die Kampagne mit allen ihren Bewerbern in den Papierkorb. Standardmäßig ist die Frist aus, bei neuen wie bei bestehenden Kampagnen; ohne Ihr Zutun löscht sich nichts.

Rechnen Sie mit zwei Etappen, nicht mit einer. Im Papierkorb liegt die Kampagne die üblichen 90 Tage und lässt sich in dieser Zeit vollständig zurückholen. Danach wird sie endgültig gelöscht — mit allen Bewerbern, Notizen, Nachrichten und hochgeladenen Unterlagen, und dann ist sie nicht mehr wiederherstellbar. Bei einer Frist von 6 Monaten sind die Daten also nach 6 Monaten aus dem Betrieb und nach 9 Monaten wirklich weg.

Gerechnet wird ab der letzten eingegangenen Bewerbung, nicht ab dem Anlagedatum. Eine Kampagne, in die weiter Bewerbungen laufen, kann damit nicht ablaufen — jede neue Bewerbung setzt die Frist zurück. Gab es noch gar keine Bewerbung, zählt das Anlagedatum. Neben der Einstellung steht das Datum, an dem es beim jetzigen Stand soweit wäre. Einstellen darf die Frist nur ein Administrator; sehen können sie alle, die die Kampagne öffnen — dass eine Kampagne in drei Wochen verschwindet, geht das ganze Team an.

Ein Tag sagt, welcher Beruf in dieser Kampagne gesucht wird — unabhängig davon, wie die Kampagne heißt. „Klimalenker statt Klimakleber" ist eine Busfahrer-Kampagne, und mit dem Tag Busfahrer findet man sie auch als solche.

Die Auswahl läuft in zwei Schritten: erst das Berufsfeld (etwa Werkstatt & Technik), dann die Spezialisierung (Mechatroniker Bus, Nutzfahrzeuge oder PKW). Mehrere Tags sind erlaubt — „Busfahrer / Disponent" ist beides.

Tags sind freiwillig. Gesetzt werden sie beim Anlegen einer Kampagne oder jederzeit unter Kampagnen-Einstellungen → Beruf. In der Kampagnen-Übersicht können Sie damit filtern: „zeig mir alle Busfahrer-Kampagnen", über alle Kunden hinweg.

Die Merkmale sagen, unter welchen Bedingungen hier gesucht wird: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Schichtdienst; Linien-, Reise- oder Werkverkehr; Nah-, Fern- oder Regionalverkehr; Quereinstieg, Ausbildung, mit Erfahrung, Führerschein finanziert. Sie stehen als Chips oben neben dem Kampagnennamen. Nicht zu verwechseln mit den Berufs-Tags — die sagen, welcher Beruf gesucht wird. Zwei Fragen, zwei Listen: Vermischt wäre jede Auswertung nach Beruf verfälscht.

Der Bereich ist zugeklappt. In den Kampagnen-Einstellungen steht bei Merkmale nur, was gewählt ist; die Knopfreihen kommen erst mit Merkmale wählen beziehungsweise Ändern. Ein gewähltes Merkmal werden Sie auch ohne Aufklappen wieder los — über das kleine Kreuz am Chip. Bis zum 03.09.2026 standen alle vier Gruppen immer offen da.

Eigene Merkmale. Im aufgeklappten Bereich steht unten ein Feld Eigenes Merkmal — tippen, Hinzufügen, fertig; das neue Merkmal ist für diese Kampagne sofort angehakt. Es gehört danach der ganzen Agentur und steht in jeder weiteren Kampagne zur Wahl, unter der Gruppe Eigene. Höchstens 40 Zeichen, höchstens 50 eigene Merkmale.

Löschen geht nur bei den eigenen und nur mit zwei Klicks: das kleine Kreuz am Knopf, dann Löschen?. Es verschwindet dabei auch aus allen Kampagnen, die es tragen — ein Merkmal, das es nicht mehr gibt, wäre sonst ein Chip ohne Aufschrift. Anlegen und Löschen dürfen alle Zugänge der Agentur; Kundenzugänge nicht, denn es ändert den Katalog für alle.

Nein — seit dem 03.09.2026 speichert die Seite von selbst. Den Knopf „Änderungen speichern" oben rechts gibt es nicht mehr; an seiner Stelle steht, was gerade passiert: Wird gespeichert … und danach Gespeichert 14:07.

Ein Schalter, eine Auswahl oder ein Merkmal wird sofort gespeichert. Bei Textfeldern wartet moreOS eine knappe Sekunde nach dem letzten Zeichen — sonst wäre jeder Tastendruck ein eigener Eintrag im Änderungsverlauf.

Geht etwas schief, steht es da: „Nicht gespeichert" in Rot, mit einem Knopf Erneut versuchen. Solange das dort steht, fragt moreOS auch beim Verlassen der Seite nach — automatisches Speichern, das stillschweigend scheitert, wäre schlimmer als ein Knopf, den man vergisst.

Zwei Dinge in dieser Maske gingen schon vorher ohne Speichern-Knopf und tun es weiter: die Benachrichtigungen dieser Kampagne und die für Kundenzugänge ausgeblendeten Status. Jeder Haken dort wirkt sofort.

Über den Kacheln des Kunden steht eine Auswahlliste: Neueste Bewerbung (die Voreinstellung), Name (A–Z) oder Name (Z–A). Was Sie dort wählen, gilt seit dem 03.09.2026 auch für die Liste links in der Seitenleiste — vorher sortierten die beiden verschieden, und wer die eine zum Suchen benutzte, fand in der anderen nichts wieder.

Zwei Dinge stehen über der Sortierung: archivierte Kampagnen immer am Ende, und die Abarbeitungsreihenfolge der Agentur ganz oben — wer eine Kampagne nach oben stellt, will sie oben sehen und nicht unter „S" suchen. Setzen darf diese Reihenfolge ein Administrator.

Die Wahl gilt für Sie und bleibt in Ihrem Browser stehen; sie ändert für niemanden sonst etwas. Kundenzugänge haben zusätzlich ihre eigene Reihenfolge, die sie sich selbst zurechtschieben können — auch die gilt nur für sie.

Ja. Beim Anlegen einer Kampagne steht die Anrede unter dem Beruf, und später unter Kampagnen-Einstellungen → Anrede. Voreingestellt ist „Wie beim Kunden“ — daneben steht, was daraus gerade folgt.

Gedacht ist es für den Kunden, der für verschiedene Berufe verschieden spricht: die Busfahrer werden geduzt, die Bewerber auf die Werkstattleitung gesiezt. Wer diesen Fall nicht hat, lässt die Einstellung stehen und regelt es beim Kunden oder gleich bei der Agentur (siehe „Werden Bewerber geduzt oder gesiezt?“).

Die Wahl beim Anlegen hat einen zweiten Grund: die Kampagne bekommt neun fertige Vorlagen mit — von der Eingangsbestätigung über die Erinnerung nach 24 Stunden bis zu Zusage und Absage —, und die entstehen genau einmal, in der Form, die dabei gewählt war. Welche neun das sind, steht unter „Welche Automatisierungen bringt eine neue Kampagne mit?“.

Später umgestellt werden bereits geschriebene Texte nicht umgeschrieben. Die Anredezeile selbst zieht mit, weil sie über den Platzhalter {{anrede}} läuft; ein selbst formulierter Satz mitten im Text bleibt so, wie Sie ihn geschrieben haben. Ihn automatisch umzubauen wäre Ratearbeit an Ihren Worten.

Oben rechts in der Bewerber-Übersicht finden Sie einen Umschalter mit zwei Symbolen — eines für die Listen-Ansicht, eines für die Kanban-Ansicht.

Wir empfehlen klar die Kanban-Ansicht: jede Status-Spalte ist sofort sichtbar, Bewerber lassen sich per Drag-and-drop verschieben, der gesamte Funnel ist auf einen Blick erfassbar.

In der Kampagne über den Knopf CSV rechts in der Leiste. Seit dem 24.08.2026 fragt er vorher drei Dinge — vorher lud er sofort herunter, und was in der Datei stand, hing stillschweigend davon ab, was gerade eingestellt war.

Welche Bewerber? „Nur die gefilterten" nimmt genau das mit, was auf dem Bildschirm steht — Status-Auswahl, Suchfeld und die Bedingungen aus dem Filter wirken alle mit. „Alle Bewerber dieser Kampagne" lässt den Filter außen vor. Das ist die wichtigste der drei Fragen: Eine Datei, in der versehentlich nur ein Teil steht, sieht vollständig aus, und es fällt erst auf, wenn jemand einen fehlenden Bewerber sucht.

Welche Spalten? „Alle Spalten" enthält die Stammdaten und jede Antwort aus dem Bewerbungsformular — je Frage eine eigene Spalte, was bei umfangreichen Formularen schnell dreistellig wird. „Wie in der Liste" nimmt nur die Spalten, die Sie unter Einrichtung → Ansichten → Liste eingerichtet haben, ohne die Formularantworten. Gerechnete Spalten wie die Entfernung lassen sich nicht ausleiten — sie stehen nirgends gespeichert.

Trennzeichen? Semikolon für Excel in deutscher Einstellung; dort öffnet sich die Datei richtig in Spalten aufgeteilt. Komma für alles andere. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass eine CSV „kaputt" aussieht: Sie ist es nicht, sie ist nur anders getrennt, als das Programm erwartet.

Ihre Wahl wird gemerkt und steht beim nächsten Mal wieder da.

In der Kanban-Ansicht einer Kampagne über Bewerber hinzufügen. Der Weg ist für alles gedacht, was nicht über ein Formular hereinkommt — der Anruf, die Empfehlung, die Visitenkarte von der Messe.

Erfasst werden Vorname und Nachname getrennt. Das ist keine Förmlichkeit: der Vorname steht in der Anrede jeder Mail an den Bewerber, der Nachname trägt die Sortierung. Steht beides in einem Feld, grüßt die Eingangsbestätigung mit „Hallo Max Mustermann,“. (Doppelte Bewerber erkennt moreOS nicht am Namen, sondern an E-Mail-Adresse und Telefonnummer — siehe Wie erkennt moreOS doppelte Bewerber?)

Wenn Sie den vollen Namen in ein Feld tippen, teilt moreOS ihn auf: das letzte Wort wird zum Nachnamen, der Rest zum Vornamen. Alles Weitere — Telefon, E-Mail, Postleitzahl — tragen Sie danach in der Detailansicht nach.

Innerhalb einer Kampagne gilt ein Bewerber als doppelt, wenn ein anderer Bewerber derselben Kampagne dieselbe E-Mail-Adresse oder dieselbe Telefonnummer trägt. Groß- und Kleinschreibung der Adresse und die Schreibweise der Nummer (mit oder ohne Ländervorwahl, mit oder ohne Leerzeichen) spielen keine Rolle. Der Name zählt nicht: zwei „Max Müller“ sind zwei Menschen, keine Dublette.

Angezeigt wird das als bernsteinfarbene Pille mit dem Zeichen „zwei Personen“ und einer Zahl — rechts oben auf der Karte im Kanban und neben dem Namen in der Listenansicht. Die Zahl ist die Zahl der weiteren Leads: eine „2“ heißt, es gibt zwei andere mit derselben Kennung. Bernstein und nicht Rot, weil eine Dublette kein Fehler ist, sondern ein Hinweis.

Ein Klick auf die Pille öffnet das Fenster Leads mit derselben E-Mail oder Telefonnummer. Es legt die Bewerber der Gruppe nebeneinander — Name, E-Mail, Erstellt am, Zahl der Änderungen im Verlauf, Status — und bietet je Zeile Lead öffnen. Die Agentur hat daneben den Papierkorb, um die überzählige Bewerbung zu entfernen; Kundenzugänge sehen das Fenster ohne diesen Knopf (siehe Wer darf einen Bewerber löschen?).

Nichts passiert von selbst: moreOS führt nichts zusammen und lehnt nichts ab. Wer beide Bewerbungen behalten will, lässt sie stehen; die Pille bleibt dann als Erinnerung.

Zusätzlich sieht die Agentur in der Bewerberakte ein Ausrufezeichen, wenn sich dieselbe Person auch in einer anderen Kampagne beworben hat — über alle Kampagnen hinweg. Diesen Hinweis schaltet die Kampagnen-Einstellung Duplikat-Hinweis; für Kundenzugänge gibt es ihn nicht, weil er Kampagnen anderer Kunden nennt.

Nur die Agentur. Ein Kundenzugang sieht weder den Punkt Löschen im Menü der Bewerberakte noch den Löschknopf über der Listenansicht noch den Papierkorb im Dubletten-Fenster — und ein Versuch am Bildschirm vorbei wird abgewiesen („Bewerber löschen kann nur die Agentur.“). Einen Schalter, der das je Kampagne freigibt, gibt es seit dem 3. September 2026 nicht mehr; die frühere Einstellung Kunden dürfen Bewerber löschen ist entfallen.

Gelöscht heißt Papierkorb, nicht weg: Der Bewerber wandert mit Notizen, Nachrichten und WhatsApp-Verlauf unter Einstellungen → Papierkorb und lässt sich dort standardmäßig 90 Tage lang zurückholen — durch einen Administrator. Vor dem Löschen kommt eine einfache Rückfrage; abtippen muss man bei einem einzelnen Bewerber nichts.

Wer als Kundenzugang eine Bewerbung entfernt haben möchte — etwa eine doppelte —, meldet es der Agentur, zum Beispiel in einer Notiz am Bewerber.

Im Menü der Bewerber-Detailansicht stehen zwei Einträge, und der Unterschied ist wichtig:

• PDF für den Kunden — Deckblatt und Profil: Name, Kontakt, Postleitzahl, Quelle, Status und alle Antworten aus dem Bewerbungsformular. Das ist das Dokument, das Sie weitergeben können.
• PDF mit internem Verlauf — dasselbe, plus eine zusätzliche Seite mit allen Notizen zum Bewerber. Telefonnotizen und Einschätzungen also. Diese Seite ist deutlich als „Interner Verlauf – nicht zur Weitergabe bestimmt“ gekennzeichnet, und der Dateiname trägt den Zusatz (intern).

Früher enthielt jedes erzeugte PDF den Verlauf. Wer es an einen Kunden weitergab, schickte die internen Notizen mit, ohne es zu merken. Deshalb müssen sie jetzt ausdrücklich angefordert werden.

Am Seitenfuß steht ein Hinweis, dass das Profil automatisch aus den in moreOS erfassten Angaben erstellt wurde. Das betrifft die Darstellung — die Angaben selbst stammen vom Bewerber. Hochgeladene Originalunterlagen bleiben davon unberührt und werden unverändert gespeichert.

Auf zwei Wegen, beide nehmen dasselbe zurück:

• Cmd+Z (auf Windows Strg+Z) irgendwo auf der Seite.
• Der Pfeil „Rückgängig“ in der Meldung, die nach dem Speichern oben rechts erscheint.

Zurückgenommen wird immer Ihre eigene letzte Änderung aus den letzten zehn Minuten. Beides zusammen ist Absicht: Die Änderung eines Kollegen soll ein beiläufiger Tastendruck nicht umwerfen, und etwas von heute Morgen soll er auch nicht erwischen.

Während Sie in einem Eingabefeld tippen, gehört Cmd+Z weiterhin dem Feld — dort macht es Ihren Tippfehler rückgängig, so wie überall sonst. Erst außerhalb greift moreOS zu.

Wollen Sie weiter zurück oder eine bestimmte ältere Änderung treffen: Der Änderungsverlauf in der Detailansicht zeigt, was wann von wem geändert wurde. Er ist der Nachweis; das Zurücknehmen läuft über die beiden Wege oben.

Erlaubt sind die Formate, in denen Bewerbungsunterlagen üblicherweise kommen:

• PDF — Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben
• Bilder — JPG, PNG, WEBP, HEIC (auch abfotografierte Dokumente)
• Word — DOCX
• Tabellen — XLSX und CSV

Die Obergrenze liegt bei 25 MB je Datei.

Bilder werden automatisch verkleinert. Ein Handyfoto ist heute schnell 10 MB groß, angezeigt wird es aber in einem Bruchteil davon. moreOS rechnet es beim Hochladen auf eine sinnvolle Größe herunter — lesbar bleibt es, auch wenn Sie hineinzoomen. Sie müssen also nichts vorbereiten: einfach hochladen. Ein zu großes Foto wird dadurch in aller Regel doch noch angenommen.

PDFs bleiben unverändert. Ein PDF nachträglich zu verkleinern hieße, es neu zusammenzubauen — dabei gehen erfahrungsgemäß Schriften oder Seiten verloren. Ein beschädigtes Zeugnis ist ein zu hoher Preis für ein paar gesparte Megabyte. Ist ein PDF zu groß, bekommen Sie eine Meldung und können es beim Bewerber neu anfordern.

moreOS lässt nur ausdrücklich zugelassene Formate zu — nicht alles außer einer Sperrliste. Der Grund: eine Liste verbotener Formate ist immer unvollständig, und jedes Jahr kommen neue dazu.

Bewusst nicht erlaubt sind unter anderem:

• Alte Office-Formate (.doc, .xls) und Makro-Dateien (.docm, .xlsm) — der klassische Weg, auf dem Schadsoftware in Unternehmen gelangt.
• Archive (.zip, .rar) — was darin steckt, lässt sich vor dem Öffnen nicht prüfen.
• .svg und .html — sehen wie Bilder oder Text aus, können aber Programmcode enthalten.
• .txt, .odt, .rtf — als Bewerbungsunterlage praktisch nie im Einsatz.

Zusätzlich prüft moreOS den Inhalt jeder Datei, nicht nur ihren Namen. Eine Programmdatei, die in „lebenslauf.pdf“ umbenannt wurde, wird erkannt und abgelehnt.

Fehlt Ihnen ein Format, das Sie regelmäßig brauchen? Schreiben Sie an service@24more.com — die Liste lässt sich erweitern.

Die Standard-Pipeline hat folgende Spalten:

• Unbearbeitet — frische Bewerbungen, noch nicht bearbeitet
• Nicht erreicht — wir haben versucht zu kontaktieren, ohne Erfolg
• In Kontakt — wir sind in Gesprächen mit dem Bewerber
• Interesse am Führerschein (kampagnenabhängig)
• Unterlagen eingereicht — Lebenslauf, Dokumente liegen vor
• Empfohlen (in älteren Kampagnen Vorstellungsgespräch) — vorqualifiziert, von 24MORE empfohlen
• Eingestellt — der Bewerber wurde übernommen
• Absage — kein Match

Über den grauen Balken am unteren Rand können Sie horizontal scrollen, um weitere Spalten zu sehen. Die Spalten können in Ihrer Kampagne anders aussehen — dazu mehr im Bereich Individualisierung.

Die Spalte heißt heute „Empfohlen". In älteren Kampagnen steht dort noch „Vorstellungsgespräch" — gemeint ist dasselbe, und moreOS behandelt beide gleich.

Sie bedeutet: Wir empfehlen Ihnen, diesen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Er ist von unserer Personalstelle vorqualifiziert.

Wichtig: Es bedeutet nicht, dass bereits ein Gespräch stattgefunden hat. Es heißt nur, dass der Bewerber dafür geeignet ist — Sie sind dran.

Sobald ein Bewerber in dieser Spalte landet, bekommen Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung von uns mit dem Hinweis: „Schauen Sie ins System, wir haben einen potenziellen Bewerber für Sie."

Nach dem Vorstellungsgespräch verschieben Sie den Bewerber bitte in die entsprechende Spalte:

• Eingestellt — wenn Sie den Bewerber übernommen haben
• Absage — wenn es nicht passt

Das ist nicht nur Buchhaltung — wir nutzen diese Daten, um zu analysieren, welche Bewerber-Profile in Ihrem Unternehmen besonders gut performen. Damit optimieren wir Ihre Kampagne kontinuierlich.

Klicken Sie in der Kanban- oder Listen-Ansicht einfach auf den Namen des Bewerbers. Sie sehen dann die Detailansicht mit allen Informationen:

• Linke Seite: alle Bewerber-Informationen — die Daten, die wir über das Schnellbewerbungs-Formular erfasst haben
• Oben: Status-Umschalter (Sie können hier direkt den Status setzen)
• Reiter „Dateien": hochgeladene Dokumente (Lebenslauf, Zeugnisse, etc.)
• Drei-Punkte-Menü: PDF-Export, Verschieben zwischen Kampagnen, CSV/JSON-Export

In der Detailansicht eines Bewerbers sehen Sie eine chronologische Liste aller Aktionen: Wann wurde er erstellt? Von wem wurde er in welche Spalte verschoben? Welche E-Mails wurden gesendet?

Was sich ändern lässt — und was dabei sichtbar bleibt. Der Verlauf ist als Nachweis gedacht, aber er ist nicht in Stein. Drei Dinge sind möglich, und jedes hinterlässt eine Spur:

• Eine eigene Notiz umschreiben — nur der Verfasser, auch kein Administrator. Der Eintrag trägt danach die Marke bearbeitet.
• Einen Zeitpunkt korrigieren — nur Administratoren. Der ursprüngliche Zeitpunkt bleibt daneben stehen, gekennzeichnet als korrigiert.
• Einen Eintrag entfernen — die eigene Notiz darf jeder aus der Agentur löschen, eine fremde nur ein Administrator. Ein Kundenzugang kann nichts löschen. WhatsApp-Nachrichten lassen sich aus dem Verlauf nehmen, ebenfalls nur als Administrator.

Was NICHT geändert werden kann: wer eine Notiz geschrieben hat, wann etwas passiert ist (ohne dass die Korrektur danebensteht), und die automatisch mitgeschriebenen Änderungen an Feldern und Status — die entstehen im System und hat niemand in der Hand.

Für Compliance heißt das: Der Verlauf belegt, was passiert ist und dass daran später etwas geändert wurde. Er ist kein unveränderliches Protokoll und sollte auch nicht als solches zugesagt werden.

Die Detailansicht eines Bewerbers hat zwei Hälften. Links steht, wer diese Person ist: Stammdaten und die Antworten aus dem Formular. Rechts steht, was passiert ist — und das ist in Reiter aufgeteilt.

Verlauf ist die vollständige Akte, nach Tagen sortiert: Notizen, WhatsApp-Nachrichten, hochgeladene Dateien, gesendete E-Mails, jeder Statuswechsel und ganz unten die Anlage des Bewerbers samt Quelle. Jede Tagesüberschrift lässt sich zuklappen — bei einem Bewerber mit langer Geschichte scrollt man sonst an allem vorbei, was man sucht.

Notizen, Dateien und E-Mails zeigen jeweils nur eine Sorte daraus. Die Zahl am Reiter sagt, wie viele es sind; steht keine da, ist nichts vorhanden.

Chat zeigt die WhatsApp-Unterhaltung mit diesem Bewerber — und seit dem 24.08.2026 schreiben Sie dort auch. Es ist derselbe Chat wie im WhatsApp-Bereich, nur ohne die Liste daneben: In einer Akte gibt es nichts zu wählen. Alles, was dort gilt, gilt hier mit — das 24-Stunden-Fenster von WhatsApp, die Vorlagenpflicht außerhalb davon und die dreißig Sekunden zum Abbrechen. Ohne hinterlegte Telefonnummer steht statt des Eingabefeldes der Grund dafür.

Seit wann kommt hier nichts mehr? Auf jeder Kampagnenkachel steht, wann die letzte Bewerbung kam — und ab drei Tagen Stille steht es in Warnfarbe, ab sieben in Rot. Der Text bleibt derselbe; die Farbe macht ihn auf einer Seite mit dreißig Kacheln nur auffindbar.

Der Grund für diese Anzeige: Die Kachel zeigte bisher, WIE VIELE Bewerber gekommen sind. Eine Kampagne mit 200 Bewerbern und drei Wochen Stille sah damit besser aus als eine mit 12, von denen einer heute kam. Eine frisch angelegte Kampagne ohne Bewerber gilt übrigens nicht als still — sie hat noch nicht angefangen.

Vorqualifizierung. Hat die Kampagne ein Prüfschema hinterlegt, steht es oben in der Akte: die Fragen, die an jedem Bewerber beantwortet werden sollen. Vier Arten — Ja/Nein, Freitext, Zahl und Auswahl. Neben jeder Antwort steht, wer sie gegeben hat; bei einer Vorqualifizierung ist das die halbe Auskunft, denn „ja" allein sagt nicht, ob heute jemand gefragt hat oder vor drei Monaten.

Was als Pflicht markiert ist, zählt oben als „offen", bis es beantwortet ist. Aufgehalten wird dadurch nichts — moreOS zeigt, was fehlt, und blockiert nicht. Eine Pflicht, die einen Statuswechsel verhindert, ist eine Regel, die jemand um 17 Uhr umgehen muss und dann umgeht, indem er irgendetwas einträgt.

Eingerichtet wird das Schema in der Kampagne, unter Einrichtung → Vorqualifizierung — was ein Busfahrer mitbringen muss, ist etwas anderes als bei einer Pflegekraft. Dort steht auch der Schalter „Der Kunde darf diese Fragen sehen und beantworten". Er steht auf nein, und das ist Absicht: Die Fragen verraten, wonach aussortiert wird. Wer die Vorqualifizierung an den Kunden geben will, schaltet ihn ausdrücklich ein; ein Kunde ohne dieses Recht sieht die Fragen nicht und erfährt auch nicht, dass es welche gibt.

Wird eine Frage später umformuliert, bleiben die Antworten stehen. Wer eine Frage aus dem Schema entfernt, verliert ihre Antworten nicht — sie werden nur nicht mehr angezeigt.

Zuständig. Über den Reitern steht, wer sich in der Agentur um diesen Bewerber kümmert. Bisher war das eine Sache der Kampagne — das reicht, solange ein Mensch sie betreut; teilen sich drei Recruiter dieselbe, kann niemand sagen, wer diesen einen Bewerber angerufen hat. Wer eine Aufgabe anlegt, bekommt den Zuständigen vorgeschlagen statt sich selbst.

Der Kunde sieht das Feld nicht — weder den Namen noch, dass es das Feld gibt. Wer intern woran arbeitet, ist unsere Arbeitsteilung. Jede Änderung steht im Änderungsverlauf: Wer zuletzt abgegeben hat, ist die erste Frage, wenn ein Bewerber liegen geblieben ist.

Aufgaben ist der Reiter für das, was an diesem Bewerber noch zu tun ist: eine Aufgabe ohne festen Zeitpunkt, eine Wiedervorlage auf ein Datum, ein Termin auf eine Uhrzeit. Jeder Eintrag gehört jemandem — ohne Angabe demjenigen, der ihn anlegt — und wird fällig in dessen Glocke gemeldet. Wer ihn abhakt, sieht die Meldung verschwinden; die Aufgabe selbst bleibt durchgestrichen stehen, damit nachvollziehbar bleibt, dass etwas getan wurde.

Eine Wiedervorlage ohne Datum lässt moreOS nicht zu — sie wäre eine Notiz, und die gibt es schon. Ein Termin ohne Uhrzeit ebenso wenig.

Nicht jeder sieht alle sechs. Aufgaben, E-Mails und Chat sind der Agentur vorbehalten — ein Kunden- oder Recruiter-Zugang sieht sie nicht, auch nicht mit WhatsApp-Freigabe. Grund: Die Mailliste verrät, dass eine Absage ein Serienbrief war, dass eine Automatisierung geschrieben hat, und die interne Adresse dessen, der freigegeben hat. Das ist unsere Arbeitsweise, nicht die Nachricht an den Bewerber.

Notizen hängt zusätzlich am Schalter „Kunden sehen den Notizverlauf“ der Kampagne. Ein Reiter, den es für Sie nicht gibt, steht nicht leer da, sondern gar nicht.

Ein Kundenzugang sieht also: Verlauf, Dateien und — sofern die Kampagne es zulässt — Notizen. Im Verlauf fehlen ihm die E-Mail-Einträge.

Selbst eine E-Mail schreiben. Im Reiter E-Mails steht oben E-Mail schreiben. Betreff und Text eintippen, wahlweise eine Textvorlage einsetzen — abgeschickt wird über dasselbe Postfach, aus dem auch die Automatisierungen dieser Kampagne kommen, und mit derselben Hülle. Der Bewerber sieht also keinen Unterschied, und in der Akte steht die Mail hinterher genauso wie jede andere.

Zwei Dinge, die dabei absichtlich passieren: Steht im Text ein Platzhalter, der sich nicht auflösen lässt — etwa {{upload_link}}, für den es gerade keinen Link gibt —, wird die Mail gar nicht erst angelegt; sonst stünde die geschweifte Klammer beim Empfänger im Satz. Und ist die Versandfreigabe eingeschaltet, geht die Mail nicht sofort hinaus, sondern wartet unter Wartet auf Freigabe — der Hinweis nach dem Klick sagt, welcher der beiden Fälle gerade gilt.

In der Detailansicht, Reiter E-Mails. Dort steht alles, was moreOS an diese Person geschickt hat — aus Automatisierungen, aus Serienmails des Bewerberpools und von Hand ausgelöste. Ein Klick auf den Betreff klappt den Text auf, so wie der Bewerber ihn bekommen hat.

Rechts an jeder Zeile steht, wie es der Nachricht ergangen ist:

• Gesendet — draußen, mit Zeitpunkt.
• Eingeplant — angelegt und wartet auf ihren Versandzeitpunkt.
• Wartet auf Freigabe — sie geht erst hinaus, wenn jemand sie freigibt. Das betrifft nur Agenturen, die Freigabe vor Versand eingeschaltet haben.
• Verworfen — bewusst nicht verschickt. Die Zeile bleibt trotzdem stehen: dass etwas vorgesehen war und abgelehnt wurde, ist die Auskunft, die man Wochen später braucht.
• Nicht zugestellt — moreOS hat es versucht und ist gescheitert. Der Grund steht direkt daneben in der Zeile, damit man nicht raten muss: keine Adresse beim Bewerber, ein abgewiesenes Postfach, oder ein eingestellter Empfänger, der sich zu nichts auflöst (etwa Kunde, wenn es keinen Kundenzugang für diese Kampagne gibt und am Kundensatz auch keine Adresse steht).

WhatsApp-Nachrichten stehen hier nicht, auch wenn sie aus einer Automatisierung stammen — die finden Sie im Reiter Chat.

In der Detailansicht rechts, im Reiter Verlauf oder Notizen: das Feld „Notiz verfassen…“ steht in beiden gleich oben. Was Sie dort schreiben, steht anschließend darunter im Verlauf — mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt.

Enter speichert die Notiz, Umschalt + Enter macht eine neue Zeile. Das Feld wächst dabei mit; eine Gesprächsnotiz über mehrere Zeilen ist also kein Problem.

Wer sieht die Notizen? Alle Zugänge der Agentur — und, sofern die Kampagne es zulässt, auch Kunden- und Recruiter-Zugänge. Das ist die Voreinstellung und in vielen Kampagnen erwünscht: Der Kunde schreibt seine Rückmeldung zum Bewerber gleich dort hinein. Wenn Sie den Verlauf für sich behalten wollen, schalten Sie ihn in den Kampagnen-Einstellungen unter „Kunden sehen den Notizverlauf“ ab.

Ins PDF für den Kunden gehen die Notizen nie — unabhängig von diesem Schalter. Sie stehen nur im PDF mit internem Verlauf, und das muss ausdrücklich angefordert werden.

Darüber steht das Feld Beschreibung. Der Unterschied: die Beschreibung ist der aktuelle Stand zu dieser Person und wird überschrieben, eine Notiz ist ein Eintrag zu einem Zeitpunkt und bleibt stehen.

Ändern: nur Ihre eigene. Klicken Sie einfach auf den Text Ihrer Notiz — der Kasten wird zum Feld, mit derselben kleinen Leiste, mit der Sie die Notiz geschrieben haben. Ein Haken speichert, das Kreuz verwirft. Der Stift rechts oben (beim Überfahren) tut dasselbe. Bei einer fremden Notiz passiert beim Klick nichts; markierter Text und Links darin bleiben, was sie sind.

Auch ein Administrator kann eine fremde Notiz nicht umschreiben, und das ist Absicht: Der Eintrag bliebe stehen — mit dem Namen des Verfassers darüber — und trüge fremde Worte. Das wäre keine Aufsicht mehr, sondern eine untergeschobene Aussage in einem Verlauf, der als Nachweis gelesen wird.

Eine geänderte Notiz trägt danach die Marke bearbeitet. Wer sie liest, sieht also, dass der Wortlaut nicht der erste ist.

Löschen: Ihre eigene Notiz dürfen Sie selbst entfernen, eine fremde nur ein Administrator. Ein Kundenzugang kann gar nichts löschen — er darf in den Verlauf hineinsehen, aber nichts daraus nehmen. Vor dem Löschen kommt immer eine Rückfrage; gelöscht ist danach endgültig.

Eine Ausnahme: Der Vermerk zu einer versendeten Nachricht lässt sich nicht ändern. Sein Text beschreibt, was hinausgegangen ist — stünde dort etwas anderes als in der Mail beim Bewerber, wäre der Verlauf als Nachweis wertlos.

Weil er keine ist. Bis zum 01.09.2026 legte moreOS bei jedem Statuswechsel und beim Anlegen eines Bewerbers selbst eine Notiz an („Statuswechsel zu …“, „Erstellt“). Im Verlauf standen dadurch zwei Zeilen für denselben Vorgang: der Statuswechsel und eine Notiz, die dasselbe noch einmal sagte.

Seit dem 01.09.2026 gilt die Trennung:

• Der Verlauf schreibt mit, was passiert ist — Statuswechsel, geänderte Felder, versendete Nachrichten, hochgeladene Dateien. Das macht moreOS von selbst.
• Eine Notiz ist ausschließlich das, was ein Mensch geschrieben hat.

Der Reiter Notizen zeigt deshalb nur noch Geschriebenes. Wollen Sie zu einem Statuswechsel etwas festhalten, schreiben Sie die Notiz dazu — von Hand, mit Ihren Worten.

Seit dem 03.09.2026 gilt das auch für alles, was moreOS selbst vermerkt: „Unterlagen gesichtet“, „E-Mail an … geschrieben“, die Meldungen zum Upload-Link, „Aus Datenbank importiert“. Diese Vermerke standen bis dahin neben den echten Notizen, weil sie die Adresse dessen tragen, der den Vorgang ausgelöst hat. Jetzt tragen sie ein Kennzeichen, und der Reiter lässt sie weg — im Verlauf stehen sie weiterhin.

Es geht dabei nichts verloren: Der Statuswechsel steht weiterhin im Verlauf, mit Zeitpunkt und mit dem Namen dessen, der ihn ausgelöst hat.

Klicken Sie auf den Wert. Der Name, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, die Postleitzahl und jede Formularantwort werden beim Klick zum Eingabefeld — der Cursor steht schon darin. Enter speichert, Escape verwirft; oben rechts im Profil stehen dieselben zwei Wege als Knöpfe (Änderung speichern, Zurück). Der Knopf Bearbeiten öffnet wie bisher alle Felder auf einmal.

Kopieren geht weiterhin mit einem Klick — auf das kleine Symbol rechts neben dem Wert. Vorher kopierte der Klick auf den Wert selbst; jetzt öffnet er das Feld, und das Symbol kopiert.

Jede Änderung steht danach im Verlauf des Bewerbers: welches Feld, alter und neuer Wert, wer und wann. Eine Formularantwort erscheint dort als „Frage ‚…‘“. In den ersten 30 Sekunden lässt sich jede Änderung dort mit einem Klick zurücknehmen.

Ja, sofort. Die Auswahl neben dem Namen speichert beim Wählen; Sie müssen nichts bestätigen. Im Verlauf darunter erscheint der Wechsel im selben Moment — Sie können also gleich nachsehen, ob er angekommen ist.

Bis zum 01.09.2026 war das anders: Die Auswahl merkte sich den neuen Status nur, gespeichert wurde er erst über den Bearbeiten-Weg. Wer nur den Status umstellte und das Fenster schloss, hatte nichts geändert.

Eine Ausnahme: Solange Sie das Profil im Bearbeiten-Modus haben, speichert der Status nicht sofort mit. Dort stehen womöglich halbfertige Eingaben in denselben Daten — Name, Adresse, Postleitzahl —, und die sollen nicht durch einen Statuswechsel mitgespeichert werden. In diesem Fall speichert alles gemeinsam, wenn Sie das Bearbeiten abschließen.

Dreißig Sekunden lang lässt sich der Wechsel direkt aus der Meldung heraus zurücknehmen.

In den Kampagnen-Einstellungen mit dem Schalter „Kunden sehen den Notizverlauf“. Er gilt je Kampagne und betrifft Kunden- und Recruiter-Zugänge.

Eingeschaltet (so ist es voreingestellt): Diese Zugänge lesen die Notizen und können selbst welche schreiben. In vielen Kampagnen ist genau das die Zusammenarbeit — die Rückmeldung des Kunden steht dann an derselben Stelle wie Ihre Telefonnotiz.

Ausgeschaltet: Der Reiter Notizen und das Notizfeld verschwinden bei diesen Zugängen ganz. Sie sehen sie nicht leer, sondern gar nicht — und schreiben kann dort auch niemand mehr. Auch die Spalte Anzahl Notizen bleibt für sie leer, sonst verriete die Zahl, was der Verlauf verbirgt.

Der Reiter Verlauf bleibt dagegen stehen, nur ohne die Notizen darin. Er zeigt auch hochgeladene Dateien, Statuswechsel und die Anlage des Bewerbers — alles Dinge, die dieser Schalter nie verborgen hat. (Gesendete E-Mails stehen dort nur für Zugänge der Agentur, siehe unten.) Ihn ganz zu schließen würde einem Kundenzugang mehr wegnehmen, als hier eingestellt wird.

Was der Schalter nicht betrifft: die Änderungen am Bewerber darunter — wer wann welches Feld geändert hat — und den WhatsApp-Verlauf. Der hat seinen eigenen Haken je Zugang: ohne ihn sieht ein Kundenzugang gar keinen WhatsApp-Bereich, mit ihm die Unterhaltungen seiner eigenen Bewerber — unabhängig davon, wie dieser Schalter hier steht.

Die Umstellung gilt sofort und rückwirkend für alle Bewerber der Kampagne. Bereits geschriebene Notizen bleiben erhalten; sie sind für diese Zugänge nur nicht mehr sichtbar.

Ja, über Textvorlagen. „Nicht erreicht, Mailbox besprochen“ schreibt man am Tag dreißigmal — und jedes Mal ein bisschen anders, bis der Verlauf nicht mehr zu überfliegen ist.

Es gibt zwei Wege zur Liste, und beide führen zur selben:

• Schrägstrich — im Notizfeld / tippen. Die Liste geht auf und filtert mit, während Sie weiterschreiben: /ne führt direkt zu „Nicht erreicht“. Mit ↑ ↓ wählen, Enter einfügen, Esc schließen — die Hände bleiben auf der Tastatur.
• Das Blitzsymbol — neben dem Notizfeld und in der Werkzeugleiste der Beschreibung. Dort öffnet sich dieselbe Liste mit einem Suchfeld.

Platzhalter füllen sich von selbst. Steht in der Vorlage {{lead_firstname}}, dann steht im Feld der Vorname des Bewerbers, der gerade offen ist. Es sind dieselben Platzhalter wie in den Bewerbermails, dazu drei, die es nur hier gibt: {{datum}}, {{uhrzeit}} und {{ich}} für Ihren eigenen Namen. In der Liste sehen Sie jede Vorlage bereits gefüllt — also „Tom nicht erreicht am 19.08.2026“ und nicht die Platzhalter.

{{hier}} ist die Einfügemarke: Dort steht der Cursor nach dem Einfügen. Bei „Rückruf vereinbart für den …“ können Sie also sofort weiterschreiben, ohne die Stelle zu suchen.

Der schnellste Weg zu einer eigenen Vorlage: Notiz schreiben, Liste öffnen, „Aus diesem Text“.

Das entscheiden Sie beim Anlegen unter Sichtbar für:

• Nur ich — Ihr Notizzettel. Niemand sonst sieht sie, niemand sonst kann sie ändern, auch kein Administrator.
• Alle im Team — die abgestimmte Formulierung der Agentur. Jeder Zugang kann sie benutzen; anlegen und ändern kann sie nur ein Administrator, denn wer sie ändert, ändert sie für alle. Kundenzugänge sehen sie nicht.

Ein Administrator kann eine eigene Vorlage später zum Teamstandard machen — und umgekehrt. Beim Weg zurück fragt moreOS nach: Auf „Nur ich“ gestellt verschwindet sie bei allen anderen.

Verwaltet wird beides unter Einstellungen → Inhalte → Textvorlagen: dort stehen Ihre eigenen und die des Teams untereinander, mit Kürzel und Text. Hat eine Agentur noch keine geteilten Vorlagen, legt ein Administrator dort mit einem Klick zehn Startvorlagen an — nicht erreicht, Termin vereinbart, Absage und so weiter. Ein Vorschlag zum Weiterschreiben, kein Standard: jede lässt sich ändern und löschen.

Und seit dem 25.08.2026 gibt es eine dritte Frage daneben: Soll der Kunde die Vorlage sehen? Der Schalter „Auch für den Kunden sichtbar" steht im selben Fenster, eine Zeile unter der Sichtbarkeitswahl — und er ist bewusst kein dritter Knopf in dieser Reihe, denn er schließt „Nur ich" und „Alle im Team" nicht aus, sondern kommt hinzu. Eine Vorlage kann für den Kunden freigegeben sein, ohne im Team zu stehen.

Freigeben darf sie jeder Zugang der Agentur, nicht nur ein Administrator: Wer einen Kunden betreut, pflegt auch die Bausteine dafür. Der Kundenzugang selbst kann den Schalter nicht sehen — er soll nicht entscheiden, was er sehen darf.

Bestehende Vorlagen bleiben intern. Alles, was vor diesem Tag angelegt wurde, ist nicht freigegeben, und das ist Absicht: Ein umgekehrter Standard hätte mit einem Schlag jede interne Notiz — „nochmal nachfassen", „Kevin übernimmt" — bei jedem Kunden sichtbar gemacht. Wer eine Vorlage teilen möchte, legt den Schalter um.

Über den Trichter links über der Bewerberliste. Er trägt kein Wort, nur das Zeichen — und eine Zahl, sobald etwas eingestellt ist („Filter — 2 Bedingungen gesetzt"). Was Sie dort einstellen, wirkt sofort und überall gleichzeitig: im Brett, in der Liste und auf der Karte. Es sind drei Blicke auf dieselbe Auswahl, kein eigener Filter je Ansicht.

Das Menü hat zwei Ebenen — das ist der Grund, warum es auch bei einer Kampagne mit dreißig Formularfragen übersichtlich bleibt:

Ein Klick auf eine Zeile führt eine Ebene tiefer, der Pfeil oben links wieder zurück. Die Übersicht bleibt dadurch immer gleich lang. Ganz oben steht ein Suchfeld „Filter suchen …" — tippen Sie den Namen des Filters, statt zu scrollen. Beim Öffnen sind Sie immer wieder auf Ebene 1, nicht dort, wo Sie zuletzt waren.

Die sieben festen Filter

• Status — die Spalten Ihrer Kampagne, jede mit Farbpunkt und der Anzahl dahinter. Mehrere zugleich anhaken ist ein „oder": Sie sehen dann alle Bewerber aus diesen Spalten.
• Erstellt am — wann die Bewerbung einging. Letzte 24 Stunden, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage sind gleitende Fenster auf die Stunde genau. Diese Woche (ab Montag), Dieser Monat, Dieses Jahr sind Kalenderabschnitte. Darunter Eigener Zeitraum mit Von und Bis. Ein zweiter Klick auf denselben Bereich wählt ihn wieder ab.
• Zuletzt geändert — die Frage „wie frisch ist das?", und sie geht in beide Richtungen. Oben Letzte 24 Stunden / 7 Tage / 30 Tage: woran wurde gearbeitet. Darunter, durch einen Strich getrennt, Ohne Bewegung seit 7, 14, 30, 60 oder 90 Tagen: was liegen geblieben ist. Die beiden schließen einander aus — wählen Sie eine, verschwindet die andere. Absicht: beides zugleich ergibt zuverlässig null Treffer.
• Anzahl Dateien — zwei Felder, Mindestens und Höchstens. Leer heißt „keine Grenze". Höchstens 0 ist die Frage „wer hat noch keine Unterlagen geschickt?".
• Anzahl E-Mails — dieselben zwei Felder. Höchstens 0 heißt hier: „wen hat noch nie jemand angeschrieben?".
• Quelle — über welchen Kanal die Bewerbung kam, je mit Anzahl. Steht nur da, wenn es für die Kampagne überhaupt mehrere Quellen gibt.
• Kontaktdaten — zwei Schalter: Nur mit Telefonnummer und Nur mit E-Mail. Der schnellste Weg zu einer Anrufliste.

Und jede Frage aus Ihrem Bewerbungsformular

Unter einem Trennstrich steht jede Frage der Kampagne als eigene Zeile — Führerschein, Berufserfahrung, Verfügbarkeit, was auch immer gefragt wird. Eintippen müssen Sie dabei nichts. Öffnen Sie eine Frage, stehen dort die Antworten, die tatsächlich eingegangen sind — die häufigste zuerst, mit der Zahl dahinter. Sie sehen also vor dem Klick, ob sich der Filter lohnt. Mehrere Haken in derselben Frage sind ein „oder".

Bei sehr vielen verschiedenen Antworten stehen die 40 häufigsten da und darunter, wie viele es insgesamt sind. Alles Weitere erreichen Sie über „Eigene Bedingung …" mit enthält, ist, ist nicht, größer als, kleiner als, vor dem, nach dem, ist leer oder ist ausgefüllt. Welche davon angeboten werden, hängt an der Art der Frage: bei einer Zahl ergibt „größer als" Sinn, bei einem Datum „vor dem". Je Frage gilt eine Bedingung.

Suchfeld, und wie alles zusammenwirkt

Rechts in der Leiste steht getrennt davon das Feld „Suche". Es sucht beim Tippen in Name, Telefonnummer, E-Mail und Quelle — nicht in den Formularantworten. Dafür sind die Filterzeilen da.

Alles wird mit UND verknüpft. Status und Zeitraum und Formularantwort — jede weitere Bedingung macht die Liste kleiner, nie größer. Ein „oder" gibt es nur innerhalb eines Filters: mehrere Status, mehrere Quellen, mehrere Antworten auf dieselbe Frage.

Zurücksetzen — drei Wege, dieselbe Wirkung

• Der Knopf „Filter zurücksetzen" in der Leiste. Er erscheint nur, wenn wirklich etwas gefiltert ist.
• Der Knopf „Zurücksetzen" im Fuß des Filtermenüs. Der Fuß scrollt nicht mit, er ist immer erreichbar.
• Die Pille „Alle" ganz links in der Ansichtenleiste.

Alle drei nehmen Status, Zeiträume, Bedingungen und das Suchfeld zurück. Fünf abgewählte Status müssen Sie also nicht einzeln wieder anhaken.

Ein Filter überlebt das Weggehen nicht. Wechseln Sie die Kampagne oder verlassen die Seite, steht die Liste wieder auf „alle". Das ist Absicht — sonst suchte man am nächsten Morgen den Fehler in einer Liste, die nur gefiltert ist. Wenn Sie eine Zusammenstellung behalten wollen, speichern Sie sie als Smart View; wie das geht, steht unter Kann ich eine Filterkombination speichern?

Der Filter wirkt bis in den Export. Leiten Sie Bewerber als CSV aus, fragt der Dialog ausdrücklich: „Nur die gefilterten" oder „Alle Bewerber dieser Kampagne".

Fehlt Ihnen ein Filterkriterium, sagen Sie uns Bescheid — wir bauen es ein.

Über die Karte. Rechts über der Bewerberliste stehen drei Ansichten nebeneinander: Liste, Brett und Karte. Die Karte setzt für jede Postleitzahl einen Punkt und schreibt die Zahl der Bewerber hinein; der Einsatzort der Kampagne ist als Bezugspunkt markiert. Was Sie im Trichter eingestellt haben, gilt auf der Karte genauso — filtern Sie auf einen Status, zeigt die Karte nur diese Bewerber. Unten steht, wie viele Bewerber keine Postleitzahl angegeben haben und deshalb keinen Punkt bekommen.

Über die Liste. Steht die Postleitzahl als Spalte in der Liste, sortiert ein Klick auf die Spaltenüberschrift danach — auf- und absteigend. Welche Spalten die Liste zeigt, legt die Einrichtung der Kampagne fest (Ansichten → Tabelle).

Nicht über das Suchfeld. Die Suche über der Liste findet Name, Telefonnummer, E-Mail und Quelle — keine Postleitzahl und keinen Ortsnamen.

Es heißt: Jemand wartet auf Sie. Gezählt werden Bewerber, die seit mehr als drei Tagen in der Spalte stehen, in der wir sie Ihnen empfehlen — je nach Kampagne heißt sie Empfohlen oder, in älteren, noch Vorstellungsgespräch. Beides ist dasselbe. Dorthin verschieben wir jemanden, wenn wir ihn vorqualifiziert haben — ab da liegt der nächste Schritt bei Ihnen.

Wer genau, steht im Hinweis. Fahren Sie mit der Maus über die Zahl, dann stehen die Namen da, jeder mit der Zahl der Tage. Sind es mehr als fünf, nennt der Hinweis die fünf, die am längsten warten, und darunter, wie viele es sonst noch sind.

Was NICHT gezählt wird: frisch eingegangene Bewerbungen, die noch niemand angerufen hat. Das ist unsere Arbeit, nicht Ihre, und sie steht deshalb nicht auf Ihrer Kachel. Die Zahl daneben — neu — sagt Ihnen trotzdem, dass etwas hereingekommen ist.

Die Zahl wird wieder kleiner, sobald der Bewerber seine Spalte verlässt: eingestellt, abgesagt, oder zurück zu uns. Ein Kommentar allein reicht nicht — sie hängt an der Spalte, nicht am letzten Anfassen.

Wie Ihre Spalte heißt, spielt keine Rolle. Wir zählen sie an ihrer Bedeutung, nicht an der Schreibweise: Empfohlen, Vorstellungsgespräch und Abwandlungen mit Zusatz (Vorstellungsgespräch Lingen) gelten gleich. Nur was ausdrücklich verneint oder erledigt ist — Nicht empfohlen, Absage nach Vorstellungsgespräch — zählt nicht mit.

Auf der Kampagnenkachel steht beides. Neu sind Bewerbungen der letzten 24 Stunden, die noch im Eingangsstatus stehen. Überfällig heißt: seit über einem Tag unverändert im Eingangsstatus — und jünger als 30 Tage, was älter ist, gilt als erledigt oder vergessen und wird nicht mehr gezählt. In der Seitenleiste färbt sich die Zahl an der Kampagne orange, sobald neue dabei sind.

Der Kunde sieht diese Zahl nicht. Auf seiner Kachel zählt überfällig etwas anderes: wer seit mehr als drei Tagen in der Empfehlungsspalte auf seine Rückmeldung wartet — Empfohlen oder, in älteren Kampagnen, Vorstellungsgespräch. Unsere Liegezeit ist unsere Arbeit — sie als Mahnung auf seine Kachel zu schreiben, hätte ihn zu etwas aufgefordert, das er gar nicht tun kann.

In der Liste hilft der Trichter. Erstellt am → Letzte 24 Stunden zeigt, was gerade hereingekommen ist. Zuletzt geändert → Ohne Bewegung seit 7, 14, 30, 60 oder 90 Tagen zeigt, was liegen geblieben ist — egal in welchem Status. Beide Filter lassen sich mit einem Status verbinden: „Ohne Bewegung seit 14 Tagen" und Status „In Kontakt" ist die Liste derer, bei denen ein Rückruf fällig ist.

Auf dem Brett sehen Sie es an der Spalte: Wer in „Neu" steht, wurde noch nicht angefasst. Wer die Automatisierungen einer Kampagne einrichten darf, kann sich außerdem nach 24 Stunden, 72 Stunden oder 7 Tagen Liegezeit erinnern lassen — wahlweise nur für bestimmte Status.

Ja, auf zwei Wegen.

Innerhalb einer Kampagne über das Suchfeld in der Bewerber-Liste. Dort finden Sie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und alle anderen erfassten Felder. Die Suche ist „live" — Treffer erscheinen während des Tippens.

Über die ganze Anwendung mit dem Suchfenster: oben rechts die Lupe, oder von jeder Seite aus mit ⌘F beziehungsweise Strg + F. Es findet Bewerber, Telefonnummern, Kunden und Kampagnen zugleich — nach Art gruppiert.

Das Fenster lässt sich vollständig mit der Tastatur bedienen: ↑ ↓ wählen einen Treffer, Enter öffnet ihn, Esc schließt. Die Kürzel stehen unten im Fenster, damit man sie nicht suchen muss.

Ab zwei Zeichen wird gesucht. Bei einem einzelnen Buchstaben würde die halbe Datenbank geladen — deshalb steht dort stattdessen ein Hinweis, wonach sich suchen lässt.

Umlaute, egal wie getippt. Wer am Telefon „Müller“ hört, tippt Muller, Mueller oder Müller — alle drei finden dieselbe Person. Das gilt auch für Akzente in polnischen, türkischen oder rumänischen Namen.

Mehrere Wörter, in beliebiger Reihenfolge. Müller Max und Max Müller sind dieselbe Suche. Mehrere Wörter grenzen ein: müller busfahrer zeigt die Müller in dieser Kampagne, nicht alle Müller und alle Busfahrer.

Telefonnummern in jeder Schreibweise. 0173 402 5315, +49 173 4025315 und 1734025315 finden dieselbe Nummer — mit Leerzeichen, mit Vorwahl, ohne.

Auch abseits des Namens: Postleitzahl, E-Mail-Adresse, Merkmale, Quelle, Beschreibung und die Antworten aus dem Bewerbungsformular. Wer nach Staplerschein sucht, sucht nach einer Antwort und findet sie.

Auch Archiviertes. Es ist nicht gelöscht, und meist sucht man genau danach. Solche Treffer tragen ein kleines Archiv neben der Zeit.

Die Treffer stehen nach Güte sortiert: der genaue Name zuerst, dann Namensanfänge, dann alles Übrige. Gibt es mehr, als ins Fenster passt, steht in der Überschrift „20 von 214“ und darunter ein Hinweis — eine gekürzte Liste soll nicht aussehen wie eine vollständige.

Jeder sieht dabei nur, was er ohnehin sehen darf: ein Kundenzugang findet ausschließlich seine eigenen Kunden und Kampagnen.

In der Detailansicht des Bewerbers, rechte Spalte, Reiter „Dateien“ — die Zahl daneben sagt, wie viele es sind. Dort sehen Sie alle Dokumente — Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, etc. — und können sie einzeln oder gesammelt herunterladen. Jeder Upload steht zusätzlich im Reiter Verlauf, mit Zeitpunkt und mit dem Vermerk, ob der Bewerber ihn selbst hochgeladen hat.

Wenn ein Bewerber noch keine Dateien hat (z.B. weil er sich gerade erst beworben hat), bleibt der Tab leer.

Im Bewerber unter Dateien → Unterlagen anfordern. Sie kreuzen an, was gebraucht wird — vorbelegt sind Lebenslauf, Führerschein, Schlüsselzahl 95 und Fahrerkarte — und bekommen eine persönliche Adresse zum Kopieren. Die schicken Sie per Mail oder WhatsApp.

Der Bewerber öffnet sie auf dem Handy, fotografiert seine Unterlagen und ist fertig. Er muss sich nirgends anmelden und nichts installieren.

Zur Auswahl stehen sechs Unterlagen: Lebenslauf, Führerschein, Schlüsselzahl 95, Fahrerkarte, Arbeitszeugnis und „Sonstige Unterlage". Vorbelegt sind Lebenslauf, Führerschein, Schlüsselzahl 95 und Fahrerkarte — bei Fahrern die Regelfälle. Das Arbeitszeugnis steht bereit, ist aber abgewählt: Wer alles ankreuzt, fordert einen Bewerber zu einer Sammelaktion auf, und die häufigste Antwort darauf ist gar keine.

Personalausweis und Aufenthaltstitel gibt es bewusst nicht. Sie tragen Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus — besondere Kategorien im Sinne der DSGVO, die in einer Bewerberakte nichts zu suchen haben, solange niemand ausdrücklich anders entschieden hat.

Was der Link kann — und was nicht. Er erlaubt genau eines: an diese eine Bewerberakte etwas anzuhängen. Lesen kann darüber niemand etwas: kein Nachname, keine Adresse, keine Telefonnummer, auch nicht die schon vorhandenen Dateien. Auf der Seite stehen nur der Vorname und der Name des Unternehmens. Das ist Absicht — Bewerbungsmails werden weitergeleitet und über die Schulter gelesen.

Der Link gilt 14 Tage, danach führt er ins Leere. Höchstens 10 Dateien und zusammen 60 MB. Fordern Sie beim selben Bewerber ein zweites Mal an, bekommt er denselben Link — sonst hätte er zwei Adressen, von denen die ältere nicht mehr geht, und natürlich öffnet er die ältere.

Wenn etwas ankommt, steht im Reiter Dateien ein Hinweis: „Der Bewerber hat Unterlagen hochgeladen — seit 2 Tagen ungesichtet." Ein Klick auf Gesichtet räumt ihn weg. Jede Datei trägt außerdem, um welche Unterlage es sich handelt und dass der Bewerber sie selbst hochgeladen hat.

Kundenzugänge sehen den Hinweis nicht und können ihn nicht wegklicken. Dürfte der Kunde das, käme die Aufgabe bei Ihnen nie an.

Ja. Jede neue Kampagne bringt dafür die Vorlage „Unterlagen anfordern" mit — ausgeschaltet wie alle anderen. Sie greift nach 3 Tagen ohne Statusänderung: Wer auf die Eingangsbestätigung geantwortet hat, ist bis dahin in einem anderen Status und bekommt sie nicht.

Seit dem 03.09.2026 genügt der Haken. Kreuzen Sie im Bearbeiten-Dialog unter Unterlagen beim Bewerber anfordern eine Unterlage an, wechselt die Vorlage von selbst auf ihre Fassung mit Unterlagen — mit Aufforderung, Knopf und den Sätzen, die dem Bewerber den Aufwand ausreden. Nehmen Sie die letzte Unterlage wieder heraus, geht es zurück auf die Fassung ohne. Über der Zeile steht jedes Mal, was passiert ist.

Sechs der neun mitgelieferten Vorlagen haben beide Fassungen: Eingangsbestätigung, Erinnerung an die Unterlagen, Führerschein anfragen, Kontaktdaten unvollständig, Ist die Bewerbung noch aktuell? und Unterlagen anfordern. Drei bewusst nicht: die Absage (ein Upload-Knopf unter einer Absage ist eine Zumutung), Kunde benachrichtigen (die geht an den Kunden) und die interne Meldung.

Ihr eigener Text bleibt Ihr eigener Text. Haben Sie den Brief selbst geschrieben oder eine mitgelieferte Vorlage umformuliert, wird beim Ankreuzen nichts ausgetauscht — dann erscheint wie bisher der Hinweis, dass der Platzhalter Unterlagen-Link noch fehlt, und daneben der Knopf, der ihn einsetzt.

Oben links steht, in welcher Vorlage Sie gerade sind — Name und Fassung. Steht dort „Eigener Text", stammt der Brief aus keiner Vorlage.

Der Knopf entsteht beim Versand. Im Editor sehen Sie das Kästchen Unterlagen-Link; beim Bewerber kommt daraus ein Knopf an — auch in einem selbst geschriebenen Text, sofern der Platzhalter allein in seiner Zeile steht. Steht er mitten im Satz, bleibt es ein Link im Satz; dort wäre ein Knopf fehl am Platz.

Ohne Absender-Konto lässt sie sich nicht einschalten. Das ist Absicht: Die Bestätigung nach dem Hochladen geht von diesem Konto aus, und ohne es bekäme der Bewerber Post von einer Adresse, die er nicht kennt.

Der Link entsteht erst beim Auslösen — und die 14 Tage laufen ab dem geplanten Sendezeitpunkt, nicht ab dem Anlegen. Bei einer Automatisierung mit sieben Tagen Verzögerung käme er sonst halb verbraucht an.

Feuert dieselbe Automatisierung ein zweites Mal für denselben Bewerber, bekommt er denselben Link. Sonst hätte er zwei Adressen, von denen die ältere ins Leere führt — und natürlich öffnet er die ältere.

Was passiert, wenn der Link nicht gebaut werden kann? Dann entsteht gar keine Nachricht, und im Serverprotokoll steht warum. Der bequeme Weg wäre, den Platzhalter stehen zu lassen — dann stünde beim Bewerber mitten im Satz {{upload_link}}. Der Text wird beim Anlegen eingefroren und ist danach nicht mehr zu reparieren; eine Mail, die später kommt, ist besser als eine, die falsch ankommt.

Sechs Monate ab der Sichtung — einstellbar unter Einstellungen → Datenschutz, 0 schaltet ab.

Ab der Sichtung, nicht ab dem Eingang. Der Eingang sagt nur, wann der Bewerber geliefert hat; erst die Sichtung sagt, dass jemand hingesehen hat. Eine Frist auf etwas laufen zu lassen, das niemand angesehen hat, hieße, es ungelesen zu vernichten.

Die Kehrseite, die Sie kennen sollten: Ungesichtete Unterlagen werden nie gelöscht. Das ist die sichere Richtung — aber es heißt auch, dass ein Klick auf Gesichtet zwei Dinge tut: Er räumt die Aufgabe ab und startet die Frist.

Gelöscht werden nur die Unterlagen, nicht der Bewerber. Er bleibt mit Namen, Verlauf und allem, was ein Mitarbeiter angehängt hat. Was Sie selbst an die Akte gehängt haben, folgt weiter der Bewerber-Frist daneben.

Wartet gerade etwas Neues auf Sichtung, wird nichts gelöscht — der Bewerber hat nachgereicht, und die alten Unterlagen gehören zur selben Bewerbung.

Die Löschung geht nicht über den Papierkorb; sonst wäre es keine Aufbewahrungsfrist, sondern ein Aufschub um weitere 90 Tage. Im Verlauf des Bewerbers bleibt eine Zeile stehen, was wann gelöscht wurde — sonst ließe sich später nicht unterscheiden, ob die Unterlagen gelöscht wurden oder verlorengingen.

Der Bewerber liest die Frist auf seiner Upload-Seite. Wer aufgefordert wird, seinen Führerschein zu fotografieren, hat genau eine Frage im Kopf: Was passiert damit? Steht die Frist auf 0, steht dort gar nichts — „unbefristet" wäre die schlechtere Auskunft als keine.

Beim Bewerber: Er bekommt eine Bestätigung per E-Mail — von derselben Adresse, von der die Nachricht mit dem Link kam. Sie zählt die Dateinamen nicht auf und sagt vor allem eines: Sie müssen nichts weiter tun. Sein Link bleibt gültig, er kann also nachreichen, ohne anzurufen.

Bei Ihnen: Im Bewerber steht im Reiter Dateien ein Hinweis „Der Bewerber hat Unterlagen hochgeladen — seit 2 Tagen ungesichtet", und in Liste, Kanban und Bewerberkopf erscheint eine Büroklammer. Ein Klick auf Gesichtet räumt sie weg und hinterlässt genau eine Zeile im Verlauf.

Jede Datei trägt außerdem, um welche Unterlage es sich handelt und dass der Bewerber sie selbst hochgeladen hat. Im Verlauf steht der Satz zurückhaltend: „über den persönlichen Link hochgeladen — nicht über einen angemeldeten Zugang". Mehr lässt sich nicht belegen: Der schnellste Weg für einen überforderten Bewerber ist, Ihnen die Fotos zu schicken, und dann laden Sie sie über seinen Link hoch.

Reicht er nach dem Sichten etwas nach, kommt die Büroklammer zurück — und er bekommt eine zweite Bestätigung. Der Sichtungszeitpunkt bleibt als Beleg stehen.

Kundenzugänge sehen davon nichts, weder Büroklammer noch Knopf. Es ist eine Arbeitsanweisung an Sie, kein Zustand des Bewerbers.

Und wenn keine Bestätigung ankommt? Dann steht im Verlauf, warum — etwa weil für den Bewerber keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder am Auftrag kein Absender-Konto hängt. Die Dateien sind in beiden Fällen trotzdem da; eine Bestätigung ist eine Höflichkeit und keine Bedingung. Fällt sie technisch aus, trägt der nächtliche Lauf sie nach.

Eine einzelne Seite, gebaut für ein Handy im Mobilfunknetz: „Hallo Michael, bitte laden Sie hier Ihre Unterlagen für [Kunde] hoch." Darunter eine Kachel je Unterlage mit einem kurzen Hinweis — beim Führerschein etwa „Bitte Vorder- UND Rückseite fotografieren".

Zwei Knöpfe je Kachel: Foto aufnehmen und Datei wählen. Auswählen ist Hochladen — es gibt keinen Absendeknopf am Ende, an dem jemand hängenbleiben könnte. Ein Balken läuft mit, und Fotos werden schon im Browser verkleinert: aus 8 MB werden rund 500 KB.

„Habe ich gerade nicht" steht unter jeder Kachel. Das ist wichtiger, als es aussieht: Der Fahrer, dessen Code-95-Karte beim alten Arbeitgeber im Spind liegt, käme an einer Pflicht nicht vorbei und wäre samt seines schon hochgeladenen Lebenslaufs verloren. Fehlende Unterlagen blockieren nie.

Am Ende ein Haken und der wichtigste Satz der Seite: „Sie müssen nichts weiter tun." Der Link bleibt danach gültig — wer merkt, dass die Rückseite fehlt, reicht nach, ohne anzurufen.

Drei Reiter, und die Übersicht ist nach Kanal geteilt:

• Übersicht → E-Mail — was per Mail hinausgeht. Jede Zeile zeigt das Absenderkonto und den Empfänger. Fehlt das Konto, steht dort statt eines Strichs, was das bedeutet.
• Übersicht → WhatsApp — was per WhatsApp hinausgeht. Statt Konto und Adresse steht hier die Meta-Vorlage: sie ist bei WhatsApp das, was bei der Mail das Absenderkonto ist. Ohne sie geht nichts hinaus.
• E-Mail-Vorlagen — Ihre eigenen Textbausteine. Sie gelten für alle Kampagnen desselben Kunden.
• WhatsApp-Vorlagen — die Texte, die bei Meta liegen, mit ihrem Freigabestand und der Angabe, ob eine Automatisierung dieser Kampagne sie benutzt. Angelegt werden sie im WhatsApp-Manager unter „Vorlagen"; freigegeben werden sie von Meta.

Warum die Trennung? Die beiden Kanäle funktionieren verschieden. Vorher standen sie in einer gemeinsamen Liste, und bei jeder WhatsApp-Zeile blieben „Konto" und „an" leer — dazu eine Warnung über fehlende Mailkonten, die für WhatsApp gar nicht galt. Jetzt hat jeder Kanal seinen Abschnitt, seine Zählung und seinen eigenen Knopf zum Anlegen.

Jede neue Kampagne bekommt neun Vorlagen mit — alle ausgeschaltet. Sie lesen sie, ändern den Text nach Ihrem Ton und schalten ein, was Sie wollen. Nichts geht hinaus, das Sie nicht gelesen haben:

Vorlage	läuft, wenn …	geht an
Eingangsbestätigung	eine Bewerbung eingeht (nach 5 Minuten)	Bewerber
Erinnerung an die Unterlagen	24 Stunden nichts passiert ist	Bewerber
Führerschein anfragen	der Status auf In Kontakt wechselt	Bewerber
Kontaktdaten unvollständig	der Status auf Unvollständiger Kontakt wechselt	Bewerber
Ist die Bewerbung noch aktuell?	sieben Tage nichts passiert ist	Bewerber
Kunde benachrichtigen	der Status auf Vorstellungsgespräch wechselt	Kunde
Zusage	der Status auf Eingestellt ✅ wechselt	Bewerber
Absage	der Status auf Absage ❌ wechselt	Bewerber
Unterlagen anfordern	72 Stunden (drei Tage) nichts passiert ist	Bewerber

Führerschein anfragen passt nur zu Fahrer-Kampagnen — in einer Kampagne für Lagerhelfer lassen Sie sie einfach aus.

Unterlagen anfordern verschickt einen persönlichen Upload-Link statt einer Bitte im Fließtext. Was dabei angekreuzt ist und was der Link kann, steht unter „Kann eine Automatisierung den Unterlagen-Link von selbst verschicken?“.

Die Zusage geht zusätzlich in Blindkopie an Ihre Agentur, damit Sie mitlesen. Blind und nicht als CC: im CC sähe eine Glückwunschmail aus wie ein Rundschreiben.

Zum Einschalten fehlt außerdem ein Absenderkonto: Unter Einstellungen → E-Mail muss ein Postfach hinterlegt sein, und in der Automatisierung selbst muss es ausgewählt werden. Ohne Konto geht keine Mail hinaus, auch wenn die Automatisierung aktiv aussieht.

Weitere Auslöser legen Sie selbst an — jede Statusänderung kann eine Mail oder eine WhatsApp-Nachricht auslösen.

Ja. In einer Vorlage schreiben Sie nur den Text. Alles Drumherum — der farbige Kopfbalken mit dem Namen des Kunden, der Hinweis „im Auftrag von“ und die Pflichtangaben nach § 5 DDG — setzt moreOS beim Versand selbst. Dadurch kann es in keiner Vorlage fehlen, und eine geänderte Anschrift wirkt sofort in allen Mails.

Im Text stehen Ihnen diese Platzhalter zur Verfügung:

• {{anrede}} — die vollständige Anredezeile samt Komma, je nach Einstellung „Guten Tag Max Mustermann,“ oder „Hallo Max,“
• {{vorname}}, {{nachname}}, {{name}}, {{mail}}, {{telefon}}
• {{kunde}} — der Kunde, {{kampagne}} — die Kampagne, {{agentur}} — Ihre Agentur
• {{kunde_dativ}} — derselbe Kunde, aber hinter „bei“: „bei der Kremers Reisen GmbH“, dagegen „bei Autohaus Schmidt“. Den Artikel setzt moreOS nur dort, wo er sicher ist — endet der Name auf eine Rechtsform wie GmbH, AG oder KG, oder beginnt er selbst mit „Die/Der/Das“. Sonst steht der Name für sich, und das ist nie falsch. Zwei Platzhalter und nicht einer: „der American Academy sucht Fahrer“ wäre falsch — wo der Kunde der Satzgegenstand ist, gilt weiter {{kunde}}.
• {{kontakt_telefon}} — die zentrale Nummer für Bewerber, gepflegt unter Einstellungen → Datenschutz → Nummer für Bewerber. Wechselt sie, genügt diese eine Stelle.
• {{kontakt_mail}} — die Adresse, unter der sich Bewerber melden können. Sie steht unter Einstellungen → E-Mail → Adresse für Bewerber und ist dieselbe, die in der Signatur und in den Pflichtangaben unter der Mail erscheint.
• {{bewerberlink}} — führt direkt zum Bewerber in moreOS; gehört nur in Mails an Kunden oder ins eigene Team, nicht in eine Mail an den Bewerber
• {{unterlagen_link}} — der persönliche Link, über den der Bewerber seine Unterlagen hochlädt. Er wird für jede Nachricht neu erzeugt und läuft ab; kommt er nicht zustande, entsteht die Nachricht gar nicht erst, statt mit einem toten Link hinauszugehen.
• {{kundenmail}} — alle Kundenzugänge dieser Kampagne, mit Komma getrennt. Seit dem 03.09.2026 meint „Kunde“ die Gruppe und nicht mehr eine einzelne Adresse. Gibt es keinen Kundenzugang, tritt die Adresse am Kundensatz an ihre Stelle; gibt es auch die nicht, bleibt der Platzhalter leer.
• {{ansprechpartner}} — der Name unter der Mail. Leer heißt: der Name aus Einstellungen → E-Mail gilt. Eine einzelne Automatisierung kann einen eigenen setzen.

Der Kampagnenname steht seit dem 04.09.2026 in keiner Mail an den Bewerber. Er ist ein interner Name: „Kremers Reisen | Busfahrer (m/w/d) — Neuanlauf 3“ sagt dem Bewerber nichts und verrät ihm nur, dass er in einer Liste steht. Die mitgelieferten Vorlagen schreiben stattdessen „Ihre Bewerbung bei {{kunde_dativ}}“. In Mails an den Kunden bleibt {{kampagne}} — er hat mehrere Kampagnen und könnte die Meldung sonst nicht zuordnen. In einer selbst geschriebenen Bewerbermail dürfen Sie ihn weiter setzen; die Maske weist Sie nur darauf hin.

Alte Vorlagen laufen weiter. Bis zum 22.08.2026 hießen dieselben Platzhalter englisch — {{lead_firstname}}, {{campaign_name}}, {{support_phone}} —, und {{email}} war bis zum 24.08. der angebotene Name für die Bewerberadresse. Alle diese Schreibweisen werden weiterhin ersetzt, dauerhaft und nicht übergangsweise. Sie müssen keine bestehende Vorlage anfassen; angeboten wird in der Auswahl nur noch der deutsche Name.

Das Feld Empfänger in der Automatisierung ist keine Textzeile, sondern eine Auswahl. Sie können mehrere Empfänger nebeneinandersetzen; jeder steht als Marke da.

• Bewerber — die Adresse der jeweiligen Person. Sie ist bei jeder Bewerbung eine andere; deshalb steht neben dieser Marke keine feste Adresse.
• Kunde — alle Kundenzugänge dieser Kampagne (im Text: {{kundenmail}}). Eine Marke, mehrere Menschen: Wer die Zugänge des Kunden anlegt oder wegnimmt, ändert damit auch, wer diese Mail bekommt — die Automatisierung muss niemand nachziehen.
• Agentur — Ihre Kontaktadresse aus Einstellungen → Datenschutz.
• Kundenzugänge und Team — namentlich, mit ihrer Adresse.
• Eine freie Adresse — einfach eintippen und mit Enter übernehmen.

Neben „Kunde“ und „Agentur“ steht seit dem 01.09.2026 die Adresse, die dahintersteckt. Vorher sah die Marke gleich aus, ob eine Adresse hinterlegt war oder nicht — und das ist der Unterschied zwischen „geht hinaus“ und „geht nicht“. Stehen hinter „Kunde“ mehrere Zugänge, zeigt die Marke die erste Adresse und daneben, wie viele noch dazukommen („+2“). Die vollständige Liste sehen Sie, wenn Sie die Auswahl öffnen — dort steht jede Adresse in einer eigenen Zeile — oder mit der Maus auf der Marke.

Wer nicht dabei ist: ein Kundenzugang, der diese Kampagne in moreOS nicht öffnen darf. Er bekäme sonst per Mail Auskunft über Bewerber, die er in der Anwendung nicht sehen kann. Wer welche Kampagnen sieht, steht unter Kunde öffnen → Kunden-Einstellung → Kundenzugänge.

Bleibt das Feld leer, geht die Nachricht an den Bewerber. Das ist bei einer Kampagnen-Automatisierung der Regelfall, und die Maske sagt es auch so.

Die Adresse aus Einstellungen → E-Mail → Adresse für Bewerber. Und zwar an allen drei Stellen, an denen eine Adresse auftaucht:

• in der Signatur unter dem Gruß (Name · Agentur · Adresse · Telefon),
• in den Pflichtangaben darunter, der Kontaktzeile nach § 5 DDG,
• und hinter dem Platzhalter {{kontakt_mail}}, wenn Sie ihn in einen Text setzen.

Das gilt für jede Mail an einen Bewerber: Automatisierungen, die Eingangsbestätigung, die Unterlagenanforderung, eine von Hand geschriebene Mail — und ebenso für die Pflichtangaben unter einer WhatsApp-Nachricht.

Mails an Kunden und Kollegen sind ausdrücklich ausgenommen. „Kundenzugang freigeben", „Mitarbeiter einladen" und „Passwort zurücksetzen" tragen weiter die Serviceadresse der Agentur. Wer seinen eigenen Zugang einrichtet, ist kein Bewerber und soll nicht im Bewerbungseingang landen.

Warum es dieses Feld erst seit dem 04.09.2026 gibt. Die Adresse wurde schon immer gespeichert — nur gab es in ganz moreOS keine Maske, in der man sie sehen oder ändern konnte. Bei 24MORE stand dort eine persönliche Adresse; Bewerber schrieben also an einen einzelnen Menschen statt an den Eingang, den das Team liest, und niemand konnte die Ursache finden. Ein Wert, den man nirgends ablesen kann, wird erst durch seine Wirkung sichtbar — und die kommt beim Bewerber an.

Über den Feldern stehen jetzt drei Zeilen zum Nachlesen: verschickt von, Antwort geht an und unter der Mail steht. Sie sind nicht einstellbar, sondern zeigen, was aus den Einstellungen darunter folgt. Wer wissen will, was ein Bewerber sieht, muss es sich damit nicht mehr aus drei Masken zusammensuchen.

Bleibt das Feld leer, steht die Absenderadresse des Versandkontos unter der Mail — sonst stünde dort überhaupt keine Kontaktadresse, und die ist Pflicht. Das ist selten das, was Sie wollen: Die Absenderadresse ist eine technische und bei 24MORE eine No-Reply-Adresse, auf die zu antworten ins Leere führt.

Zwei Adressen, die man leicht verwechselt. Das Versandkonto heißt in der Oberfläche „Bewerbungseingang" — das ist sein Name, nicht seine Adresse. Welche Adresse wirklich dahintersteckt, steht in der Zeile verschickt von.

Dann würde diese Automatisierung ins Leere laufen. Die Kundenmail — im Text der Platzhalter {{kundenmail}} — sucht moreOS seit dem 03.09.2026 in dieser Reihenfolge:

1. alle Kundenzugänge dieses Kunden, die diese Kampagne sehen dürfen — also die Zugänge, mit denen der Kunde selbst in moreOS arbeitet. Sie stehen unter Kunde öffnen → Kunden-Einstellung → Kundenzugänge;
2. und nur wenn es keinen einzigen gibt, die Adresse am Kundensatz.

Findet moreOS beides nicht, bleibt der Platzhalter leer — und die Nachricht geht nicht hinaus. Sie steht im Verlauf des Bewerbers als nicht zugestellt, mit genau diesem Grund daneben.

Warum die Zugänge vorgehen und nicht die Adresse am Kunden. Bis zum 03.09.2026 war es umgekehrt, und das führte zu einer Mail, die niemand erklären konnte: Sie ging an einen Mitarbeiter der eigenen Agentur statt an den Kunden. Der Grund liegt beim Anlegen des Kunden. Dort gibt es ein Feld E-Mail, aus dessen Domain moreOS das Kundenbild holt — und dieselbe Adresse bekommt auf Wunsch gleich den Kundenzugang. Wer dort die Adresse eines eigenen Mitarbeiters einträgt, damit der sich den Kundenbereich ansehen kann, hat sie damit unsichtbar auch zur Kundenadresse gemacht. Sichtbar war das danach nirgends mehr: Das Feld erscheint in keiner Maske des Kunden. Ein Kundenzugang dagegen ist ein Mensch, der sich anmeldet — dass er zum Kunden gehört, steht fest.

Und bis zum 01.09.2026 war es noch einen Schritt schlimmer: Eine Nachricht an den Kunden, deren Adresse leer blieb, ging damals an den Bewerber. Die interne Meldung „neuer Bewerber bei Kunde X“ landete also bei der Person, um die es darin ging — ohne dass irgendwo ein Fehler entstand. Die Mail wurde erzeugt, versendet und kam an, nur beim Falschen.

Was zu tun ist: Legen Sie dem Kunden einen Zugang an — Kunde öffnen → Kunden-Einstellung → Kundenzugänge → Zugang anlegen. Das wirkt sofort; die Marke im Empfängerfeld zeigt die Adressen danach an. Hinweis: Die Adresse am Kundensatz lässt sich derzeit nur beim Anlegen des Kunden eintragen und danach in keiner Maske mehr ändern — der Zugang ist also ohnehin der Weg, der offensteht.

Ja, mit demselben + rechts neben dem Betreff. Seit dem 01.09.2026 sehen die Platzhalter dort aus wie im Text darunter: als farbiges Kästchen mit dem deutschen Namen darin, nicht als {{vorname}}.

Gespeichert wird trotzdem reiner Text — was Sie sehen, ist nur die Darstellung. Sie können ein Kästchen anfassen und verschieben, und mit der Rücktaste löschen Sie es als Ganzes statt Zeichen für Zeichen.

Der Betreff bleibt einzeilig. Enter erzeugt dort keine zweite Zeile — im Postfach würde ohnehin nur der erste Teil ankommen.

Ein Rat, der nichts mit der Technik zu tun hat: Der Betreff reist am weitesten. Er steht in der Vorschau auf dem Sperrbildschirm, in der Postfachliste neben jedem, der über die Schulter sieht, und in jedem Weiterleitungsverlauf. Namen von Bewerbern gehören deshalb eher in den Text als in den Betreff — die mitgelieferte Terminmeldung an den Kunden heißt aus diesem Grund seit dem 01.09.2026 „Ein Bewerber wartet auf einen Termin — {{kampagne}}“ statt mit dem Namen davor.

Das stellen Sie ein, auf drei Stufen — jede feinere sticht die gröbere:

• Agentur — Einstellungen → Branding → Anrede. Gilt für alles, wo nichts anderes eingestellt ist.
• Kunde — Kundeneinstellungen → Anrede. Steht auf „Wie die Agentur“, bis Sie dort etwas anderes wählen.
• Kampagne — beim Anlegen und später unter Kampagnen-Einstellungen → Anrede. Steht auf „Wie beim Kunden“.

Wozu die dritte Stufe: derselbe Verkehrsbetrieb duzt die Busfahrer und siezt die Bewerber auf die Werkstattleitung. Am Kunden allein wäre die Einstellung für eine der beiden Kampagnen immer falsch. Wer diesen Fall nicht hat, lässt beide unteren Stufen einfach stehen und stellt es einmal bei der Agentur ein.

Die Anredezeile setzt moreOS über den Platzhalter {{anrede}}. Sie stimmt deshalb auch dann, wenn eine Vorlage ursprünglich für einen anderen Kunden geschrieben wurde:

• Siezen — „Guten Tag Max Mustermann,“
• Duzen — „Hallo Max,“

Kein „Sehr geehrte/r Frau/Herr“: moreOS fragt Bewerber nicht nach dem Geschlecht, und ein geratenes liegt bei jedem zehnten Namen daneben.

Die Einstellung wirkt auf die Anredezeile und auf die Vorlagen, die eine neu angelegte Kampagne mitbekommt. Texte, die Sie selbst geschrieben haben, bleiben unangetastet — sie umzuschreiben wäre Ratearbeit an Ihren Worten.

Im Posteingang steht „Bewerbungseingang · Name des Kunden“. Beworben hat sich die Person beim Kunden, nicht bei Ihrer Agentur — dessen Name entscheidet darüber, ob die Mail geöffnet wird.

Die Adresse dahinter bleibt die Ihres Mailkontos. Das ist Absicht: Eine Absenderadresse im Namen des Kunden würde SPF und DMARC brechen, und die Mail landete im Spam. Der Anzeigename darf den Kunden nennen, die Adresse muss die Wahrheit sagen.

Ganz unten in jeder Mail steht deshalb klein und grau: „Diese Nachricht senden wir im Auftrag von …“. Auch das kommt automatisch und nicht aus der Vorlage.

Unter Einstellungen → E-Mail. Dort steht alles, was für den Versand gilt — vorher war es über die Kampagnen verstreut.

Der moreOS-Versand ist schon eingerichtet. Ganz oben steht das Konto, über das moreOS selbst verschickt, samt Absenderadresse und Server. Sie müssen dafür nichts eintragen: für diese Adresse sind SPF und DKIM eingerichtet, deshalb kommt an, was darüber geht. Der Knopf Testnachricht an mich schickt eine echte Mail an Ihre eigene hinterlegte Adresse — kommt sie an, funktioniert der Versand.

Ein eigenes Konto brauchen Sie nur, wenn Bewerbermails unter einer eigenen Absenderadresse rausgehen sollen. Server und Port sind mit unseren Werten vorbelegt; Passwörter werden verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt. Diese Konten standen bis August 2026 in der Kampagne unter Automatisierung → E-Mail-Konten — dabei gehörten sie immer der ganzen Agentur.

Antwortadresse. Die Absenderadresse ist eine technische, die niemand liest. Tragen Sie hier ein, wohin die Antwort eines Bewerbers gehen soll — sonst schreibt er ins Leere. Bleibt das Feld leer, geht die Antwort weiterhin an die Absenderadresse.

Blindkopie. Jede Mail an einen Bewerber geht zusätzlich an diese Adresse — blind, der Bewerber sieht sie nicht. Gedacht für ein Archiv- oder Teampostfach. Bei vielen Bewerbermails wird daraus entsprechend viel Post.

Grenzen für Serienmails. Höchstens so viele Empfänger je Versand (Vorgabe 500) und eine Sperrfrist in Tagen (Vorgabe 90), innerhalb derer niemand eine zweite Serienmail bekommt. Beide Zahlen standen früher fest im Programm.

Freigabe und Notbremse. Ganz oben im Bereich steht, was mit einer Nachricht passiert, sobald sie fällig wird: ob sie auf eine Freigabe wartet oder ohne Rückfrage hinausgeht — und ab welcher Menge die Notbremse anhält.

Die Notbremse zählt dabei nur, was noch niemand angesehen hat. Werden auf einmal mehr solche Nachrichten fällig als erlaubt, geht keine davon hinaus — sie wandern stattdessen unter Wartet auf Freigabe, wo sich Empfänger und Text durchsehen und dann bestätigen oder verwerfen lassen. Was vorher schon jemand freigegeben hat, geht unabhängig davon weiter hinaus. Beides zusammen sorgt dafür, dass die Bremse einen versehentlichen Massenversand anhält, ohne den Mailverkehr der Agentur stillzulegen: bis zum 19.08.2026 zählte freigegebene Post mit, und weil dann nichts mehr hinausging, konnte die Bremse sich nicht mehr von selbst lösen.

Systemmails. Im selben Bereich, weiter unten: die beiden Nachrichten, die moreOS selbst schreibt — „Passwort zurücksetzen“ und „Kundenzugang freigeben“. Sie gehen immer über den moreOS-Versand. Ein Kunde kann beide für sich überschreiben, unter Kunde → E-Mail Templates.

Es sind zwei verschiedene Dinge, und der Name war dreimal derselbe. Seit August 2026 heißen sie deshalb unterschiedlich:

• Bewerbermails — in der Kampagne unter Automatisierung → E-Mail-Vorlagen. Das sind die Texte, die an Bewerber gehen. Sie gelten je Kunde, nicht je Kampagne: wer sie in einer Kampagne ändert, ändert sie in allen Kampagnen dieses Kunden. Über der Liste steht jetzt, für wen sie gelten.
• Systemmails — unter Einstellungen → E-Mail. Drei Nachrichten, die moreOS selbst schreibt: „Passwort zurücksetzen“, „Kundenzugang freigeben“ und — seit dem 3. September 2026 — „Kundenzugang freigeben — Kampagne ist online“, dieselbe Einladung mit anderem Anfang. Sie gehen an Nutzer und Kunden, nie an Bewerber.
• Systemmails eines einzelnen Kunden — unter Kunde → E-Mail Templates. Dieselben drei Nachrichten, nur für diesen Kunden abweichend formuliert. Bleibt ein Feld leer, gilt die Fassung der Agentur, und ist auch die leer, der eingebaute Standard.

Nicht zu verwechseln mit den Textvorlagen unter Einstellungen → Inhalte: Das sind Bausteine zum Weiterschreiben — für Notizen, für die Beschreibung eines Bewerbers und seit dem 22.08.2026 auch für eine E-Mail, die jemand von Hand aus der Bewerberakte schreibt. Anders als die Vorlagen hier geht eine Textvorlage nie von selbst hinaus: Sie füllt ein Feld, in dem noch jemand sitzt.

Ja. Über die WhatsApp Business API können automatisierte Nachrichten an Bewerber gehen — z.B. eine kurze Bestätigung nach Eingang der Bewerbung, eine Terminerinnerung vor dem Gespräch oder Follow-ups.

WhatsApp ist deutlich schneller im Response-Rate als E-Mail (~90% innerhalb 3 Stunden). Für Recruiting im gewerblichen Bereich besonders effektiv.

So richten Sie es ein:

1. Unter Einstellungen → WhatsApp die Phone-Number-ID und das Zugangs-Token eintragen. Beides steht im Meta-Konto unter WhatsApp → API-Einrichtung. Die Seite prüft die Verbindung sofort und zeigt Rufnummer, Anzeigename und die Zahl der freigegebenen Vorlagen.
2. In der Kampagne den Reiter Automatisierung öffnen. Die Übersicht ist nach Kanal geteilt — im Abschnitt WhatsApp auf Neue WhatsApp-Automatisierung klicken. Der Kanal steht damit schon richtig.
3. Eine Vorlage auswählen und ihre Platzhalter belegen — dort lassen sich Bewerberdaten wie Name oder Kampagne einsetzen.

Zwei fertige Automatisierungen liegen schon bereit — unter „Vorlage übernehmen…" im Automatisierungs-Dialog:

• WhatsApp: Eingangsbestätigung — geht sofort raus, sobald eine Bewerbung eintrifft, und bittet um den Lebenslauf.
• WhatsApp: Erinnerung an Unterlagen — greift nach 7 Tagen, aber nur bei Bewerbern, deren Status sich seitdem nicht geändert hat. Wer geantwortet hat, bekommt sie nicht. Auf 3 Tage umstellen: im Dialog den Auslöser auf „3 Tage unbearbeitet" setzen.

Übernehmen Sie beide in die Kampagnen, in denen sie laufen sollen — Automatisierungen gehören immer zu einer Kampagne. Denken Sie daran, sie danach einzuschalten; als Vorlage sind sie bewusst inaktiv.

Warum immer eine Vorlage? Meta lässt frei formulierte Nachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Bewerbers zu. Eine zeitgesteuerte Automatisierung kann sich darauf nicht verlassen, deshalb geht sie ausnahmslos über eine von Meta freigegebene Vorlage. Angelegt werden Vorlagen seit dem 21.08.2026 in moreOS selbst — im WhatsApp-Manager unter Vorlagen. Der Umweg über den Meta Business Manager entfällt.

„In den Einstellungen stehen sechs Vorlagen, in der Automatisierung nur zwei" — das ist kein Widerspruch. Eine Vorlage ist ein bei Meta hinterlegter Text; eine Automatisierung ist die Regel, die ihn auslöst. Sechs Vorlagen und zwei Automatisierungen heißt schlicht: vier Texte liegen bereit und werden noch nicht benutzt. In der Kampagne zeigt der Reiter WhatsApp-Vorlagen beides nebeneinander — jede Vorlage mit ihrem Stand bei Meta und der Angabe, ob eine Automatisierung dieser Kampagne sie verwendet.

Wichtig zum Token: Nehmen Sie ein dauerhaftes Token eines Systembenutzers. Das Token aus der API-Einrichtung läuft nach 24 Stunden ab — danach steht der Versand still, ohne dass jemand etwas geändert hat.

Im WhatsApp-Manager im Reiter Vorlagen, über die Kachel Vorlage erstellen. Links entsteht dabei die Nachricht so, wie der Bewerber sie bekommt; rechts wird sie zusammengesetzt.

Eine Vorlage besteht aus bis zu vier Teilen:

• Kopfzeile (optional) — ein kurzer Text oder ein Bild, Video beziehungsweise Dokument. Ein Foto der Ansprechpartnerin, ein Vorstellungsvideo, ein Exposé als PDF.
• Nachricht — der Text. Über Platzhalter einfügen kommen {{1}}, {{2}} … hinein; belegt werden sie später je Automatisierung oder beim Schreiben an einen Bewerber.
• Fußzeile (optional) — eine kleine graue Zeile unter der Nachricht, etwa der Name der Ansprechpartnerin.
• Knöpfe (optional) — Schnellantwort (der Bewerber tippt darauf und schickt genau diesen Text zurück), Website (öffnet eine Adresse, etwa eine Terminbuchung), Anrufen (wählt die hinterlegte Nummer) und Code kopieren. WhatsApp lässt bis zu zehn Knöpfe zu — davon einen zum Anrufen, zwei Websites und einen zum Kopieren.

Beispielwerte sind Pflicht. Zu jedem Platzhalter gehört einer. Meta prüft die Vorlage nur mit diesen Werten — ohne sie kommt die Vorlage abgelehnt zurück. Beim Bewerber landen sie nie.

Was danach passiert: Die Vorlage geht zur Prüfung an Meta und steht auf in Prüfung. Wie lange das dauert, sagt Meta nicht zu — rechnen Sie mit einigen Minuten. Erst danach lässt sie sich verschicken und taucht in den Auswahllisten der Automatisierungen auf.

Ändern geht nicht. Eine eingereichte Vorlage ist bei Meta unveränderlich. Wer den Wortlaut ändern will, legt eine neue an und löscht die alte — Löschen dürfen nur Administratoren, und moreOS weist es ab, solange noch eine Automatisierung die Vorlage benutzt.

Eine Schnellantwort ist mehr als Bequemlichkeit: Tippt der Bewerber darauf, gilt das als seine Nachricht — und öffnet damit das 24-Stunden-Fenster, in dem Sie ihm frei schreiben dürfen.

Das ist der Normalzustand, und er hat einen Grund. Eine Vorlage mit einer Kopfzeile aus Bild, Video oder Dokument trägt bei Meta ein Muster — die Datei, die beim Anlegen mitgeschickt wurde. Solange nichts anderes hinterlegt ist, geht genau die hinaus, an jeden.

Austauschen lässt sie sich an zwei Stellen:

1. Je Automatisierung. Im Automatisierungs-Dialog steht unter der Vorlage der Abschnitt Dokument in der Kopfzeile. Was Sie dort hinterlegen, verschickt diese Automatisierung — dieselbe Vorlage bedient so die Kampagne München mit dem Münchner Exposé und die Kampagne Kempten mit dem Kemptener.
2. Je Bewerber. Im WhatsApp-Manager, wenn Sie eine Vorlage auswählen, steht über dem Text eine Zeile mit dem Namen der Datei. Solange dort das Muster steht, geht das Muster hinaus; über Eigenes Dokument hängen Sie das tatsächliche Angebot für diesen einen Menschen an.

Der Abschnitt erscheint nur bei Vorlagen, die überhaupt eine Kopfzeile mit Datei haben — bei einer reinen Textvorlage gibt es nichts auszutauschen.

Erlaubt sind JPG und PNG als Bild, MP4 als Video und PDF als Dokument. Der Dateiname geht mit: Der Bewerber sieht „Exposé München.pdf", nicht eine Nummer.

Öffnen Sie die Vorlage im Reiter Vorlagen. Steht sie auf abgelehnt, nennt moreOS Metas Begründung im Klartext darunter.

Die vier häufigsten Gründe:

• Der Text beginnt oder endet mit einem Platzhalter. Metas Regel; moreOS weist das schon beim Anlegen ab. Schreiben Sie ein Wort davor oder dahinter.
• Ein Beispielwert fehlt. Zu jedem Platzhalter gehört einer.
• Die Kategorie passt nicht. Werbliches gehört zu Marketing, eine Bestätigung oder Statusmeldung zu Service. Meta stuft eine falsch eingeordnete Vorlage auch von selbst um.
• Der Inhalt wurde beanstandet. Das trifft auch Formulierungen, die zu stark auffordern oder etwas versprechen.

Ändern lässt sich eine eingereichte Vorlage nicht. Legen Sie eine neue an und löschen Sie die alte.

Unter Einstellungen → WhatsApp. Der Bereich steht Administratoren offen und braucht zwei Angaben:

• Phone-Number-ID — die Kennung, unter der Meta Ihren Anschluss führt. Das ist nicht die Rufnummer, sondern eine reine Ziffernfolge.
• Zugangs-Token — der Schlüssel, mit dem moreOS sich bei Meta ausweist. Er wird nach dem Speichern nie wieder angezeigt; sichtbar bleiben nur die letzten vier Zeichen. Wer nur die Nummer korrigieren will, lässt das Tokenfeld leer — das hinterlegte bleibt dann unverändert.

Oben auf der Seite steht, ob die Verbindung trägt. Bei Erfolg erscheinen Rufnummer, der bei Meta hinterlegte Anzeigename, Metas Qualitätsbewertung und die Zahl der freigegebenen Vorlagen. Schlägt sie fehl, steht dort Metas Begründung im Klartext.

Darunter finden Sie die Adresse für eingehende Nachrichten. Sie muss im Meta-Konto unter WhatsApp → Konfiguration als Callback-URL eingetragen sein, und dort muss das Feld messages abonniert sein — sonst kommen Antworten der Bewerber nicht an.

Ohne diese Angaben passiert nichts — weder Versand noch Empfang. Eingehende Nachrichten lassen sich dann keinem Bewerber zuordnen.

Sie landen automatisch in der Akte des Bewerbers. Schickt jemand ein Foto seines Führerscheins oder den Lebenslauf als PDF, holt moreOS die Datei bei WhatsApp ab und legt sie dort ab, wo auch hochgeladene Unterlagen liegen — im Reiter Dateien des Bewerbers. Im Chat selbst erscheint das Bild direkt, ein Dokument als Zeile zum Öffnen.

Niemand muss also etwas herunterladen und wieder hochladen. Als Urheber steht bei solchen Dateien whatsapp@more-os.com, damit später erkennbar bleibt, woher sie kamen.

Bilder ohne Namen bekommen Datum und Uhrzeit als Dateinamen — „WhatsApp 2026-08-16 14-30-05.jpg“ —, damit sie in der Akte auseinanderzuhalten sind.

Alle WhatsApp-Automatisierungen der Agentur auf einen Blick — über sämtliche Kunden und Kampagnen hinweg. Vorher musste man sie in jeder Kampagne einzeln suchen.

Je Zeile stehen Name, Kunde und Kampagne, der Auslöser samt Verzögerung, die verwendete Vorlage und ihr Stand bei Meta:

• APPROVED (grün) — freigegeben, wird verschickt.
• PENDING (gelb) — Meta prüft noch. Bis dahin geht die Vorlage nicht hinaus.
• REJECTED (rot) — abgelehnt. Die Automatisierung läuft ins Leere, bis eine andere Vorlage gewählt wird.

Daneben steht die Kategorie: UTILITY ist günstiger und erreicht auch Menschen, die Werbenachrichten abgeschaltet haben; MARKETING nicht. Ein- und ausschalten geht direkt in der Liste, der Stift führt zum vollständigen Bearbeiten in die Kampagne.

Am wahrscheinlichsten fehlt der Haken „Versand an Bewerber“. Jede Kampagne trägt einen Haken, der entscheidet, ob sie von selbst schreiben darf. Neu angelegte Kampagnen haben ihn seit dem 01.09.2026 von Anfang an gesetzt — sie dürfen also sofort. Gesperrt sind nur die Kampagnen, die es vor dem 28.08.2026 schon gab: Für die wurde der Haken bei der Umstellung bewusst nicht gesetzt, damit nicht rückwirkend Nachrichten an alte Bewerber hinausgehen.
Wenn Sie nicht wollen, dass eine neue Kampagne schreibt, legen Sie sie an und nehmen den Haken danach heraus.

So setzen Sie ihn: in der Kampagne unter Kampagnen-Einstellungen → Versand an Bewerber. Oder für alle Kampagnen zusammen unter Einstellungen → E-Mail → Versand an Bewerber → Kampagnen verwalten; dort steht in einer Liste, welche Kampagne senden darf und welche nicht. Umlegen darf das ein Administrator.

Woran Sie es vorher erkennen: In der Kampagne unter Automatisierungen steht an jeder eingeschalteten Zeile „läuft gerade nicht“ — bei E-Mail wie bei WhatsApp. In der Bewerberakte steht an der Nachricht selbst der Grund: „Kampagne nicht freigegeben“, „Not-Aus gezogen“ oder „Am Server angehalten“.

Wenn der Haken gesetzt ist und trotzdem nichts hinausgeht, liegt es an einer der Stufen darüber. Der Reihe nach:

• Not-Aus für alle Kampagnen — Einstellungen → E-Mail → Versand an Bewerber → Kampagnen verwalten, ganz oben. Ist er gezogen, hilft kein einzelner Haken.
• Not-Aus am Server — steht in den Einstellungen oben als Hinweis. Er wird bewusst nur am Server gelöst.
• Freigabe je Nachricht — die Nachricht ist entstanden und wartet auf ein Ja. Dann steht in der Akte „Wartet auf Freigabe“, und oben in der Kopfzeile erscheint der Knopf mit der Anzahl.
• Notbremse — werden mehr Nachrichten auf einmal fällig als eingestellt (Vorgabe 20), hält der ganze Durchgang an.

Nachgeholt wird nichts. Solange eine Kampagne nicht freigegeben ist, entstehen die Nachrichten gar nicht erst. Wer den Haken Wochen später setzt, bekommt also keinen Schwall an alte Bewerber — genau das ist der Sinn der Freigabe. Umgekehrt heißt das: Was in dieser Zeit ausgelöst hätte, bleibt ungeschrieben.

Keine dieser Sperren hält an, was ein Mensch selbst abschickt — eine E-Mail, die Sie in der Bewerberakte tippen, eine Unterlagenanforderung, eine WhatsApp-Vorlage. Sie halten das an, was von selbst losläuft.

Zwei Dinge können eine selbst ausgelöste Nachricht trotzdem aufhalten, und beide haben mit den Sperren nichts zu tun:

• Kein Empfänger. Löst sich die eingestellte Empfängeradresse zu nichts auf, geht die Nachricht nicht hinaus — sie steht im Verlauf als nicht zugestellt, mit dem Grund daneben. Früher landete sie in diesem Fall beim Bewerber; das ist seit dem 01.09.2026 abgestellt.
• Die dreißig Sekunden. Eine WhatsApp-Nachricht — getippt oder als Vorlage — geht dreißig Sekunden später hinaus, damit Sie sie zurückholen können. Für eine Datei oder eine Sprachnachricht gilt das nicht: die gehen sofort.

Sie wartet auf ein Ja. Die Nachricht entsteht wie immer, geht aber nicht von selbst hinaus: oben in der Kopfzeile erscheint ein Knopf mit der Anzahl, und dahinter steht, was jetzt rausgehen würde — je Nachricht Kanal, Bewerber, Empfänger, Betreff, Kunde und Sendezeitpunkt. Freigeben, einzeln abwählen oder verwerfen. Verworfenes wird nicht gelöscht, sondern im Verlauf des Bewerbers vermerkt.

Warum überhaupt. Eine falsch eingestellte Automatisierung schreibt nicht einen Bewerber an, sondern alle — und zurückholen lässt sich keine einzige Mail. Vorher gab es dagegen nur einen Schalter am Server, der alles abstellte: sicher, aber man sah nie, was hinausgegangen wäre, und der Grund stand in keiner Oberfläche.

Wo es eingestellt wird: unter Einstellungen → E-Mail, ganz oben. Dort steht im Klartext, was gerade gilt, und ein Systemadministrator kann die Freigabepflicht abschalten — für Agenturen, die der Einrichtung trauen.

Die Notbremse bleibt auch dann. Werden mehr Nachrichten auf einmal fällig als dort eingestellt (Vorgabe 20), hält der ganze Durchgang an — nicht nur der Überhang. Bei zwölf gewollten und dreihundert versehentlichen wäre jede Auswahl geraten. Gilt für Mail und WhatsApp; bei WhatsApp wiegt es schwerer, weil jede Vorlagenachricht Geld kostet.

Systemmails sind ausgenommen — Passwort zurücksetzen und Kundenzugang freigeben löst ein Mensch unmittelbar aus und erwartet sie sofort.

Und darunter liegt die Versandfreigabe je Kampagne. Sie ist seit dem 28.08.2026 die unterste Stufe und der Ersatz für den früheren pauschalen Not-Aus: Bestandskampagnen werden einmal freigegeben; neu angelegte dürfen seit dem 01.09.2026 von Anfang an. Solange der Haken nicht gesetzt ist, schickt diese Kampagne nichts an Bewerber — weder E-Mail noch WhatsApp, weder Automatisierung noch Serienmail noch Eingangsbestätigung. Eine eingeschaltete Automatisierung steht dann da und tut nichts; sie trägt in der Kampagne unter Automatisierungen den Vermerk „läuft gerade nicht“, und in der Bewerberakte steht an der Nachricht „Kampagne nicht freigegeben“.

Wo Sie den Haken setzen — zwei Wege auf dasselbe Feld. In der Kampagne selbst unter Kampagnen-Einstellungen → Versand an Bewerber. Und für alle Kampagnen auf einen Blick unter Einstellungen → E-Mail → Versand an Bewerber → Kampagnen verwalten: Dort steht, welche Kampagne senden darf und welche nicht, mit Suchfeld und einem Schalter je Zeile. Umlegen darf das ein Administrator. Wann die Freigabe kam und von wem, steht daneben — ein Haken allein ließe offen, ob ihn ein Mensch gesetzt hat.

Warum das den alten Schalter abgelöst hat. Der frühere Not-Aus konnte nur alles oder nichts. Er stand deshalb dauerhaft gezogen, und damit war der ganze Mailbetrieb unbenutzbar — eine Sperre, die sicher und wertlos zugleich ist. Die Sorge dahinter war eine andere: dass eine alte Kampagne unbemerkt alte Bewerber anschreibt. Genau die beantwortet die Freigabe je Kampagne, ohne den Betrieb stillzulegen. Alle bestehenden Kampagnen sind nach der Umstellung gesperrt und bleiben es, bis jemand sie einzeln freigibt.

Der Not-Aus für alle Kampagnen zusammen steht im selben Fenster: Einstellungen → E-Mail → Versand an Bewerber → Kampagnen verwalten, ganz oben. Einmal gezogen schickt keine Kampagne mehr etwas — für den Tag, an dem alles stehen soll. Er löscht dabei keine einzige Freigabe: Die Haken bleiben stehen, sie sind nur ohne Wirkung, und beim Lösen gilt wieder genau die Auswahl von vorher. Sie müssen also nach einem Not-Aus nichts neu einrichten.

Und ganz zuletzt der Not-Aus am Server (Automatisierung:VersandErlaubt = false) für den Fall, dass auch die Oberfläche nicht mehr genügen soll. Ist er gezogen, geht nichts Automatisches mehr hinaus — auch nichts bereits Freigegebenes, und auch kein gelöster Not-Aus in der Oberfläche hilft dagegen. Er wird bewusst nur am Server gelöst; in den Einstellungen steht dann oben, dass er zieht.

Nachgeholt wird nichts — bei keiner der drei Stufen. Die Nachrichten entstehen während der Sperre gar nicht erst. Wer sie aufhebt, bekommt also keinen Schwall von allem, was in der Zwischenzeit angefallen wäre; was in dieser Zeit ausgelöst hätte, bleibt ungeschrieben.

Was ein Mensch selbst abschickt, geht weiter hinaus — eine E-Mail, die jemand in der Bewerberakte tippt, eine Unterlagenanforderung, eine WhatsApp-Vorlage. Das gilt für alle drei Stufen und ist ausdrücklich gewollt: Sie halten das an, was von selbst losläuft. Wer eine Nachricht schreibt und abschickt, hat den Empfänger vor sich. Vorher hielt der Schalter auch diese Nachrichten fest — und zwar stumm: Sie blieben liegen, während das Fenster „Verschickt" meldete.

Rechtsklick auf eine Unterhaltung öffnet ein kleines Menü: als gelesen markieren, als ungelesen markieren, ins Archiv legen — und im Archiv entsprechend zurückholen.

Das Archiv ist der dritte Reiter oben. Was dort liegt, verschwindet aus dem Postfach, ist aber nicht gelöscht.

Schreibt jemand wieder, kommt seine Unterhaltung von selbst zurück ins Postfach. Was erledigt ist, bleibt weg; wer sich meldet, ist nicht erledigt.

Ja. Tippen Sie die Rufnummer oben in die Suche. Findet moreOS weder eine Unterhaltung noch einen Bewerber dazu, erscheint der Eintrag „+49… anschreiben".

Verschickt wird dabei zwingend eine freigegebene Vorlage: Wer Ihnen nie geschrieben hat, liegt außerhalb des 24-Stunden-Fensters, und WhatsApp weist freien Text dort ab.

Die Unterhaltung steht danach unter Ohne Zuordnung. Über Bewerber zuordnen oder Neu anlegen bekommt sie einen Bewerber — beim Neuanlegen wählen Sie Kunde und Kampagne, Name und Nummer sind vorbelegt.

An jeder Nachricht sitzen oben rechts drei Punkte. Hängt eine Datei dran, stehen dort: Datei im Lead speichern, Herunterladen und In neuem Tab öffnen. Ein Klick auf das Bild selbst öffnet es im neuen Tab.

Ganz unten im selben Menü steht Nachricht löschen. Damit verschwindet sie aus dem Verlauf in moreOS — nicht vom Telefon des Bewerbers; WhatsApp lässt sich von hier aus nicht löschen. Ein Anhang bleibt in der Bewerberakte, er gehört zur Bewerbung und nicht zum Chat.

Die drei Punkte oben in der Kopfzeile gelten für die ganze Unterhaltung: als ungelesen markieren, ins Archiv legen oder zurückholen — und Unterhaltung löschen. Das ist endgültig; zum Wegräumen ohne Verlust gibt es das Archiv.

Gespeichert wird eine Datei ohnehin automatisch in der Bewerberakte, sobald sie eintrifft. „Datei im Lead speichern" prüft nach und trägt nach, falls doch etwas fehlt — und sagt Ihnen, wenn sie schon dort liegt.

Das Bildchen zeigt ein Foto aus der Bewerberakte — aber nur, wenn die Datei sich selbst als Foto ausweist, ihr Name also foto, bild, portrait oder profil enthält.

Das ist Absicht. In einer Bewerberakte liegen Führerscheine, Ausweise und Zeugnisse. Würde einfach das erste Bild genommen, stünde irgendwann der Führerschein eines Bewerbers als Bildchen in der Liste.

Das WhatsApp-Profilbild des Kontakts lässt sich nicht anzeigen: Meta gibt es über seine Schnittstelle nicht heraus.

Es gibt jetzt vier Wege ins Postfach:

• Alles — in der Seitenleiste der Agentur unter WhatsApp-Manager: sämtliche Unterhaltungen über alle Kunden und Kampagnen.
• Ein Kunde — beim Kunden in der Seitenleiste auf WhatsApp. Zeigt seine Unterhaltungen über alle seine Kampagnen hinweg.
• Eine Kampagne — in der Kampagne oben rechts der Knopf WhatsApp.
• Ein Bewerber — in der Bewerberakte das WhatsApp-Symbol.

Ist ein Filter gesetzt, steht er als Schild über der Liste und lässt sich mit einem Klick aufheben. Die Suche im Postfach findet außerdem Kunden- und Kampagnennamen, nicht nur Bewerber.

Die Ebenen sind wirklich getrennt, nicht nur gefiltert. Jede Nachricht trägt Kunde, Kampagne und Bewerber an sich. Hat sich derselbe Mensch vor einem halben Jahr bei einem anderen Kunden beworben, bleibt jener Schriftwechsel dort — im Postfach des neuen Kunden taucht er nicht auf, und umgekehrt genauso.

Nur wenn Sie es ausdrücklich freigeben. Ohne Freigabe sieht ein Kundenzugang keinen WhatsApp-Bereich, keine Unterhaltung und kann auch nichts schicken — der Menüpunkt steht bei ihm gar nicht erst da.

Freigegeben wird je Zugang: Kunde → Kundeneinstellung → Zugänge, unter der Kampagnenauswahl der Haken „Darf den WhatsApp-Verlauf seiner Bewerber sehen und beantworten". Er steht dort bewusst unter den Kampagnen, denn er setzt sie voraus.

Was er dann sieht: ausschließlich Unterhaltungen mit Bewerbern aus den Kampagnen, die ihm freigegeben sind — und nur solche, in denen tatsächlich geschrieben und geantwortet wurde. Steht er beim Kunden, sieht er dessen Unterhaltungen; steht er in einer Kampagne, nur deren. Das Postfach der Agentur und die Unterhaltungen anderer Kunden bleiben außen vor, auch wenn es dieselbe Person ist.

Wo er sie sieht — und wo nicht: im WhatsApp-Bereich (Menüpunkt links), und die eingegangenen Nachrichten laufen in der Zeitleiste des Bewerbers mit. Der Reiter Chat in der Bewerberakte steht ihm dagegen nicht offen — der ist wie E-Mails der Agentur vorbehalten. Der Haken nimmt ihm den WhatsApp-Bereich also nicht, er öffnet ihn; nur die Akte bleibt in diesem Punkt intern.

Was er nicht sieht: Nachrichten von Nummern, die noch keinem Bewerber zugeordnet sind. Die haben keinen Kunden, und sie einem zuzuschlagen hieße zu behaupten, sie gehörten dorthin. Zuordnen bleibt Aufgabe der Agentur; danach erscheint die Unterhaltung von selbst an der richtigen Stelle.

Schreiben darf er, was er sehen darf — die Nachricht geht dann über Ihre WhatsApp-Nummer hinaus. Wenn Sie das nicht möchten, lassen Sie den Haken weg.

An der Zahl neben der Unterhaltung. Sie zählt die eingegangenen Nachrichten, die noch niemand geöffnet hat, und verschwindet, sobald jemand die Unterhaltung aufmacht.

Der Zähler gilt für die ganze Agentur, nicht pro Person. Hat eine Kollegin die Unterhaltung geöffnet, ist sie auch für Sie nicht mehr neu — sonst hätten drei Personen drei verschiedene Zahlen an derselben Unterhaltung.

Ein Blick in die Bewerberakte zählt nicht als Lesen: der dortige Verlauf läuft nur mit.

Dreißig Sekunden lang, ja. Eine WhatsApp-Nachricht geht nicht in dem Moment hinaus, in dem Sie sie abschicken, sondern eine halbe Minute später. In dieser Zeit steht in der Meldung unten ein Rückgängig — ein Klick, und sie geht gar nicht erst los.

Das gilt für beides: für eine Vorlage und für Text, den Sie selbst tippen. Bis zum 01.09.2026 galt es nur für Vorlagen; getippter Text war sofort draußen.

Nicht aufgeschoben werden Dateien und Sprachnachrichten. Die gehen sofort hinaus. Der Grund ist der Weg: Sie werden hochgeladen und dabei unmittelbar zugestellt.

Nach den dreißig Sekunden ist Schluss. Was bei WhatsApp angekommen ist, kann moreOS nicht mehr zurückholen — was Sie dort im Chat löschen, löscht die Nachricht bei uns, nicht beim Bewerber.

Dieselbe halbe Minute gilt übrigens auch beim Zurücknehmen einer Änderung im Bewerber: Sie beginnt mit der Änderung, nicht mit dem Öffnen des Fensters.

Ja. In der Eingabezeile unten stehen dafür zwei Knöpfe: die Büroklammer für eine Datei und das Mikrofon für eine Sprachnachricht. Daneben liegt die Emoji-Auswahl.

Datei: Bild, Video, PDF, Word, Excel — auch alles andere; was WhatsApp nicht als Bild oder Video anzeigen kann, kommt beim Bewerber als Datei an. Haben Sie vorher etwas ins Textfeld getippt, geht das als Bildunterschrift mit. Die Datei landet zugleich in der Bewerberakte, nicht nur im Chat.

Sprachnachricht: Auf das Mikrofon klicken, sprechen, noch einmal klicken — sie geht sofort hinaus. Während der Aufnahme läuft die Zeit mit; das × daneben verwirft sie. Nach zwei Minuten ist von selbst Schluss. Beim ersten Mal fragt der Browser nach dem Mikrofon; wer ablehnt, kann es in den Browsereinstellungen wieder erlauben.

Grenzen von WhatsApp: Bilder bis 5 MB, Videos und Sprachnachrichten bis 16 MB, Dokumente bis 100 MB. Ist eine Datei zu groß, sagt moreOS es Ihnen vor dem Senden.

Beides ist gesperrt, solange das 24-Stunden-Fenster zu ist — genau wie freier Text. Dann geht nur eine Vorlage, und Vorlagen tragen keine Anhänge außer dem, was in der Vorlage selbst hinterlegt ist.

Ja, direkt in der Unterhaltung — dort steht ein Abspieler. Die Datei liegt zusätzlich in der Bewerberakte. Selbst aufnehmen und verschicken können Sie eine Sprachnachricht ebenfalls: über das Mikrofon in der Eingabezeile.

Ausnahme Safari: WhatsApp verschickt Sprachnachrichten in einem Format, das Safari nicht abspielen kann. Dort steht statt des Abspielers ein Hinweis und die Datei zum Herunterladen. In Chrome, Edge und Firefox läuft sie direkt.

Ja. Im Verlauf in der Bewerberakte stehen Notizen und WhatsApp-Nachrichten in einer gemeinsamen Liste, neueste zuerst, die WhatsApp-Einträge grün gekennzeichnet und mit dem Hinweis, ob sie von uns oder vom Bewerber kamen.

Geantwortet wird weiterhin im Postfach — der Verlauf ist zum Nachvollziehen da, nicht zum Schreiben.

In beide Richtungen mit einem Klick:

• Bewerber → Chat: in der Bewerberakte oben das WhatsApp-Symbol oder der Reiter Chat. Beides führt an dieselbe Stelle — die Akte bleibt dabei offen.
• Chat → Bewerber: in der Kopfzeile der Unterhaltung der Knopf Zum Bewerber. Er öffnet die Akte in der richtigen Kampagne beim richtigen Kunden.

Bei einer Unterhaltung ohne Zuordnung fehlt der Knopf — dort gibt es noch keinen Bewerber, zu dem er führen könnte.

Im WhatsApp-Postfach ganz oben, gekennzeichnet mit Ohne Zuordnung. Das passiert, wenn die Rufnummer zu keinem Bewerber passt: eine zweite Nummer, eine Empfehlung, ein Rückruf auf eine Anzeige.

Über Bewerber zuordnen suchen Sie die richtige Person und schlagen die Unterhaltung ihr zu. Alle Nachrichten wandern dann in ihren Verlauf — und mitgeschickte Dateien werden in dem Moment geholt und in ihre Akte gelegt.

Nicht ewig Zeit lassen: WhatsApp hält Anhänge nur 30 Tage bereit. Danach bleibt der Text erhalten, die Datei ist weg — moreOS sagt beim Zuordnen, wenn das passiert ist.

Das ist eine Regel von WhatsApp, keine Einstellung in moreOS: Freien Text dürfen Sie nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Bewerbers schicken. Danach lässt WhatsApp ausschließlich freigegebene Vorlagen durch.

Oben rechts in der Unterhaltung steht deshalb, wie lange das Fenster noch offen ist („noch 3 Std.“). Ist es zu, steht dort Nur Vorlagen, das Eingabefeld bleibt gesperrt, und Sie wählen über das Dokumentsymbol eine Vorlage. Antwortet der Bewerber darauf, ist das Fenster wieder 24 Stunden offen.

An den Häkchen unter Ihrer eigenen Nachricht, wie in WhatsApp selbst: gesendet, zugestellt, gelesen (blau). WhatsApp meldet das oft erst Sekunden später nach; die Ansicht zieht selbstständig nach.

Scheitert eine Nachricht, wird sie rot mit dem Grund von WhatsApp angezeigt — sie verschwindet nicht. Der häufigste Grund ist das abgelaufene 24-Stunden-Fenster.

Ja. Wir bauen mehrstufige Drip-Sequenzen — z.B.:

• Tag 0: Eingangsbestätigung
• Tag 1: Erinnerung an fehlende Unterlagen (nur wenn Status noch nicht „Unterlagen eingereicht")
• Tag 3: Letzte Erinnerung mit Direktkontakt-Angebot

Sequenzen können bedingt ausgelöst werden — z.B. nur, wenn ein bestimmter Status erreicht ist oder ein Feld einen bestimmten Wert hat.

Ja, SMS-Versand ist möglich. Wir empfehlen aber in den meisten Fällen WhatsApp, da die Lese- und Antwortraten deutlich höher sind und die Kosten geringer. SMS bietet sich für Branchen an, in denen WhatsApp weniger verbreitet ist (z.B. ältere Zielgruppen).

Ja. Wir können einen Calendly- oder cal.com-Link in die automatisierten Mails einbauen, sodass vorqualifizierte Bewerber sich direkt einen Termin bei Ihnen buchen — ohne dass Sie hin und her schreiben müssen.

Alternativ können wir auch einen direkten Buchungs-Flow ins moreOS-System einbauen, der Termine mit Ihrem Outlook-Kalender oder Google Calendar synchronisiert.

Den Weg vom Klick bis in die Akte — über beide Systeme hinweg: Besuche → Funnel geöffnet → abgeschickt → in moreOS angekommen. Dazu den Verlauf je Tag (7, 30 oder 90 Tage), die Quellen des Klicks und die Werbekampagnen aus utm_campaign.

Die letzte Stufe ist der eigentliche Zweck. „Abgeschickt" meldet der Funnel; „in moreOS angekommen" zählt moreOS selbst. Klaffen die beiden auseinander, ist die Strecke zwischen Funnel und moreOS kaputt — und Sie sehen es am nächsten Morgen statt beim Anruf eines Bewerbers, der sich wundert, nie gehört zu haben.

Die Definition steht bei jeder Zahl, und das ist kein Beiwerk: „Besuche" sind entprellte Aufrufe — einer je IP und Funnel in 30 Minuten. Das ist weder die Zahl der Seitenaufrufe noch die der Menschen. Und Bot-Aufrufe sitzen im Nenner: Die Quoten sind eher zu niedrig als zu hoch. Eine Zahl, deren Fehlerrichtung dabeisteht, ist brauchbar; eine ohne ist es nicht.

Wer ihn sieht: Agenturzugänge mit dem Recht Analytics der Kampagne. Kunden- und Recruiter-Zugänge sehen den Reiter nicht — die Zahlen sind die Leistung der Agentur gegenüber ihrem Kunden.

Steht dort „noch keine Statistik eingegangen"? Dann hat niemand die Zahlen gelöscht und niemand hat sie auf null gesetzt: Sie liegen im Funnel-Hub und werden nur noch nicht übertragen. Dafür braucht es zwei Dinge — den Agentur-Schlüssel aus Einstellungen → Verbindung, im Hub hinterlegt, und die nächtliche Übertragung aus dem Hub selbst. Sobald beides steht, füllt sich der Reiter rückwirkend: Der Hub hebt seine Rohzeilen auf und liefert die vergangenen Tage nach.

Warum manchmal mehr angekommen als abgeschickt ist: Tragen die gemeldeten Tage keine Quellenkennung, zählt moreOS alle Bewerbungen der Kampagne — auch die aus anderen Kanälen. Der Reiter schreibt das dann dazu; die Zahl ist eine Obergrenze, kein Rechenfehler.

Eine Kampagne läuft in der Praxis meist über mehrere Kanäle — Facebook, Indeed, eine Empfehlung. Damit Sie sehen, welcher davon liefert, können Sie pro Kampagne Quellen anlegen. Jede Quelle bekommt ihre eigene Adresse; kommt eine Bewerbung darüber herein, wird die Quelle bei dieser Bewerbung mitgespeichert.

Sie legen Quellen an unter Kampagne → Einrichtung → Quellen:

1. Auf „Quelle anlegen“ klicken und das Werkzeug wählen, aus dem die Bewerbungen kommen — HeyFlow, ein eigener Funnel, Meta Lead Ads, Typeform und weitere. Die Wahl bestimmt Symbol und Anleitung; die Adresse ist für alle dieselbe.
2. Namen eintragen, zum Beispiel Facebook Nord, und anlegen.
3. Die Quelle in der Liste aufklappen und die Adresse mit dem Kopier-Symbol übernehmen.
4. Diese Adresse bei dem jeweiligen Kanal hinterlegen — also genau dort, wo bisher die allgemeine Adresse der Kampagne stand.

Ihre bisherige Adresse bleibt gültig und liefert weiter. Bewerbungen darüber tragen einfach keine Quelle. Sie müssen also nichts umstellen und können Kanal für Kanal umziehen.

Solange nur ein Kanal im Einsatz ist, brauchen Sie keine Quellen — dann genügt die eine Adresse der Kampagne.

Es gibt zwei Formen, und beide sind dauerhaft gültig:

• …/api/funnel/… — die heutige Form.
• …/api/WebHook/Heyflow/… — die frühere. Der Name kam daher, dass moreOS anfangs nur HeyFlow angebunden hatte; inzwischen nimmt dieselbe Stelle jeden Funnel entgegen.

Sie führen auf denselben Eingang, prüfen dieselbe Signatur und liefern dasselbe Ergebnis. Es gibt keinen Unterschied außer dem Namen.

Was Sie tun sollten: nichts. moreOS zeigt Ihnen bei einer Quelle, über die schon Bewerbungen kommen, weiterhin genau die Adresse, die in Ihrem Funnel eingetragen ist. Nur Quellen, über die noch nie etwas hereinkam, bekommen die neue Form — dort ist noch nichts umzustellen.

Tauschen Sie eine laufende Adresse also nicht aus, nur weil Sie anderswo die andere Form sehen. Sie würden an einer Strecke arbeiten, an der nichts kaputt ist.

Einen POST mit Content-Type: application/json an die Adresse der Quelle. Der Inhalt ist ein flaches JSON-Objekt — jedes Feld steht oben, nichts ist verschachtelt:

{
  "vorname": "Max",
  "nachname": "Mustermann",
  "email": "max@example.de",
  "postleitzahl": "24784",
  "telefon": "+49 172 1234567",
  "nutzerzustimmung": true,

  "Besitzt du einen Führerschein der Klasse CE?": "Ja",
  "Wie viele Jahre Erfahrung bringst du mit?": "5 – 10 Jahre",

  "utm_source": "facebook",
  "funnel_id": "muster_fernfahrer_v1"
}

Die Kontaktfelder erkennt moreOS von selbst — und zwar in den üblichen Schreibweisen: vorname ebenso wie Vorname oder first_name, email wie E-Mail Adresse. Sie müssen nichts einrichten, damit Name, Adresse und Telefonnummer am richtigen Platz stehen.

Fragen tragen ihren Fragetext als Feldnamen. Was Sie im Funnel fragen, steht später wortgleich in der Bewerberansicht. Ändern Sie den Fragetext, ist es für moreOS eine neue Frage — die Zuordnung unter Einrichtung zieht man dann einmal nach.

Ein paar Feinheiten, die Ihnen Arbeit ersparen:

• Ja/Nein als echtes true/false ist in Ordnung — daraus wird ein Haken.
• Mehrfachauswahl als Liste (["B", "C", "CE"]) wird zu „B, C, CE“.
• Leere Felder überschreiben nichts, was schon am Bewerber steht.
• Telefon geteilt (telefon_vorwahl + telefon_nummer) geht auch. Schicken Sie zusätzlich telefon_komplett, gewinnt die vollständige Nummer.
• Tracking (utm_source, fbclid, funnel_id, landing_url …) wird mitgespeichert, taucht aber nicht als Frage in der Bewerberkarte auf. Wer eines davon sehen will, ordnet es unter Einrichtung zu.
• Ein verstecktes Feld _hp wird als Bot-Falle verstanden: ist es gefüllt, verwirft moreOS die Einsendung stillschweigend.

Der Funnel darf direkt aus dem Browser senden — die Adresse ist dafür freigegeben. Eine Antwort müssen Sie nicht auswerten; moreOS bestätigt mit 200.

HeyFlow schickt ein anderes Format (die Felder liegen dort in einem Unterobjekt). Beides läuft über dieselbe Adresse — Sie können einen Funnel also von HeyFlow auf einen eigenen umstellen, ohne die Adresse zu tauschen.

Bei den bereits eingegangenen Bewerbungen ändert sich nichts. Gespeichert wird der Name der Quelle zum Zeitpunkt der Bewerbung, nicht nur ein Verweis darauf. Auch nach dem Umbenennen oder Löschen steht an jeder Bewerbung weiterhin, worüber sie hereinkam.

Das ist Absicht: Andernfalls würde das Löschen einer Quelle die Herkunft aller Bewerbungen zerreißen, die je über sie kamen — und genau diese Auswertung ist der Grund für Quellen.

Was sich ändert: Die Adresse einer gelöschten Quelle liefert nicht mehr. Entfernen Sie eine Quelle also erst, wenn Sie die Adresse beim jeweiligen Kanal ausgetauscht haben — sonst laufen von dort keine Bewerbungen mehr ein.

An zwei Stellen:

• In der Bewerberliste als eigene Spalte „Quelle“, sofern sie in der Einrichtung für die Liste vorgesehen ist (im Standard ist sie es). Sie können danach sortieren, und die Suche findet sie mit — tippen Sie Indeed ein, bekommen Sie alle Bewerbungen aus diesem Kanal.
• In der Detailansicht einer Bewerbung im Profil, unter der Postleitzahl.

Bewerbungen über die allgemeine Adresse der Kampagne haben keine Quelle. In der Liste bleibt die Zelle dann leer, in der Detailansicht fehlt die Zeile ganz — das ist kein Fehler, sondern der Normalfall, solange nur ein Kanal läuft.

Die Quelle lässt sich nicht nachträglich ändern. Sie hält fest, worüber die Bewerbung tatsächlich hereinkam; wäre sie überschreibbar, wäre die Auswertung wertlos.

Brauchen Sie eine Auswertung über mehrere Kampagnen hinweg, melden Sie sich bei service@24more.com.

Ja. Für Personio bauen wir eine direkte Schnittstelle, über die Bewerber-Daten aus moreOS automatisch in Personio übernommen werden — sobald ein Bewerber in der Spalte „Eingestellt" landet, wird er als neuer Mitarbeiter in Personio angelegt.

Übertragen werden u.a.:

• Vor- und Nachname, Adresse, Kontaktdaten
• Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer (falls erfasst)
• Stelle, Standort, Eintrittsdatum
• Hochgeladene Dokumente

Voraussetzung: Sie haben einen Personio-Account und stellen uns einen API-Zugang bereit. Wir kümmern uns um die Einrichtung.

Wir können moreOS an praktisch jedes HR-System anbinden, das eine API bietet:

• Personio
• Workday
• BambooHR
• SAP SuccessFactors
• Sage HR
• DATEV (für Lohn-/Gehaltsabrechnung)
• HubSpot oder Salesforce (wenn moreOS für Sales-Leads genutzt wird)

Sie nennen uns das Zielsystem, wir prüfen die API und setzen die Schnittstelle um.

Öffnen Sie den Bewerber und klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Detailansicht. Wählen Sie „PDF-Export". Sie können dann auswählen, welche Informationen ins PDF aufgenommen werden sollen — z.B. Stammdaten, Antworten aus dem Bewerbungsformular, Status-Historie.

Das PDF wird sofort generiert und steht zum Download bereit.

moreOS unterstützt mehrere Export-Formate:

• PDF — für einzelne Bewerber, druckfertig formatiert
• CSV — für Excel oder andere Tabellen-Tools
• JSON — für die programmatische Weiterverarbeitung in eigenen Systemen
• Excel/XLSX — auf Anfrage

Mit den Standardformaten CSV oder JSON können praktisch alle anderen Programme arbeiten. Falls Sie eine Software zwischenschalten möchten oder eine eigene Datenbank pflegen, ist das problemlos möglich.

Ja. In der Bewerber-Detailansicht über das Drei-Punkte-Menü → „In andere Kampagne verschieben". Wählen Sie die Ziel-Kampagne aus und bestätigen Sie.

Das ist besonders nützlich bei mehreren Standorten — wenn ein Bewerber besser für einen anderen Standort passt, verschieben Sie ihn dorthin, ohne dass er erneut bewerben muss.

Ja. moreOS bietet eine REST-API, über die Sie Bewerber-Daten programmatisch lesen, anlegen, aktualisieren oder löschen können. Authentifizierung erfolgt über API-Keys.

Typische Anwendungen:

• Eigene Dashboards mit aggregierten Kennzahlen
• Anbindung an interne Tools (z.B. Power BI, Tableau, eigene Excel-Reports)
• Webhook-basierte Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn ein Status wechselt

API-Dokumentation und Zugangsdaten erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Team.

Ja. Wir können Webhooks einrichten, die bei jedem Status-Wechsel oder neuen Bewerber automatisch ein anderes System informieren — etwa Ihr eigenes CRM, eine Slack-Notification, eine eigene Datenbank oder einen Zapier-Workflow.

Ja, über Webhooks und unsere REST-API können Sie moreOS mit Zapier, Make (ehemals Integromat) oder n8n verbinden und so beliebige No-Code-Workflows bauen.

Auf Wunsch richten wir eine offizielle Zapier-Integration für Sie ein.

Ja. Solange beide Systeme nebeneinander laufen, zieht moreOS nach, was in LeadTable passiert — Sie müssen nichts doppelt pflegen. Übernommen werden:

• Neue Bewerber, samt Antworten aus dem Formular,
• Statuswechsel — auch der Verlauf dazu, also wer wann was gesetzt hat,
• Notizen, mit Autor und Datum,
• Neue Kampagnen, die drüben angelegt werden,
• Löschungen: Der Bewerber landet in moreOS im Papierkorb, nicht im Nichts. Ein Fehlgriff in LeadTable ist hier also rückgängig zu machen.

Das passiert in der Regel binnen Sekunden: LeadTable meldet jede Änderung sofort. Geht so eine Meldung einmal verloren — ein Netzausfall, ein Neustart —, fällt das spätestens beim stündlichen Abgleich auf, der alles Liegengebliebene nachholt.

Eine Ausnahme: Für eine neu angelegte Kampagne meldet LeadTable nichts. Sie erscheint deshalb erst mit dem stündlichen Abgleich in moreOS — die Bewerbungen darin gehen nicht verloren, sie kommen nur nicht sofort.

Die Richtung ist einseitig. Was Sie in moreOS tun, wandert nicht zurück nach LeadTable. Der Abgleich ist eine Brücke für die Übergangszeit, keine dauerhafte Verbindung zwischen zwei gleichberechtigten Systemen.

Die neuere Änderung gewinnt. Setzen Sie in moreOS „Terminiert“ und meldet LeadTable danach einen älteren Stand nach, bleibt Ihre Änderung stehen. Umgekehrt genauso: Wird in LeadTable zuletzt gearbeitet, zieht moreOS nach.

Zwei Dinge werden dabei nie überschrieben, weil LeadTable sie nicht kennt und sie sonst verloren gingen:

• Dateien, die Sie in moreOS hochgeladen haben,
• Notizen und Antworten, die hier entstanden sind — sie werden ergänzt, nicht ersetzt.

Kommt ein Bewerber über beide Wege herein — einmal direkt über das Formular, einmal über LeadTable —, steht er trotzdem nur einmal da: moreOS erkennt ihn an Telefonnummer und E-Mail-Adresse innerhalb derselben Kampagne und führt beide zusammen.

In LeadTable lagen die meisten Kampagnen unter einem Sammelkonto, und der eigentliche Kunde stand nur im Kampagnennamen — meist vor einem senkrechten Strich: Kremers Reisen | Busfahrer (m/w/d). Genau daran erkennt moreOS den Kunden.

Fehlt dieser Strich, lässt sich der Kunde nicht erkennen. Die Kampagne wird dann trotzdem angelegt, damit keine Bewerbung verloren geht — sie liegt aber vorerst unter dem Sammelkunden und muss von Hand zugeordnet werden. Sagen Sie uns in dem Fall Bescheid, dann tragen wir die Zuordnung dauerhaft ein.

Es gibt zwei Wege:

1. Einladung. Jemand mit den nötigen Rechten legt den Zugang an und moreOS verschickt eine E-Mail mit einem Link. Über diesen Link vergeben Sie selbst Ihr Passwort. Der Zugang ist dann sofort nutzbar — eine zusätzliche Freigabe braucht es nicht.
2. Selbst registrieren. Auf der Anmeldeseite über „Registrieren“. Ob der Zugang danach sofort gilt oder auf eine Freigabe wartet, hängt von Ihrer E-Mail-Adresse ab (siehe „Wer gibt einen neu registrierten Zugang frei?“ im Abschnitt Einstieg).

Der eingeladene Zugang entsteht bewusst ohne Passwort. Ein von der Verwaltung vergebenes Passwort müsste auf irgendeinem Weg zu Ihnen gelangen — per Mail oder Chat — und läge damit dauerhaft irgendwo herum.

Sie sind unsicher, welcher Weg für Sie gilt? Fragen Sie Ihre Ansprechperson im eigenen Haus oder schreiben Sie an service@24more.com.

Ja. Im Dialog Kunde anlegen steht unter der E-Mail-Adresse der Haken „Zugang für diese E-Mail anlegen“. Ohne den Haken passiert nichts — die Adresse dort ist oft eine Sammeladresse wie info@…, hinter der keine Person sitzt, die sich anmelden soll.

Mit Haken zeigt moreOS direkt nach dem Speichern den Einladungslink. Sie können ihn kopieren oder von hier aus per E-Mail verschicken — von allein geht nichts raus. Der Link ist 7 Tage gültig; über ihn vergibt der Kunde sein Passwort selbst.

Vor dem Verschicken wählen Sie noch, welcher Text hinausgeht — siehe Welchen Text bekommt der Kunde in der Einladung?

Ein solcher Zugang startet ohne zugewiesene Kampagne — der Kunde ist ja gerade erst entstanden und hat noch keine. Jede Kampagne, die Sie danach für ihn anlegen, wird automatisch freigeschaltet. Die Regel dahinter: wer bisher alle Kampagnen eines Kunden sah, sieht auch die neue. Wem Sie bewusst nur einzelne Kampagnen freigegeben haben, bekommt nichts dazu.

Nachträglich geht es weiterhin über Kunde → Einstellungen → Kundenzugänge, dort auch mit Auswahl einzelner Kampagnen.

Sie haben die Wahl zwischen zwei Fassungen. Sie steht direkt über dem Knopf Per E-Mail an Kunde senden — an beiden Stellen, an denen eine Einladung hinausgeht: im Anlegen-Dialog der Kundenliste und unter Kunde → Kunden-Einstellung → Kundenzugänge.

• Zugang wurde angelegt — die klassische: „Für Sie wurde ein Zugang zu moreOS angelegt.“ Sie ist voreingestellt; wer nichts auswählt, verschickt genau das, was moreOS immer verschickt hat.
• Kampagne ist online — für den häufigeren Anlass: „Die Kampagne ist online — und Ihr Zugang zu moreOS ist es jetzt auch. Dort sehen Sie jede Bewerbung, sobald sie eingeht.“

Sonst ist alles gleich: dasselbe Aussehen, dasselbe Bild mit den drei Schritten, derselbe Knopf, derselbe Link mit denselben 7 Tagen Gültigkeit. Es unterscheidet sich nur, was der Empfänger liest — und der Betreff.

Unter der Wahl steht jeweils der erste Satz der Mail. Das ist der Text der Vorgabe: Haben Sie die Einladung unter Einstellungen → E-Mail selbst geschrieben, geht Ihr eigener Text hinaus, während hier weiter der Anfang der Vorgabe steht. Beide Fassungen lassen sich dort getrennt anpassen — sie stehen als Kundenzugang freigeben und Kundenzugang freigeben — Kampagne ist online untereinander, und je Kunde noch einmal unter Kunde → E-Mail Templates.

Die Kampagne wird nicht beim Namen genannt. Der Zugang gehört dem Kunden, nicht einer einzelnen Kampagne — die meisten Kunden haben mehrere. Ein Name in der Mail wäre in dem Moment falsch, in dem die zweite dazukommt, und niemand würde es merken: Die Mail ist dann längst raus.

Führen Sie die beiden zusammen — löschen Sie den doppelten nicht. Beim Löschen gehen seine Kampagnen und die Bewerber darin mit in den Papierkorb; beim Zusammenführen ziehen sie zum anderen Kunden um und bleiben dort, wo Sie sie brauchen.

Der Weg: Kunde öffnen → Kunden-Einstellung → Verwaltung → Zusammenführen. Das Fenster fragt drei Dinge nacheinander:

1. Mit wem? Sie wählen den zweiten Kunden aus der Liste. Danach stehen beide nebeneinander, und dazwischen ein Pfeil-Knopf: Er dreht die Richtung um. Links steht immer der Kunde, der bestehen bleibt, rechts der, der darin aufgeht. Unter beiden Namen steht, wie viele Kampagnen und Bewerber sie haben und seit wann es sie gibt — meistens ist der mit den Kampagnen der gepflegte und der leere die Dublette.
2. Was übernehmen? Oben steht, was ohnehin umzieht („2 Kampagnen · 37 Bewerber“). Darunter stehen die Stammdaten Feld für Feld nebeneinander: Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Anrede, Logo, Absender, E-Mail-Vorlagen. Klicken Sie den Wert an, der gelten soll. Voreingestellt gewinnt der bleibende Kunde — außer bei einem Feld, das bei ihm leer ist und beim anderen gefüllt: Dort ist die Übernahme keine Entscheidung, sondern das Auffüllen einer Lücke. Felder, in denen bei beiden dasselbe steht, sind eingeklappt. Darunter stehen die Zugänge beider Kunden mit einem Haken: Wer den Haken behält, kommt mit und behält seine Kampagnen; wer ihn verliert, kann sich danach nicht mehr anmelden.
3. Bestätigen. Sie tippen den Namen des Kunden ab, der aufgeht — dieselbe Hürde wie beim Löschen, und aus demselben Grund: Der Fehler, der hier passiert, ist die falsche Richtung.

Was mitgeht: Kampagnen, Bewerber, deren Nachrichten, Notizen und WhatsApp-Verläufe, Aufgaben und Termine, Automatisierungen, Mailkonten des Kunden, seine WhatsApp-Rufnummern, offene Einladungen — und die Zugänge, bei denen Sie den Haken gelassen haben. Auch was von diesem Kunden bereits im Papierkorb liegt, wird mitgezogen: Wer es später zurückholt, bekommt es beim richtigen Kunden zurück.

Was nicht passiert: moreOS führt Kampagnen nicht zusammen. Haben beide Kunden eine Kampagne desselben Namens, steht sie danach zweimal untereinander — das Fenster weist im zweiten Schritt darauf hin. Das ist Absicht: Zwei Kampagnen zu verschmelzen hieße, Statusspalten, Feldzuordnung und Automatisierungen aufzulösen, und das kann Ihnen niemand abnehmen. Verschieben Sie die Bewerber der einen in die andere und archivieren Sie die leere.

Danach: Der aufgegangene Kunde wandert in den Papierkorb unter Einstellungen → Papierkorb und liegt dort 90 Tage. Zurückholen können Sie ihn — allerdings als leere Hülle, denn seine Kampagnen sind ja umgezogen und bleiben beim anderen. Im Änderungsverlauf des bleibenden Kunden steht danach Zusammengeführt mit dem Namen des aufgegangenen, dazu jedes Feld, das dabei gewechselt hat.

Wer darf das: nur Administratoren Ihrer Agentur. Der Knopf steht für niemanden sonst in der Verwaltung, und ein Versuch am Bildschirm vorbei wird abgewiesen. Zusammenführen wiegt schwerer als Löschen: Gelöschtes liegt 90 Tage im Papierkorb, hier ziehen Kampagnen, Bewerber und Zugänge dauerhaft um, und den Weg zurück gibt es nur, indem Sie jedes Stück von Hand wieder aufteilen.

In drei Stufen:

1. Initialen. Sofort beim Anlegen, aus dem Namen. Es gibt nie eine leere Kachel. Die Farbe wird aus dem Namen berechnet — derselbe Kunde hat dauerhaft dieselbe.
2. Das Symbol der Website. Steht eine Firmen-E-Mail beim Kunden, holt moreOS aus deren Domain das Icon der Website und macht es zum Kundenbild. Das läuft im Hintergrund; die Kachel aktualisiert sich nach ein paar Sekunden von selbst.
3. Ein hochgeladenes Logo. Unter Kunde → Einstellungen, und es gewinnt immer.

Das geholte Symbol wird dabei zugeschnitten: leerer Rand fällt weg, das Ergebnis wird quadratisch und auf eine brauchbare Größe gebracht. Ohne diesen Schritt sitzt bei vielen Firmen ein winziges Zeichen in viel Luft — was auf einer Website als 16-Pixel-Symbol im Browsertab funktioniert, ist auf einer Kachel sonst kaum zu erkennen.

Manche Websites rücken auf diesem Weg gar nichts heraus: sie beantworten jede Adresse mit ihrer Startseite, auch die des Symbols. Für diese Fälle fragt moreOS als letzten Ausweg einen öffentlichen Favicon-Dienst — zuerst DuckDuckGo, und nur wenn dessen Symbol zu klein ausfällt, zusätzlich Google. Dabei erfährt dieser Dienst die Domain des Kunden (also etwa musterbus.de) — sonst nichts, keine Namen, keine Bewerberdaten. Der Weg wird erst beschritten, wenn die Website des Kunden selbst nichts hergab; wer ein eigenes Symbol hat, wird nirgends gemeldet.

Zwei Regeln dazu: Freemail-Adressen (gmail, gmx, web.de, t-online …) werden übergangen — dahinter steckt das Logo des Mail-Anbieters und nicht das des Kunden. Und ist einmal ein Bild gesetzt, wird es nie wieder automatisch ersetzt, auch nicht bei einer neuen Mailadresse. Wer gar kein Symbol will, setzt beim Anlegen den Haken „Kein Logo von der Website holen“ — dann unterbleibt auch die Anfrage beim Dienst. Und wer den Umweg über Dritte grundsätzlich nicht möchte, lässt ihn abschalten (Favicon:Drittdienst in der Serverkonfiguration); dann bleibt es in diesen Fällen bei den Initialen.

• 24MORE darf alles: Zugänge anlegen, freigeben, ablehnen, Rollen und Rechte vergeben.
• Administratoren Ihrer Agentur laden Mitarbeiter ein und verwalten deren Rechte.
• Verantwortliche auf Kundenseite (Administrator- oder Kundenzugang) geben Registrierungen ihrer eigenen Firmen-E-Mail-Domain frei. Anfragen anderer Unternehmen sehen sie nicht. Das setzt eine echte Firmenadresse voraus: bei einer Freimail-Adresse (gmail.com, web.de, gmx.de, t-online.de und ähnliche) entscheidet ausschließlich 24MORE. Der Grund: „gleiche Domain“ bedeutet dort nur „gleicher Mailanbieter“ und sagt nichts darüber aus, ob zwei Personen zusammengehören.
• Mitarbeiter und Recruiter geben niemanden frei. Das ist Absicht: sonst genügte ein einziger übernommener Zugang, um beliebig viele weitere anzulegen.

Ein von der Kundenseite freigegebener Zugang erhält immer die Rolle Mitarbeiter und gehört zum Unternehmen der freigebenden Person. Weitergehende Rechte vergibt 24MORE.

Wenn niemand in Ihrem Haus freigeben kann oder Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an service@24more.com — wir übernehmen das.

moreOS meldet sich auf zwei Wegen bei Ihnen, sobald sich jemand registriert hat, den Sie freigeben dürfen:

• In der Anwendung. Oben rechts steht die Glocke. Liegt etwas an, erscheint daran eine rote Zahl. Ein Klick öffnet die Liste; ein Klick auf den Eintrag führt direkt zur Freigabe.
• Per E-Mail. Zusätzlich geht eine Nachricht an Ihre hinterlegte Adresse — damit Sie es auch mitbekommen, wenn Sie gerade nicht in moreOS arbeiten.

Benachrichtigt wird immer nur, wer die Anfrage auch entscheiden darf. Wer nichts tun kann, bekommt auch keine Meldung.

Hat eine von mehreren berechtigten Personen die Anfrage entschieden, verschwindet sie bei allen anderen aus der Liste. Sie müssen also nicht abstimmen, wer sich kümmert.

Die Liste ist eine Aufgabenliste, kein Archiv: erledigte Punkte werden nicht aufbewahrt. Wer alles gesehen hat, klickt oben rechts auf Alle gelesen — die Zahl verschwindet, die offenen Punkte bleiben.

Melden Sie es bitte zeitnah, damit der Zugang zu Bewerberdaten endet. Administratoren Ihrer Agentur können die Rechte des Zugangs selbst entziehen; das vollständige Entfernen übernimmt 24MORE.

Schreiben Sie dafür an service@24more.com mit der betroffenen E-Mail-Adresse.

Denken Sie auch an geteilte Zugänge: Sammeladressen wie info@ lassen sich beim Ausscheiden einzelner Personen nicht sauber entziehen. Deshalb bekommt in moreOS jede Person ihren eigenen Zugang.

Ja, beliebig viele. Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Wenn User A einen Bewerber von „Unbearbeitet" nach „In Kontakt" zieht, sieht User B die Änderung sofort.

Konflikte oder Doppelbearbeitungen treten nicht auf — das System protokolliert jede Aktion mit User-Namen und Zeitstempel.

Es gibt drei Wege — welcher für Sie gilt, hängt von Ihrer Rolle ab:

• Als Administrator Ihrer Agentur laden Sie Mitarbeiter selbst ein: Einstellungen → Mitarbeiter. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link und vergibt darüber ihr Passwort.
• Als Verantwortlicher auf Kundenseite geben Sie Registrierungen Ihrer eigenen E-Mail-Domain frei — die wartenden Anfragen stehen ebenfalls unter Einstellungen → Mitarbeiter.
• Über 24MORE. Schreiben Sie an service@24more.com oder an Ihre Ansprechperson. Das ist immer möglich und der richtige Weg, wenn Sie unsicher sind oder eine besondere Rechtevergabe brauchen.

Für den letzten Weg benötigen wir:

• Vor- und Nachname der Person
• E-Mail-Adresse
• Gewünschte Rolle
• Sichtbarkeit: alle Kampagnen oder nur bestimmte

* Die Datenbankanalyse verlangt zusätzlich eine 24MORE-Adresse — die Rolle allein genügt dort nicht. Unter more-os.com/datenbank geht es auch ganz ohne Zugang: dort zählt die Adresse und der Code, der an sie geht.

moreOS kennt diese Rollen:

• Administrator — voller Zugriff auf die eigene Agentur: alle Kunden, alle Kampagnen, Einstellungen, Mitarbeiterverwaltung.
• Recruiter — arbeitet mit den ihm zugewiesenen Kunden: Bewerber bearbeiten, Status verschieben, Notizen anlegen. Keine Einstellungen.
• Mitarbeiter — sieht zunächst nur, was ihm ausdrücklich zugeteilt wird. Die Rechte werden einzeln vergeben, etwa nur bestimmte Kampagnen.
• Kundenzugang — für Ihre Kunden: Einblick in die eigenen Kampagnen und Bewerber, nichts darüber hinaus.
• System-Administrator — 24MORE-intern, für Einrichtung und Unterstützung.

Die Feinsteuerung passiert über die einzelnen Rechte je Zugang unter Einstellungen → Mitarbeiter. Rechte, die schon aus der Rolle folgen, sind dort fest gesetzt und nicht abwählbar.

Sie brauchen einen Zuschnitt, der so nicht dabei ist? Schreiben Sie an service@24more.com.

Ja. Sie können pro User genau festlegen, welche Kampagnen sichtbar sind. Das ist besonders relevant bei:

• Mehreren Standorten: Standort-Leiter Köln sieht nur Köln, Standort-Leiter München nur München
• Mehreren Geschäftsbereichen: Vertrieb sieht Sales-Leads, HR sieht Bewerber
• Externen Partnern: Personalvermittler sieht nur die Kampagne, für die er rekrutiert

Ja. Die Berechtigungen sind sehr granular. Sie können einzeln festlegen, wer:

• Bewerber als PDF herunterladen darf
• Bewerber als CSV/JSON exportieren darf
• Bewerber zwischen Kampagnen verschieben darf
• Andere User einsehen darf
• Status-Änderungen rückgängig machen darf
• Einstellungen bearbeiten darf

Schreiben Sie uns Ihre gewünschten Berechtigungen — wir richten sie ein.

Ein neuer User durchläuft denselben Onboarding-Flow wie der erste Account-Ersteller: Einladungslink öffnen → Passwort setzen → ins Dashboard. Dort sieht er nur die Kampagnen und Funktionen, für die er freigeschaltet ist.

Als Administrator können Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung eines Zugangs zurücksetzen: Einstellungen → Mitarbeiter, in der Zeile der Person das Schild-Symbol. Danach meldet sie sich wieder mit ihrem Passwort allein an und richtet den zweiten Faktor neu ein.

Wofür das gedacht ist — und wofür nicht. Es ist der Notfall: Telefon weg und Wiederherstellungscodes weg. Wer nur sein Telefon verloren hat, kommt mit einem Wiederherstellungscode selbst wieder hinein; das ist der schnellere und bessere Weg. Und wer sich lediglich einen neuen Satz Codes wünscht, macht das unter Einstellungen → Account selbst.

Der Knopf erscheint nur dort, wo es etwas zurückzusetzen gibt — also bei Zugängen, die die Zwei-Faktor-Anmeldung wirklich eingeschaltet haben. Für Ihren eigenen Zugang gibt es ihn nicht: Den eigenen zweiten Faktor schalten Sie unter Einstellungen → Account ab, und zwar mit Code. Sonst wäre der Knopf ein bequemer Weg, den eigenen Schutz loszuwerden.

Der Schritt bleibt sichtbar — dreifach, und das ist Absicht. Wer die Zwei-Faktor-Anmeldung eines Kollegen abschaltet, könnte sich anschließend über einen Passwortlink Zugang zu dessen Konto verschaffen. Verhindern lässt sich das nicht, ohne den Notfall unlösbar zu machen. Also verhindern wir es nicht, sondern machen es sichtbar:

• Die betroffene Person bekommt eine E-Mail — mit dem Namen dessen, der es ausgelöst hat, und dem Hinweis, sich zu melden, falls sie nicht darum gebeten hat.
• Der Schritt steht im Änderungsprotokoll des Mandanten.
• In der Mitarbeiterliste steht ein Hinweis am Zugang: „Zwei-Faktor zurückgesetzt“, mit Datum und Namen. Er verschwindet nicht beim nächsten Anmelden, sondern erst, wenn die Zwei-Faktor-Anmeldung wieder eingeschaltet ist.

Der letzte Punkt ist der wichtigste: Ohne ihn wäre aus einer Nothilfe eine stille Herabstufung geworden. Die Person arbeitet weiter, geschützt ist ihr Zugang aber nur noch durch das Passwort — und niemandem fiele es auf. Solange der Hinweis in der Liste steht, ist die Sache noch nicht erledigt.

Ein Administrator darf das auch für einen anderen Administrator. Das klingt zunächst großzügig, ist aber der wahrscheinlichste Fall überhaupt: zwei Administratoren, einer verliert sein Telefon. Eine Regel, die genau dort keine Antwort hätte, wäre keine Grenze, sondern eine Sackgasse.

Sie steht unter Einstellungen → Mitarbeiter und zeigt, wie lange jemand insgesamt mit moreOS gearbeitet hat.

Gemessen wird Arbeit, nicht ein offenes Fenster. Der Browser meldet sich nur, solange das Fenster sichtbar ist und seit der letzten Meldung jemand getippt, geklickt oder gescrollt hat. Wer moreOS am Freitag offen lässt und am Montag wiederkommt, hat nicht das Wochenende durchgearbeitet — und wer eine Stunde telefoniert, ohne die Anwendung anzufassen, sammelt in dieser Stunde nichts an.

Es ist eine Näherung, keine Stempeluhr. Ein zugeklappter Laptop kostet bis zu zehn Minuten, bis die Messung ihn bemerkt; für eine Zeiterfassung im arbeitsrechtlichen Sinn taugt die Zahl nicht.

Gezählt wird ab dem Tag der Einführung — rückwirkend gibt es diese Daten nicht und sie lassen sich auch nicht rekonstruieren. Aufbewahrt wird ein Jahr, danach räumt moreOS die alten Zeiten von selbst weg.

Die Spalte sehen Administratoren. Jeder kann seine eigene Zahl sehen — wer gemessen wird, soll wissen, was über ihn erfasst ist.

Wichtig für die Einführung: Das ist eine Leistungsmessung von Mitarbeitern. Wo ein Betriebsrat besteht, ist ihre Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Bitte klären Sie das, bevor Sie sich auf die Zahlen stützen.

Beide. Die Spalte steht in der Mitarbeiterliste und in der Administration und rechnet an beiden Stellen gleich. Es sind zwei verschiedene Dinge, und sie fallen bei jedem auseinander, der angemeldet bleibt:

• Zuletzt da — wann die Person zuletzt tatsächlich gearbeitet hat. Das ist die Angabe, die man in aller Regel sucht, und deshalb steht sie oben.
• angemeldet vor … — wann sie sich zuletzt mit Passwort neu angemeldet hat. Steht nur darunter, wenn seither noch gearbeitet wurde.

Warum das weit auseinanderliegen kann: Solange jemand regelmäßig arbeitet, verlängert moreOS die Anmeldung von selbst. Wer täglich hereinschaut, muss sich monatelang nicht neu anmelden. „Zuletzt da: vor 10 Min. · angemeldet vor 4 Tagen“ ist also kein Widerspruch, sondern der Normalfall bei jemandem, der jeden Tag arbeitet.

Die genauen Zeitpunkte stehen beim Überfahren der jeweiligen Zeile.

Das tat er bis zum 23.08.2026 — und es war ein echter Fehler, keine Kleinigkeit. Bis dahin waren für moreOS alle Formularantworten Text, und der Filter konnte nur eines fragen: „kommt diese Zeichenfolge in der Antwort vor?". Die 5 kommt in der 15 vor, und in der 25, und die 50 in der 1500.

Seitdem hat jedes Feld einen Typ. Sie setzen ihn in der Kampagne unter Einrichtung → Der Weg eines Bewerbers → Formularfragen, in derselben Zeile, in der Sie das Feld zuordnen:

• Text — die Vorgabe. Verglichen wird „enthält", „ist" oder „ist nicht".
• Zahl — jetzt gibt es „größer als" und „kleiner als", und „ist 5" trifft genau die 5. Auch „5 Jahre" und „ca. 1500 €" werden als Zahl gelesen.
• Datum — „vor dem" und „nach dem". „03.04.2026" ist dabei der 3. April.
• Ja/Nein — erkennt Ja, ja, true, 1 und „ja, gerne" als dasselbe.
• Auswahl — vergleicht genau: „Klasse C" trifft nicht mehr „Klasse CE".

Der Typ ändert nur, wie ausgewertet wird — an den gespeicherten Antworten ändert sich nichts. Ein falsch gesetzter Typ lässt sich deshalb folgenlos zurückstellen.

Zu jedem Typ bietet der Filter nur die Vergleiche an, die dazu passen: Ein Textfeld hat kein „größer als" (die Frage könnte niemand beantworten), ein Zahlenfeld kein „enthält" (sonst wäre der alte Fehler wieder da).

Seit dem 27.08.2026 gibt es dazu „ist eines von" — den Vergleich, der hinter den ankreuzbaren Antworten steckt. Er ist nötig, weil zwei getrennte Bedingungen auf dieselbe Frage ein und ergeben: „Klasse C und Klasse CE" findet niemanden, und null Treffer sehen aus wie ein Ergebnis. Angekreuzte Antworten liegen deshalb in einer Bedingung und wirken als „oder".

Bestehende Ansichten ändern ihr Ergebnis nicht von selbst. Alle vor dem 23.08.2026 gespeicherten Filter tragen keinen Vergleich — und ohne Angabe gilt „enthält", also genau das, was sie vorher getan haben. Eine Ansicht, die Sie vor Wochen angelegt haben, zeigt heute dieselben Bewerber.

Wenn Sie einem Feld einen Typ geben, wirkt das erst, sobald Sie eine Bedingung darauf neu anlegen oder ändern. Wechseln Sie dabei die Frage, prüft moreOS den Vergleich mit: Ein „größer als", das nach dem Wechsel auf ein Textfeld übrig bliebe, würde nie etwas finden — und man sähe der Bedingung nicht an, warum. Es wird deshalb auf einen Vergleich gestellt, der zum neuen Feld passt.

Ein Sonderfall, den man kennen sollte: Steht in einem Zahlenfeld etwas, das keine Zahl ist — „keine Angabe", „auf Anfrage" —, dann erfüllt dieser Bewerber die Bedingung nicht, auch nicht bei „kleiner als 5". Er ist nicht kleiner als 5, sondern unbekannt. Wer solche Fälle sucht, nimmt „ist leer" oder „ist ausgefüllt".

Die Rollen der Kampagne — und zwar die, die Sie dafür angehakt haben. Jede Kampagne hat drei Rollen, eingetragen in ihren Einstellungen, gleich unter dem Namen:

• Technisch zuständig — eine Person; wer Feldzuordnung, Automatisierungen und Webhook verantwortet.
• Kundenbetreuer — eine Person; wer mit dem Kunden spricht.
• Operativ — eine oder mehrere Personen; wer täglich mit den Bewerbern dieser Kampagne arbeitet.

Alle drei dürfen dieselbe Person sein, alle dürfen leer bleiben. Eine Person in zwei Rollen bekommt eine Meldung, nicht zwei.

Wer welche Meldung bekommt, steht in der Tabelle Wer bekommt was unter Einstellungen → Benachrichtigungen: drei Zeilen für die drei Ereignisse — Unterlagen eingereicht (ein Bewerber lädt Unterlagen hoch), Bewerber eingestellt und Bewerber terminiert (egal, ob Sie oder der Kunde ihn in die Spalte ziehen) —, drei Spalten für die drei Rollen, ein Haken je Feld. Zu Beginn sind alle neun gesetzt. Jeder Klick gilt sofort; ändern darf die Tabelle nur ein Administrator, sehen kann sie jeder Agenturzugang.

Das ist der Agentur-Standard. Soll eine Kampagne davon abweichen — etwa weil der Kundenbetreuer dort nur die Einstellungen sehen will, nicht jede Unterlage —, wählen Sie in den Kampagnen-Einstellungen unter Benachrichtigungen den Punkt Für diese Kampagne anpassen. Dieselbe Tabelle klappt auf, vorbelegt mit dem Standard; was Sie dort ändern, gilt nur für diese Kampagne. Zurück auf Agentur-Standard, und die Kampagne folgt wieder dem, was die Agentur später einmal ändert.

Die Meldungen landen in der Glocke oben rechts. Kundenzugänge sehen weder die Rollen noch die Tabelle — beides ist Agentursache.

Ja. Von sich aus meldet moreOS drei Ereignisse an die Rollen einer Kampagne — Unterlagen eingereicht, Bewerber eingestellt, Bewerber terminiert (wer davon was bekommt, steht in der Tabelle Wer bekommt was oben in Einstellungen → Benachrichtigungen) — dazu Erwähnungen mit @Name und fällige Aufgaben an die jeweils genannte Person. Alles darüber hinaus richten Sie selbst ein: darunter, unter Eigene Regeln, mit einer Schwelle in Tagen.

Ein liegengebliebener Bewerber oder eine Kampagne, in die nichts mehr kommt, melden sich also nur, wenn Sie dafür eine eigene Regel anlegen — nicht mehr von selbst. Zwei Anlässe stehen zur Wahl:

• Es kommen keine Bewerber mehr. Meldet, wenn in einer Kampagne so lange keine Bewerbung mehr eingegangen ist, wie Sie es festlegen. Das ist die Frage, die man sonst erst beim Blick auf die Kachel stellt — dort steht sie zwar schon als Ampel, aber nur für den, der hinsieht.
• Ein Bewerber liegt zu lange. Meldet, wenn jemand so lange auf Neu steht, ohne dass ihn jemand angefasst hat.

Sie legen dazu fest, für welche Kunden die Regel gilt (nichts ausgewählt heißt: alle) und wer die Meldung bekommt. Wählen Sie niemanden aus, gehen die Meldungen an die Rollen der jeweiligen Kampagne — Technisch zuständig, Kundenbetreuer und Operativ — und das hält sich von selbst aktuell, wenn jemand eine Kampagne übernimmt.

Bevor Sie speichern, steht die Regel als ganzer Satz vor Ihnen: „Wenn bei Musterfirma 3 Tage lang keine Bewerbung eingeht, geht eine Meldung an die Betreuer der Kampagne." Was dort steht, passiert auch.

Die Regeln sind agenturintern. Ihre Kunden sehen weder den Bereich noch die Regeln, und sie lassen sich auch nicht als Empfänger eintragen.

Weil eine Regel ab dem Moment gilt, in dem Sie sie einschalten — und nicht rückwirkend.

Das ist Absicht. Würde sie rückwirkend gelten, bekämen Sie in der Sekunde des Speicherns eine Meldung für jede Kampagne, die seit Monaten ruht. Bei einigen Dutzend Kunden sind das hunderte Einträge auf einmal, und die Glocke wäre unbrauchbar, bevor die Regel das erste Mal etwas Nützliches gesagt hat.

Eine Regel „seit 3 Tagen kein Bewerber", die Sie heute anlegen, kann also frühestens in drei Tagen etwas melden. An der Regel steht deshalb, seit wann sie gilt und wann sie zuletzt etwas gemeldet hat — daran sehen Sie, ob sie arbeitet.

Dasselbe gilt beim Wiedereinschalten: Wer eine Regel drei Wochen pausiert und wieder anschaltet, bekommt die drei Wochen nicht nachgereicht.

Weil moreOS nur zeigt, was der Zugang auch benutzen darf. Ein Menüpunkt, der beim Anklicken „dir fehlen die Berechtigungen" sagt, hilft niemandem — also steht er gar nicht erst da.

Das betrifft die Seitenleiste (Bewerberpool, WhatsApp-Manager, Administration) und die Bereiche unter Einstellungen. Was jeder sieht, sind die Bereiche des eigenen Zugangs: Konto, Datenschutz und die eigenen Textvorlagen.

• Erscheinungsbild, Mitarbeiter, E-Mail, Merkmale, Papierkorb — nur für Administratoren.
• WhatsApp — nur mit dem Recht „WhatsApp-Bereich".
• Bewerberpool — nur mit dem Recht „Bewerberpool".

Wenn einem Kollegen etwas fehlt, das er brauchen sollte: Unter Einstellungen → Mitarbeiter steht bei jedem Zugang, welche Rechte er hat. Dort setzen Sie den fehlenden Haken, und der Bereich erscheint bei ihm nach dem nächsten Anmelden.

Pro Kampagne unter Einrichtung → Ansichten. Jedes Feld steht dort in seiner Zeile, und rechts daneben ein Schalter mit zwei Zuständen: Alle oder Nur Agentur. Betroffen sind Telefonnummer, E-Mail, Postleitzahl, Beschreibung, Dateien, Quelle und jede einzelne Formularfrage.

Die Einstellung gilt für die ganze Kampagne, nicht nur für die Ansicht, in der Sie sie setzen: Was ein Kundenzugang im Profil nicht sehen darf, sieht er auch in der Liste nicht.

Abgewählte Felder werden Kunden- und Recruiter-Zugängen gar nicht erst geliefert, auch nicht im CSV-Export. Vor- und Nachname lassen sich nicht verbergen — ohne sie wären Bewerber in der Liste nicht auseinanderzuhalten.

Unter Kampagne → Einrichtung → Ansichten. Dort stehen drei Listen untereinander, und jede bestimmt einen anderen Ort:

• Profil — die Felder im geöffneten Bewerber. Hier ist Platz für alles.
• Karte im Board — was auf der Kachel in der Kanban-Ansicht steht. Wenige Felder, die die Frage „lohnt sich der Anruf?“ beantworten.
• Spalten der Liste — die Spalten der Tabellenansicht. Zum Vergleichen und Sortieren.

Ein Feld ziehen Sie am Griff links an seinen Platz. Über Feld hinzufügen am Fuß jeder Liste kommt eines dazu — zur Auswahl stehen die Stammdaten, alle Formularfragen dieser Kampagne und Angaben, die moreOS selbst führt: Status, Quelle, Erstellt am, Zuletzt geändert, Liegt seit, Entfernung, Anzahl Dateien (auch getrennt nach vom Team und vom Bewerber), Anzahl Notizen, Anzahl E-Mails, Anzahl Änderungen und der Hinweis auf eine doppelte Bewerbung.

Das lohnt sich vor allem auf der Karte. Bei einer Kampagne für Berufskraftfahrer ist „Führerschein: ja“ die Angabe, um die es geht — steht sie auf der Karte, sehen Sie die Vorauswahl im Board, statt zwanzig Bewerber einzeln zu öffnen.

Der Name steht immer an erster Stelle und lässt sich nicht entfernen: Er trägt die Zeile und die Karte.

Über zwei getrennte Felder, die Sie wie jedes andere in Profil, Karte oder Liste aufnehmen können:

• Dateien vom Bewerber — was über den persönlichen Upload-Link hereingekommen ist.
• Dateien vom Team — was jemand von Ihnen selbst hochgeladen hat.

Daneben gibt es weiterhin Anzahl Dateien für alles zusammen. Die drei nebeneinander beantworten die Frage, auf die es im Alltag ankommt: Liegt hier etwas, weil wir etwas abgelegt haben — oder weil der Bewerber geliefert hat?

Wenn die beiden Zahlen zusammen kleiner sind als die Gesamtzahl, ist das kein Fehler: Dann steckt eine Datei dahinter, die auf einem dritten Weg hereinkam. moreOS ordnet sie bewusst keiner der beiden Seiten zu, statt sie stillschweigend Ihrem Team zuzuschlagen — sonst stünde dort eine Zahl, die niemand mehr hinterfragt.

Drei Zahlen, die Sie wie jedes andere Feld in Profil, Karte oder Liste aufnehmen können. Sie beantworten in der Übersicht die Frage, an welchen Bewerbern schon gearbeitet wurde — ohne dass Sie zwanzig Akten einzeln öffnen.

• Anzahl Notizen — Notizen, die ein Mensch geschrieben hat. Was moreOS selbst im Verlauf vermerkt, etwa zu einer versendeten Mail, zählt nicht mit. Bis zum 01.09.2026 legte moreOS beim Anlegen eines Bewerbers und bei jedem Statuswechsel selbst eine Notiz an — die zählten hier schon nie mit. Seit dem 01.09.2026 entstehen sie gar nicht mehr: Ein Statuswechsel steht nur noch im Änderungsverlauf, und eine Notiz ist ausschließlich das, was ein Mensch geschrieben hat.
• Anzahl E-Mails — E-Mails, die den Bewerber tatsächlich erreicht haben. Was noch im Freigabefenster wartet, ist nicht gesendet und wird nicht gezählt. WhatsApp-Nachrichten zählen hier nicht mit.
• Anzahl Änderungen — Einträge im Änderungsverlauf des Bewerbers, also genau das, was Sie im geöffneten Bewerber unter Verlauf auch sehen. Läuft für die Kampagne ein Abgleich mit LeadTable, stehen dessen Statuswechsel mit darin.

Steht eine leere Zelle, ist die Zahl null. Das ist Absicht: eine Spalte voller Nullen macht die echten Zahlen unsichtbar.

In der Liste lässt sich nach jeder der drei Spalten sortieren — ein Klick auf die Überschrift holt die Bewerber mit den meisten Notizen nach oben, ein zweiter dreht die Richtung um. Das ist der eigentliche Zweck: Sie sehen auf einen Blick, wo schon Arbeit hineingeflossen ist und wo noch keine.

Die drei Felder sind in keiner Ansicht voreingestellt. Sie kosten moreOS beim Öffnen der Liste je einen zusätzlichen Blick in die Datenbank — wer sie nicht braucht, soll sie nicht bezahlen. Aufgenommen bleibt der Aufruf trotzdem schnell: gezählt wird für die ganze Liste auf einmal und nicht für jeden Bewerber einzeln.

Nein. Haben Sie die drei Ansichten einmal eingerichtet, sichern Sie sie über Ansichten als Vorlage am Fuß des Bereichs — mit einem Namen wie Fahrer oder Pflege. In der nächsten Kampagne holen Sie sie oben rechts über Ansichtsvorlage zurück.

Mitgesichert werden alle drei Listen, der Schalter für unbeantwortete Fragen und welche Felder nur die Agentur sieht.

Formularfragen heißen nicht überall gleich. Eine Vorlage aus einer Fahrer-Kampagne enthält „Führerschein Klasse D?“ — gibt es diese Frage in der Zielkampagne nicht, fällt sie weg. moreOS sagt Ihnen dabei, wie viele Felder übernommen wurden und wie viele nicht gepasst haben.

Angewendet ist noch nicht gespeichert: Sie sehen das Ergebnis erst und drücken dann auf Ansichten speichern. Passt es nicht, wechseln Sie einfach die Ansicht, ohne zu speichern.

Die Statusspalten haben ihre eigenen Vorlagen — Spalten als Vorlage im oberen Bereich. Beides ist getrennt, weil die Statusliste meist überall gleich ist und die Felder auf der Karte am Beruf hängen.

Das ist ein Hinweis, kein Fehler. Die Einstellung Nur Agentur gilt für die ganze Kampagne, eingestellt wird sie aber an der Feldzeile. Nehmen Sie ein Feld aus allen drei Ansichten heraus, gibt es diese Zeile nicht mehr — die Einstellung bleibt trotzdem bestehen, und das Feld wird Kunden- und Recruiter-Zugängen weiterhin nicht geliefert, auch nicht im CSV-Export.

Damit das nicht unsichtbar bleibt, nennt moreOS die betroffenen Felder. Ein Klick auf den Feldnamen gibt es wieder für alle frei.

Das Auge blendet ein Feld aus dieser einen Ansicht aus, ohne es zu entfernen. Es bleibt in der Liste stehen und behält seinen Platz — praktisch, wenn Sie eine Spalte nur vorübergehend loswerden wollen. Das ✕ nimmt es ganz heraus; beim Zurückholen müssen Sie es neu einsortieren.

Nur Agentur ist etwas anderes und wiegt schwerer: Das Feld wird Kunden- und Recruiter-Zugängen gar nicht erst geliefert — nicht in der Ansicht, nicht im CSV-Export, nicht über die Schnittstelle. Das gilt kampagnenweit, unabhängig davon, in welcher der drei Listen Sie es einstellen.

Sie beantwortet die Frage: Welches Feld aus dem Bewerbungsformular ist welches Feld bei uns? Das Formular schickt zum Beispiel vorname, und moreOS muss wissen, dass das der Vorname ist und nicht irgendeine Antwort.

Sie finden sie unter Kampagne → Einrichtung → Zuordnung der Felder, zwischen den Quellen und den Ansichten — das ist der Weg, den eine Bewerbung nimmt.

Seit dem 03.09.2026 wirkt die Zuordnung auch auf die Bewerber, die schon da sind. Bis dahin galt sie nur für neue Bewerbungen; wer eine Zeile umbenannte, sah in den Akten beide Namen, wer eine strich, sah die Frage weiter. Jetzt gilt beim Speichern: Eine umbenannte Zeile (gleiche Quellfelder, neuer Name) benennt die Frage in jeder Akte, in den Ansichten und bei „Nur Agentur“ um — die Antworten bleiben. Eine gestrichene Zeile nimmt die Frage aus jeder Akte, den Ansichten und der Zuordnung, und das Formular legt sie nicht wieder an; moreOS fragt vor dem Speichern nach und nennt die betroffenen Fragen. Jede entfernte Antwort steht danach im Verlauf des Bewerbers. Ändern Sie Name und Quellfelder einer Zeile im selben Zug, ist das für moreOS ein Entfernen plus ein Anlegen — das steht dann in der Rückfrage.

Oben stehen die Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl und Nutzerzustimmung. Diese sechs lassen sich nicht entfernen. Bleibt eine davon leer, fehlt der Bewerber später in der Liste, in der Suche und in jeder Serienmail. Darunter die Formularfragen — alles Übrige, mit einem Suchfeld darüber, weil diese Liste bei einem ausgebauten Funnel lang wird.

In aller Regel müssen Sie hier nichts tun: moreOS ordnet die bekannten Feldnamen selbst zu, sobald die erste Bewerbung eingeht.

Die Nutzerzustimmung steht immer ganz unten — in der Zuordnung wie im Profil des Bewerbers. Sie ist keine Frage an den Bewerber, sondern der Haken darunter, und der soll in jeder Kampagne an derselben Stelle stehen.

Das kam vor, wenn ein Funnel ein Feld umbenennt, nachdem schon Bewerbungen eingegangen sind — etwa von telefon_vorwahl und telefon_nummer auf ein einzelnes telefon.

Bis zum 19.08.2026 hat moreOS das neue Feld dann als gewöhnliche Formularfrage aufgenommen, weil die Telefonnummer ja schon eine Zuordnung hatte. Die Folge: Im Profil blieb Telefonnummer leer, die Nummer stand eine Zeile tiefer unter dem Feldnamen aus dem Funnel, und im CSV-Export tauchte sie zweimal auf.

Behoben. Ein neu auftauchender Feldname wird jetzt zur bestehenden Zuordnung dazugenommen, wenn die eingerichteten Felder eine Bewerbung nicht bedienen können. Beide Formate liefern danach in dasselbe Feld — alte Bewerbungen aus dem alten Funnel, neue aus dem neuen.

Was Sie selbst eingerichtet haben, bleibt unangetastet. Haben Sie Vorname bewusst auf Rufname gesetzt, obwohl das Formular auch vorname schickt, kommt vorname nicht dazu — Ihre Zuordnung bedient die Bewerbungen ja. Ergänzt wird nur dort, wo sonst ein Feld leer bliebe.

Wer die Zuordnung ganz von Hand führen will, schaltet in den Kampagnen-Einstellungen „Neue Felder automatisch zuordnen" ab. Dann ändert moreOS nichts mehr von selbst.

Bereits eingegangene Bewerbungen ändern sich dadurch nicht. Bei ihnen steht die Nummer weiterhin dort, wo sie gelandet ist. Die Zuordnung greift ab der nächsten Bewerbung.

Weil eine Kampagne Bewerbungen aus mehreren Formularen bekommen kann, und die ihre Felder verschieden nennen. HeyFlow schickt Vorname, ein eigener Funnel vorname — dasselbe Feld, zwei Namen. Tragen Sie beide bei Vorname ein, kommen die Bewerbungen aus beiden Formularen richtig an.

Der zweite Fall sind Werte, die in Teilen geliefert werden: telefon_vorwahl und telefon_nummer ergeben zusammen die Rufnummer. Was gefüllt ist, wird in der eingetragenen Reihenfolge zusammengesetzt; ist nur eines gefüllt, gilt genau dieses.

Dass drei Felder über diese Quelle hereinkommen, die keinem Ziel zugeordnet sind. Ihre Inhalte werden gespeichert, aber nirgends angezeigt — sie liegen im Rohdatensatz.

Das passiert typischerweise, wenn im Funnel eine Frage dazukommt. Klappen Sie die Quelle auf: Unter Felder, die hier hereinkommen sind die offenen farbig hervorgehoben. Im Bereich Zuordnung der Felder steht derselbe Hinweis noch einmal, dort können Sie ein offenes Feld mit einem Klick als eigenes Feld übernehmen — oder alle auf einmal.

Danach fehlt noch ein Schritt: Ein zugeordnetes Feld erscheint im Profil, wenn Sie es unter Ansichten dorthin legen. Neue Fragen hängt moreOS von sich aus hinten an, damit nichts unsichtbar bleibt.

Ja, über eine CSV-Datei. Klappen Sie unter Einrichtung → Quellen die Quelle auf, über die die Bewerber gezählt werden sollen, und wählen Sie CSV einspielen.

Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten — sie werden wie Formularfelder behandelt und über dieselbe Zuordnung verarbeitet. Heißt eine Spalte vorname, landet sie im Vornamen. Semikolon und Komma als Trennzeichen erkennt moreOS selbst, ebenso Werte in Anführungszeichen.

Die eingespielten Bewerber durchlaufen denselben Weg wie eine Bewerbung über das Formular: dieselbe Zuordnung, dieselben Automatisierungen, derselbe Verlaufseintrag. Prüfen Sie deshalb vorher Ihre Automatisierungen — was beim Eingang eine E-Mail auslöst, tut das auch hier.

Grenze: 1.000 Zeilen pro Datei. Größere Bestände teilen Sie bitte auf oder sagen uns Bescheid.

Bei den bereits eingegangenen Bewerbungen bleibt die Antwort erhalten — sie steht am Bewerber und verschwindet nicht.

Neue Bewerbungen haben dort keine Antwort mehr. Im Profil wird eine unbeantwortete Frage standardmäßig weggelassen, damit nicht eine Wand aus leeren Zeilen entsteht. Über den Schalter Unbeantwortete Fragen zeigen im Bereich Ansichten → Profil sehen Sie sie stattdessen mit dem Vermerk „nicht beantwortet“ — bei einer Pflichtfrage ist genau das die interessantere Information.

Auf der Karte und in der Liste bleiben leere Felder immer weg: dort ist der Platz zu knapp.

Soll die Frage ganz verschwinden? Öffnen Sie einen Bewerber, klicken Sie auf Bearbeiten (oder direkt auf die Antwort) und dann auf das Kreuz hinter der Frage. moreOS fragt, was Sie meinen: Nur bei diesem Bewerber nimmt die Antwort aus dieser einen Akte. In der ganzen Kampagne nimmt die Frage aus der Zuordnung, aus den Ansichten und aus jeder Akte der Kampagne — und merkt sich, dass sie nicht wiederkommen soll, auch wenn das Formular das Feld weiter schickt. Beides steht danach im Verlauf des Bewerbers, mit dem alten Wert, und lässt sich dort in den ersten 30 Sekunden zurücknehmen. Derselbe Weg führt über die Einrichtung: eine Zuordnungszeile streichen und speichern — moreOS fragt vorher nach.

Ja. Stellen Sie in der Bewerberansicht die gewünschten Filter ein — Status, Zeitraum, „ohne Bewegung seit", Antworten aus dem Formular — und wählen Sie ganz unten im Filter-Menü Als Smart View speichern. Der Knopf steht dort fest am unteren Rand und scrollt nicht mit, auch wenn die Liste der Filter lang ist.

Gespeicherte Ansichten gehören zur Kampagne, nicht zu Ihrem Konto: Wer eine anlegt, legt sie fürs Team an. Sie erscheinen als Pillen in der Leiste neben „Alle", jede mit ihrer eigenen Trefferzahl — ein Klick holt sie zurück. Ganz rechts in der Reihe legt das Plus aus dem gerade eingestellten Filter eine neue an.

Aus der Kartenansicht wirft Sie eine Ansicht nicht heraus. Eine gespeicherte Ansicht ist ein Filter mit einem Namen; ob Sie Liste, Board oder Karte sehen, entscheiden Sie rechts in der Leiste. Wer in der Karte steht und eine Ansicht anklickt, sieht die gefilterte Karte — nicht plötzlich das Board.

Ja, sehr weitgehend. Vieles stellen Sie mit einem Agenturzugang selbst ein — die Status-Spalten, die Zuordnung der Formularfelder und die drei Ansichten (Profil, Karte, Liste) finden Sie unter Kampagne → Einrichtung. Kundenzugänge haben diesen Bereich nicht; dort passen wir an. Konkret lässt sich individualisieren:

• Status-Spalten — Namen, Reihenfolge, neue Spalten hinzufügen, alte entfernen (Agenturzugang: selbst)
• Felder im Bewerber — z.B. ein Custom-Feld „Verfügbar ab", „Interesse an Schicht-Arbeit", „Sprachkenntnisse"
• Wo welches Feld steht — Profil, Karte im Board und Spalten der Liste getrennt (Agenturzugang: selbst)
• Bewerbungsformular — welche Fragen werden gestellt? Wie ist das Layout?
• Filter — beliebige Filter-Kombinationen anlegen
• E-Mail-Templates — Texte, Layout, Trigger
• Automatisierungen — was passiert wann?
• Reporting — eigene Auswertungen und Dashboards

Was Ihr Agenturzugang unter Kampagne → Einrichtung selbst einstellt — Status-Spalten, Feldzuordnung, Ansichten —, wirkt sofort. Kleine Anpassungen darüber hinaus (neue Felder, Filter anlegen) erledigen wir meist innerhalb von 1-2 Werktagen. Größere Umbauten (komplett neue Prozesse, neue Integrationen) brauchen je nach Umfang 1-3 Wochen.

Sagen Sie uns einfach, was Sie brauchen — wir geben Ihnen eine konkrete Einschätzung.

Im Kern: ja. Die Standard-Pipeline ist überall ähnlich, aber jeder Kunde hat individuelle Anpassungen — andere Spalten-Namen, andere Felder, andere Filter, andere Templates.

Wenn Sie ein Demo-Video sehen oder mit einem anderen Kunden sprechen, kann moreOS dort etwas anders aussehen als bei Ihnen. Das ist normal und gewollt.

Ja. Wenn Ihr Prozess eine Betriebsrat-Freigabe vor der Einstellung vorsieht, bauen wir das als zusätzliche Status-Spalte ein (z.B. „Betriebsrat-Prüfung" oder „BR-Freigabe ausstehend") und automatisieren passende Mails oder Benachrichtigungen an die zuständigen Personen.

Wenn Ihnen bei der Arbeit etwas auffällt — irgendein Workflow, der schneller gehen könnte, ein Feld, das fehlt, ein Filter, der hilfreich wäre — sagen Sie uns einfach Bescheid.

Kontakt:

• E-Mail: service@24more.com
• Direkt an Ihren Ansprechpartner (Kontaktdaten oben im Dashboard)

Wir prüfen und setzen um, wo es sinnvoll ist.

Der häufigste Use Case ist Bewerber-Management im Recruiting. Aber das System ist als generelle „Status-Pipeline-Anwendung" gebaut — alles, was eine Pipeline von Phasen durchläuft, kann moreOS abbilden.

Ja. Statt Bewerbern bilden Sie dann Sales-Leads ab. Beispiel-Pipeline:

• Neuer Lead
• Erst-Kontakt versucht
• In Gesprächen
• Angebot raus
• Verhandlung
• Vertrag
• Verloren

Mit Automatisierungen für Follow-up-Mails, Lead-Scoring, Webhook-Anbindung an Ihr CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive) etc. Komplett konfigurierbar.

Ja — und das ist einer der häufigsten Use Cases. Jeder Standort bekommt eine eigene Kampagne. Bewerber laufen automatisch in den richtigen Standort (z.B. anhand der PLZ-Eingabe im Bewerbungsformular). Wer einen Standort verantwortet, bekommt einen Mitarbeiter-Zugang, dem nur die Kampagne dieses Standorts zugeteilt ist — damit sieht diese Person auch nur ihren Standort.

Im Reporting können Sie dann Standorte vergleichen — Conversion-Rate, durchschnittliche Time-to-Hire, Quellen-Performance.

Ja. Nach „Eingestellt" können weitere Spalten folgen, z.B.:

• Vertrag unterschrieben
• Onboarding-Mail versendet
• Erster Arbeitstag
• Probezeit-Check (4 Wochen)
• Probezeit bestanden

Mit automatisierten Erinnerungen, Checklisten und Dokumenten-Tracking. Der Bewerbungs-Funnel verlängert sich quasi nahtlos zum Onboarding-Funnel.

Ja. Wenn Sie regelmäßige Befragungen oder Feedback-Zyklen mit Mitarbeitern durchführen, können wir das als Pipeline abbilden — z.B. „Eingeladen", „Antwort offen", „Antwort erhalten", „Follow-up-Gespräch geplant", „Abgeschlossen".

Ja. Auch das geht — Partner durchlaufen eine Pipeline („Interessiert" → „Onboarding" → „Aktiv" → „Inaktiv"), mit eigenen Feldern für Provisionsstufe, vermittelte Leads, etc.

Praktisch keine. Wenn Sie unsicher sind, ob moreOS für Ihren Use Case passt — fragen Sie uns. Wir schauen uns Ihren Prozess an und sagen Ihnen ehrlich, ob moreOS das richtige Werkzeug ist.

Weil eine einfache Rückfrage den Fall nicht abfängt, der wirklich vorkommt. „Wirklich löschen?“ mit Ja und Nein beantwortet man nach dem dritten Mal, ohne hinzusehen — und schützt damit nur vor dem versehentlichen Klick, nicht davor, das falsche Objekt zu erwischen.

Deshalb fragt moreOS bei schweren Objekten zweimal. Im ersten Schritt steht, was verschwindet und was mitgeht. Im zweiten Schritt tippen Sie den Namen ab — bei einer Kampagne den Kampagnennamen, bei einem Kunden den Kundennamen. Er lässt sich nicht markieren und kopieren; das ist Absicht, denn abgetippt wird er gelesen. Groß- und Kleinschreibung zählt, Leerzeichen am Rand nicht.

Abgetippt werden muss bei Kampagnen, Kunden, beim Zusammenführen zweier Kunden (dort der Name dessen, der aufgeht), beim endgültigen Löschen aus dem Papierkorb und bei einem Löschersuchen unter Einstellungen → Datenschutz. Bei einzelnen Bewerbern, Automatisierungen und E-Mail-Vorlagen genügt die einfache Rückfrage: Sie landen im Papierkorb und lassen sich von dort zurückholen.

Ja. Leads, Kampagnen, Kunden und Automatisierungen werden beim Löschen nicht sofort entfernt, sondern wandern in den Papierkorb unter Einstellungen → Papierkorb. Dort liegen sie standardmäßig 90 Tage und lassen sich mit einem Klick zurückholen.

Eine Ausnahme, die keine Löschung war: Ein Kunde, der in einen anderen zusammengeführt wurde, liegt ebenfalls im Papierkorb — aber seine Kampagnen und Bewerber sind beim anderen Kunden und bleiben dort. Zurückgeholt kommt er deshalb als leere Hülle. Siehe Ich habe denselben Kunden zweimal angelegt — was nun?

Was zusammengehört, kommt zusammen zurück: Ein Lead nimmt seine Nachrichten, Notizen, Aufgaben und den WhatsApp-Verlauf mit, eine Kampagne ihre Bewerber und Automatisierungen.

Die Aufbewahrungsdauer stellen Sie unter Einstellungen → Datenschutz ein. Sie gilt für künftige Löschungen; was bereits im Papierkorb liegt, behält seine ursprüngliche Frist.

Nur Administratoren sehen den Papierkorb und können wiederherstellen.

Änderungen an einem Bewerber, einer Kampagne, einem Kunden oder einer Automatisierung werden protokolliert: wer, wann, welches Feld, vorher und nachher. Beim Bewerber steht der Verlauf im Reiter Verlauf zwischen Notizen und Nachrichten, bei den anderen jeweils unten in den Einstellungen.

Nicht jedes Feld ist dabei. Beim Bewerber sind es neun: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail, Postleitzahl, Beschreibung, Status, Freigabe und Zuständigkeit. Nicht protokolliert werden die Antworten aus dem Bewerbungsformular, erkannte Merkmale und die Prüfpunkte — und wo kein Eintrag entsteht, gibt es auch keinen Rückgängig-Knopf.

Neben jedem Eintrag steht ein Rückgängig-Knopf, der genau dieses eine Feld auf den vorherigen Wert zurücksetzt. Administratoren dürfen jede Änderung zurücknehmen, alle anderen nur ihre eigenen.

Unter Einstellungen → Datenschutz → Löschersuchen suchen Sie die Person über E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Die Suche findet sie im Bestand und auch dann, wenn sie einzeln im Papierkorb liegt.

Eine Lücke, die Sie kennen müssen: Wurde eine ganze Kampagne oder ein Kunde gelöscht, liegen deren Bewerber mit im Papierkorb — aber nicht als eigene Einträge. Die Suche findet sie dort nicht und meldet „nichts gefunden“, obwohl die Daten noch da sind. Auf ein Löschersuchen nach Art. 17 wäre das eine falsche Auskunft.

Bis das behoben ist: Leeren Sie in diesem Fall den Papierkorb-Eintrag der Kampagne beziehungsweise des Kunden endgültig, oder melden Sie sich unter service@24more.com — wir prüfen es für Sie.

Endgültig löschen entfernt den Bewerber vollständig: aus dem Bestand, aus dem Papierkorb und mitsamt Nachrichten, Notizen, Aufgaben, WhatsApp-Verlauf und Änderungsverlauf. Das lässt sich nicht rückgängig machen — auch der Papierkorb hilft danach nicht mehr.

Zusätzlich können Sie dort eine Frist setzen, nach der Bewerber ohne Bewegung automatisch gelöscht werden.

Diese Frage lässt sich nicht mit einem Wort beantworten — DSGVO-Konformität ist keine Eigenschaft einer Software allein, sondern hängt davon ab, wie Sie sie einsetzen. Was moreOS technisch mitbringt, steht hier ohne Beschönigung:

Was eingerichtet ist:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS), auch für alle Sitzungsdaten
• Server-Standort Deutschland und Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) zwischen Ihnen und 24MORE — beides regeln wir vertraglich mit Ihnen, nicht die Software
• Löschung von Bewerberdaten, einzeln und über ein Löschersuchen unter Einstellungen → Datenschutz
• Korrektur jedes Feldes, mit Verlauf und Rückgängig für die wichtigsten
• Aufbewahrungsfristen, die Sie selbst festlegen

Was moreOS heute nicht leistet — und was Sie deshalb wissen müssen, bevor Sie es Ihrer Datenschutzbeauftragten gegenüber zusichern:

• Kein lückenloses Zugriffsprotokoll. Protokolliert werden Anmeldungen und Änderungen an neun Bewerberfeldern. Wer einen Bewerber gelesen, eine Datei heruntergeladen oder eine Liste exportiert hat, steht nirgends.
• Keine Verschlüsselung im Ruhezustand. Verschlüsselt gespeichert wird das Passwort Ihres Mailkontos. Bewerberunterlagen, Datenbank und Dateiablage liegen unverschlüsselt auf dem Server — geschützt durch Zugangsbeschränkung, nicht durch Verschlüsselung.
• Keine Datenauskunft auf Knopfdruck. Verlangt ein Bewerber nach Art. 15 eine Kopie seiner Daten, gibt es dafür keine Ausgabe. Der CSV-Export liefert die Spalten der Liste — ohne Nachrichten, Notizen, WhatsApp-Verlauf, Aufgaben und Dateien. Eine vollständige Auskunft müssen wir für Sie zusammenstellen; schreiben Sie an service@24more.com.

Warum das hier so offen steht: Diese Seite wird im Audit zitiert. Eine Zusage, die die Software nicht einlöst, fällt dann auf Sie zurück — nicht auf uns. Wenn Sie eine der drei Lücken für Ihren Betrieb brauchen, sagen Sie es: Es sind Funktionen, keine Naturgesetze.

Die Bewerberdaten selbst — Stammdaten, Unterlagen, Notizen, Verlauf — liegen auf Servern in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren.

Zwei Wege führen trotzdem ins Ausland, und die gehören dazugesagt:

• WhatsApp. Jede Nachricht läuft über die Schnittstelle von Meta. Wer WhatsApp nutzt, überträgt damit Telefonnummer und Nachrichteninhalt an einen US-Anbieter. Wer es nicht nutzt, hat diesen Weg nicht.
• E-Mail-Versand. Ohne eigenes Postfach geht der Versand über Microsoft 365. Tragen Sie unter Einstellungen → E-Mail ein eigenes Konto ein, läuft er darüber.

Beides ist ein Transfer in ein Drittland, und Ihre Datenschutzerklärung sollte ihn nennen. Hier stand früher „kein Datentransfer in Drittländer“; das war für diese zwei Wege falsch.

Ob und wie diese Übermittlungen vertraglich abgesichert sind, klären wir mit Ihnen — service@24more.com. Wir schreiben es hier bewusst nicht hin, solange es nicht geprüft ist: Genau solche beruhigenden Halbsätze werden im Audit zitiert.

Sie legen die Frist selbst fest — unter Einstellungen → Datenschutz, im Feld für die Aufbewahrung in Monaten.

Achtung — es sind ZWEI Fristen, und nur eine steht auf 0:

• Die Bewerberfrist ist ab Werk 0, also abgeschaltet. Bewerberdaten bleiben liegen, bis jemand sie entfernt.
• Die Unterlagenfrist steht ab Werk auf 6 Monate und läuft unabhängig davon. Lebensläufe, Zeugnisse und Ausweisfotos werden danach endgültig gelöscht — nicht in den Papierkorb, sondern weg. Der Bewerber bleibt, seine Dateien sind fort.

Wer also glaubt, mit einer 0 sei alles abgeschaltet, verliert nach sechs Monaten trotzdem die Unterlagen. Beide Felder stehen unter Einstellungen → Datenschutz untereinander.

Als Richtwert gelten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens — die in Deutschland übliche Frist, weil Ansprüche nach dem AGG innerhalb von sechs Monaten geltend gemacht werden können. Die passende Frist für Ihr Unternehmen legen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten fest; moreOS gibt sie bewusst nicht vor.

Ist eine Frist gesetzt, räumt moreOS regelmäßig auf. Gemessen wird dabei die letzte Änderung, nicht das Eingangsdatum — ein Bewerber, mit dem noch gearbeitet wird, gilt nicht als Altbestand. Wer vor zwei Jahren kam, aber letzte Woche eine Notiz bekam, bleibt. Das ist Absicht; für eine Frist, die am Eingang hängt, ist es aber die falsche Rechnung.

Diese Löschung geht nicht über den Papierkorb. Sie ist endgültig. Bei eingestellten Bewerbern wandern die Daten üblicherweise vorher ins HR-System und werden dort weitergeführt.

Unsicher, was für Sie gilt? Schreiben Sie an service@24more.com, wir richten es gemeinsam ein.

Die Rechte bestehen in jedem Fall — sie stehen im Gesetz, nicht in einer Software. Was moreOS dafür anbietet, ist unterschiedlich weit:

• Löschung — vollständig in moreOS ausführbar, einzeln oder über das Löschersuchen unter Einstellungen → Datenschutz.
• Korrektur — jedes Feld lässt sich ändern; die wichtigsten mit Verlauf und Rückgängig.
• Auskunft — hierfür gibt es keine Ausgabe in moreOS. Der CSV-Export liefert die Spalten der Liste, nicht die Akte: ohne Nachrichten, Notizen, WhatsApp-Verlauf, Aufgaben und Dateien.
• Datenportabilität — dasselbe. Ein maschinenlesbarer Gesamtexport je Person existiert nicht.

Für die letzten beiden gilt: Schreiben Sie uns. Wir stellen die Auskunft für Sie zusammen — service@24more.com. Rechnen Sie mit ein paar Werktagen; die Monatsfrist aus Art. 12 Abs. 3 hält das aus, aber sie läuft ab dem Tag, an dem der Bewerber fragt, nicht ab dem Tag, an dem Sie es weitergeben.

Innerhalb der Agentur, die moreOS für Sie betreibt: die Zugänge, die dort angelegt wurden. Ein Kundenzugang sieht nur die Kampagnen seines Kunden, ein Recruiter nur die ihm zugeteilten.

Dazu kommt der Systemzugang von 24MORE, und der ist weiter gefasst, als hier früher stand: Er gilt dauerhaft und nicht erst auf Anforderung, und er umfasst alle Mandanten. Er ist der Weg, auf dem wir Störungen beheben und Ihre Einrichtung nachziehen — ohne ihn könnten wir Ihnen nicht helfen.

Was hier früher stand — Zugriff „nur wenn Sie das anfordern“ und „alle Zugriffe werden protokolliert“ — trifft beides nicht zu. Es gibt kein Antragsverfahren, und ein Lesezugriff hinterlässt keine Spur. Wenn Sie das anders brauchen (Zugriff nur nach Freigabe, mit Protokoll), sagen Sie es — das ist eine Funktion, die man bauen kann.

Ja, das ist Standard. Vor Beginn der Zusammenarbeit erhalten Sie unseren AVV nach Art. 28 DSGVO zur Unterschrift. Wenn Sie eigene Mustertexte verwenden, prüfen wir gerne Ihre Vorlage.